金融企业档案管理数字化研究

姚永红

金融企业档案管理数字化研究

姚永红

社会经济在不断进步，互联网技术的发展为社会发提供了更加有利的条件。金融企业档案管理逐渐趋向数字化，方便了档案管理，提高了管理效率。本文主要就金融企业档案管理数字化进行研究，并在此基础之上提出了具体的建议，希望可以推动企业档案管理数字化的发展进步。

现代社会经济逐渐全球化，社会已经进入到了一个信息化时代，科学技术的发展为企业提供了更加有利的环境。数字化信息仅仅是其中一个表现比较明显的。金融企业需要抓住数字化发展的机遇，让企业档案变得更加符合社会的发展潮流。

档案管理数字化的重要性

现代企业档案管理采取的方式更加科学，档案管理的数字化优势在实践当中变得更加的明显。数字化档案管理方式与传统的档案管理方式相比更加方便快捷，同时也会减少企业的管理成本，进而提高经济效益。例如采用数字化档案管理办法通常都可以让企业省出更大的空间。再比如数字化管理可以延长档案的存储时间。由于数字化档案管理措施对于环境的要求相对比较低。档案管理数字化还方便了管理人员就档案资料进行备份，降低了档案丢失的几率，还可以同时提高档案管理的效率以及档案本身的利用率。

档案管理数字化是时代发展所必须的一种趋势，社会企业的发展依赖于这种技术手段。金融企业的档案相较于其他的企业来讲具有复杂性，也会对准确性要求比较高。因此数字化档案管理方式一出现就受到了金融企业的关注和重视。数字化档案管理方式主要是通过扫描以及拍照等等方式将纸质档案形成数字档案，对企业来讲具有积极意义。

金融档案管理数字化的实践方式

构建整体性的数字档案管理系统。不仅仅是金融企业，社会当中的任何企业在现在这样的环境之下总是需要更新技术，应用科学方法方式经营发展的。金融企业根据自身的情况以及发展方向建立起具有整体性的数字档案管理系统非常重要。将传统的档案管理形式转变成为数字档案管理形式需要经过一定的过程。这一过程当中最重要的就是系统的建立，需要企业就其投入大量的资金和人力，并花费相当长的时间进行建立。并且在实践当中，还要与社会当中的其他企业之间相互配合，当社会中的企业均将档案一同存储的时候会方便企业之间的相互交流。

构建具有整体性的档案管理系统的时候，要从三个方面做起，一方面是档案采集，一方面是档案查阅，另外一方面是档案管理。只有将这三个方面综合起来，才可以提高数字化档案管理的效率。档案采集属于数字化档案管理当中的一个重点，非常关键，影响着其后一系列工作的开展。档案采集的过程当中，需要确保所采集的档案的准确性，并将档案进行科学化整理，以方便后面工作的开展。金融企业的具体档案管理工作当中，档案管理的系统都需要数字化技术完成，因此开发数字化的查阅系统可以确保金融企业档案的利用效率。

制定科学的档案数字化建设制度。金融企业需要建立起可以保障数字化档案管理系统的制度，才可以令这种管理方式在实践当中起到作用，同时完成金融企业的档案利用。金融企业的每一个部门以及员工的档案都存储在企业当中，甚至包括了企业发展的相关档案资料都在当中。因此建立起具有保障性的制度是金融企业档案管理数字化工作开展的必然之路。具体来讲就是在实践当中准确及时地将数字化文档进行归档处理，要明确金融企业管理档案数字化的技术指标，同时制定明确的档案管理数字化的查阅标准。金融企业的档案属于影响企业发展的重要文件，因此还需要在建立数字化管理方式的时候创建安全制度，以防金融企业的档案被盗用等情况的发生。另外金融企业属于一直发展进步的企业，每天都面临着变化，因此就档案数字化管理要采取定时更新制度。针对档案当中存在的不合理的档案以及无效的档案，要及时清除，为加入新的档案腾出空间。数字化档案管理通常都是采取的移动管理方式，同样要以此为依据制定管理制度。通过制定科学的制度完成档案管理工作，将金融企业当中的人员部门都联结起来，规范化数字档案管理的行为，促进企业档案管理的发展和进步。

融入企业档案管理创新理念。档案管理数字化研究重点放在档案管理的保存以及传输两个方面，而且数字化确实会令这两个方面得到发展和进步。档案数字化的保存以及数字形式的传输对于档案文件的传递以及管理具有积极意义，不仅可以节约时间还可以节约企业的经济成本。当然这是目前数字化档案管理方式最普遍的作用，已经逐渐无法完全满足当前社会发展的需要。因此要在数字化档案管理的实践当中，不断创新数字化技术。比如借助一定的网络机制确保数字化档案管理的安全性，防止黑客病毒对档案管理系统的攻击，减少网络漏洞的形成。现代社会当中的企业竞争非常大，因此档案管理的安全性确实受到了广泛的关注，就此种情况需要的是采用访问控制以及系统漏洞定期扫描等等方式，提高数字化档案管理的安全性。

创新档案管理方式。我国的经济在改革开放之后得到了很大程度的发展，创新档案管理方式事业一直在进步。目前金融企业以及社会中的其他企业都已经开始采取数字化档案管理模式，但是仍然需要就这种新型的模式进行创新，才可以顺应社会发展的潮流。我国目前的管理模式要进行创新，提高金融企业管理方式以及现代化的发展和进步，要让金融企业的经济效益以及社会效益都同时实现，要在发展当中推动金融企业档案管理的创新。数字化的档案管理方式逐渐取代了传统的档案管理方式，要针对档案管理的细节进行创新，以达到档案管理整体上的创新，比如档案的收集整理，检索编目等等。金融企业之间同样要积极交流并且形成良性的沟通，要加快金融企业档案管理的网络建设步伐，降低金融企业数字档案中的信息不畅等问题的出现几率。

世界经济全球化令社会中生存的企业面临着巨大的挑战，国际资本的流动性非常大。金融企业为了自身的发展，则需要从各个方面完善，用科学技术武装自己。档案管理对于金融企业的重要性在实践中已经得到了认可，因此在具体的实践当中要尽量让档案管理工作数字化，让管理技术更加成熟。

（作者单位：武汉金融控股（集团）有限公司）