如何提高人口和计划生育档案管理质量

文/王潮洪，商水县张庄乡计划生育服务中心

如何提高人口和计划生育档案管理质量

文/王潮洪，商水县张庄乡计划生育服务中心

随着我国人口计生事业的发展，人口和计划生育档案管理也逐渐呈现出法制化、制度化以及规范化发展，有效提高了档案管理质量。档案资料是人口和计划生育工作中的重要基础信息资料，在新环境下则需要进一步提高人口和计划生育档案管理质量，促进人口和计划生育工作发展，提高经济社会健康发展。

人口；计划生育；档案管理

目前，随着人口计生事业得到前所未有的全面发展，全省各级人口计生部门主动适应新形势新任务的要求，大力发扬与时俱进、开拓创新精神，落实科学发展观，围绕确保人口计生档案保管安全和提高档案管理水平，深入研究和把握工作规律，推进计生档案管理工作制度化、规范化，使人口计生档案管理工作在经济建设、构建和谐社会中发挥了越来越大的作用。

1 人口和计划生育档案管理重要机制

1.1 人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性

《中华人民共和国人口与计划生育法》、《流动人口计划生育工作管理办法》、《计划生育技术服务管理条例》、《社会抚养费征收管理办法》等法律法规相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》、《行政处罚法》、《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督着法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下基础。

1.2 人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。

1.3 人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务

利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。

1.4 人口计生档案可为流动人口提供优质服务

有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，即可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。

1.5 人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进

让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录薄收集整理，形成群众需求信息档案。

2 提高人口和计划生育档案管理质量策略

2.1 提高档案管理人员综合素质

管理人员在人口和计划生育档案管理中起着非常重要的作用，而且其自身素质的高低直接影响着人口和计划生育档案管理工作的质量，因此做好人口和计划生育档案管理工作的第一步就是提高工作人员的素质。很长时间以来，人们对人口和计划生育档案管理工作的印象就是单一、繁琐、毫无技术性，然而当我们将新型技术引入其中后，便会有效的提升这一工作的技术性。因此，聘用具有专业能力、综合素质高的管理人员是做好人口和计划生育档案管理工作的前提条件了。不仅如此，政府部门还要专门委派人员对管理工作人员进行针对性的培训，从而在在职中增强他们的工作能力。

2.2 加大档案管理数字化建设

近些年来，信息技术、数字技术都有了飞速发展，人口和计划生育档案管理工作任务日渐繁重，而且难度也越来越高。人口和计划生育档案管理已经不仅仅是之前的数字录入与登记工作了，现今已经增加为了多种不同专业类型的数据分析。在这一背景下，人口和计划生育档案管理必须要引入计算机技术、信息技术等，发挥出这些先进技术的优势，从而制定出完整的科学化管理程序。而在具体的档案管理工作中，必须要做到：①全方位的整理已有档案资料，删除没有使用价值的信息，保留具有挖掘潜力的信息，并重新组合具有关联性的档案，从而提升其规范性；②对已经整理好的资料进行细致的分类，并为不同的分类命名，从而使其更加直观，有效发挥出计算机技术的检索作用。在此过程中，为进一步提高检索的完整性，分类工作中必须要按照我国的相关分类规范分类、题名；③分级次著录，节省人力资源，提高工作效率。案卷分层次著录，特别是对人口报表等相关信息的著录应尽可能采取图表级。而对声像档案应进行影音采集刻盘分类管理；④尽可能使用关键词，缩短检索时间。通常情况下，主题词的查找过程较为繁琐，而且效率也不高，因此，应尽可能将关键词取而代之。实际上，这也就是根据资料的具体内容来自主对其进行题名，从而找出其中的关键词。之后，在录入电脑中后，借助电脑的批量处理功能进行相关的操作。

相关部门决策层人员必须要对人口和计划生育档案管理工作有正确的认知。明确人口和计划生育档案管理工作自身对社会发展以及经济发展的价值，并将其作为和谐社会建设以及经济发展的一笔难得的资源。相关部门要提起对这一工作内容的重视，还要提供给一定的资金支持，从而为提高人口和计划生育档案管理质量奠定良好的基础。

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