信息时代高职院校行政秘书工作初探

信息时代高职院校行政秘书工作初探

文/杨燕妮，重庆工贸职业技术学院

高校教学系行政秘书是一个平凡的工作岗位，但涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科，且事务繁杂，专业知识综合性强，因此，在当今信息爆炸互联网普及的背景下，作为办公室的一名工作人员，只有不断提高自己的信息素养，认真学习电脑技术，熟练运用网络知识，结合高效能的办公化系统，做好自己的各项工作，以适应社会的发展工作的需要。怎样才能成为一名合格的行政秘书?本文从明确行政秘书的角色定位、熟悉行政秘书的工作职责、强化提高行政秘书职业素养、改善工作方法提高工作效率几个方面，提出了信息时代如何做好高职院校行政秘书工作的措施。

网络时代；办公效率；提高；措施

1 互联网是信息时代做好高校办公室工作的有力支撑

1.1 信息时代中网络的重要性

随着信息时代的到来，网络的使用在全世界飞速发展。网络带来的是信息的高速传播，人与人之间交流的拉近，信息的高速传播和处理，人类重复性劳动的降低，生产力的提高。互联网技术的发展突破的不仅仅是人们工作的手段，操作的便捷，更多的是在改变着人们的观念。特别是现在智能手机的大量使用，改变了人们的生活习惯和工作习惯，人们通过网络进行学习、研究、工作、创业、购物等，网络已经成为人们生活中不可缺少的一部分。

1.2 网络对办公室日常工作的重要影响

网络的出现及进一步发展，为秘书处理办公室日常工作提供了机遇，也提出了全新的挑战。网络的普及，使办公现代化由单机应用向综合网络系统转变，收邮件、发信息快捷方便，这些办公手段的变革，办公效率的提高，不仅为办公部门展示了广阔的前景，也要求秘书人员具备与之相适应的素质和能力，作为秘书人员不仅要熟练使用现代化办公设备，更要努力提升自己能力以适应网络社会的需要，否则将会被时代所淘汰。

2 教学系行政秘书的主要工作

作为教学系行政秘书要明确工作内容，高效准确地履行工作职责，是做好高校行政秘书工作的前提。

2.1 行政事务方面

人事管理，负责本系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。

资产管理，根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。

档案管理，负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。

其它事务管理，负责做好日常的行政事务工作，做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。

2.2 教学系内、外工作的协调方面

系行政秘书工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。

协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。

负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。

行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。

2.3 负责系上宣传报道工作，照像、编写简报工作，及完成系领导临时交办的各项工作。

3 行政秘书要加强学习强化职业素养

3.1 良好的心态，教学系行政秘书工作看似简单，如遇特殊情况，要保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。

3.2 加强业务技能

加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。系行政秘书需具备的业务技能主要包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力几个方面。

(1)公文写作能力：公文写作要在“学”、“练”、“改”三个环节上狠下功夫。熟悉各类公文结构、措辞，套用固定性用语。(2)应变能力：即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。(3)组织管理能力：指行政秘书统筹策划并完成所分管方面的工作能力。(4)表达能力：主要包括文字表达能力和语言表达能力。(5)操作能力：主要指计算机的操作能力和办公室设备的使用能力。网络技术的飞速发展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。熟练掌握计算机办公自动化软件的操作能力，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的使用，推动文件、宣传简讯的发布速度，节省纸质资源。

4 改善工作方法，完善自身素质，提高工作效率

高校教学系行政秘书工作比较繁杂，因而行政秘书必须改善工作方法，强化服务意识，对行政秘书提高工作效率具有重要的作用。

要成为一名称职的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建设。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动利用校园环境优势，坚持不懈地完成目标。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校教育改革等讲座;浏览图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化知识修养，才能做好本职工作，提高工作效率。

5 结束语

高校行政秘书岗位是联系学校各职能部门、学院、教师与学生等之间关系的纽带，行政秘书的工作质量和工作效率直接关系着学校以及学院的各项工作是否有序、顺利开展。因此，教学系行政秘书只有明确角色定位和工作职责，强化职业素养，改善工作方法，提高自身素质和能力，才能更好地为高校师生服务，为国家教育事业作贡献。

[1]高文红“浅谈如何做好高校二级学院行政秘书工作”《教育教学论坛》2013年第12期.

[2]李欣“谈如何做好高校办公行政秘书工作”《办公室业务》2013年01期.