试论档案信息化建设现状、问题与对策

王万钧

摘要：档案的信息化建设对国家的发展有十分重要的作用，随着科学技术的进步，我国的档案管理水平有了极大的进步。工作人员依靠信息技术的手段，使档案治理的速度也有了很大的提升，然而政府机构人员在对档案处理的过程中，发现还是有许多问题需要去解决。因此，本文对档案信息化建设的现状、问题与对策进行了深入分析。

关键词：档案；信息化；建设现状

前言：

档案管理机构是政府的核心部门，档案的信息化对政府的数据信息有非常重要的影响。伴随着网络技术的发展，档案的信息化建设也在接受着新挑战。因此，工作人员需要解决档案信息化建设过程中出现的问题，依托现在的技术手段，将档案信息化治理与相应的技术手法相结合，才能使档案建设顺利的向前推进。

一、档案信息化建设的现状

近几年，行政管理机构对档案信息的管理工作给予高度的重视，管理部门采取相应的措施对档案进行管理，并取得了显著的效果。在2002年，我国创办了第一家档案局网站，之后其它地区也设立了档案信息网站，并且在互联网技术的推动下，档案建设取得了更大层次的进步[1]。在对档案信息进行管理后，目前我国的档案信息环境得到了一定程度的改变，关于档案的法律法规制定的比较合理，档案资源的涵盖面涉及的更为广泛，档案馆里面的人才更多、工作人员的综合素养也普遍得到提高。

二、档案信息化建设遇到的问题

（一）保密与权限问题

在档案的信息化管理过程中，保密与权限问题非常重要。传统的档案管理是工作人员把相应的资料放进档案室，而信息化的档案管理是所有用户在不同的地点访问数据网络系统。基于此种情况，许多不法人士在进入数据库系统的时候，会对信息进行更改。传统的档案管理程序比较简单，在一定的时间里，档案管理人员存放、取走档案，非工作人员不得进入档案室拿走档案，这为档案管理提供了多种安全防线。而在档案信息化管理模式中，拥有账号和密码的人都可以登录数据库系统查询相应的资料，一些心思缜密的人便会采用相应的方式，把系统中的安全信息进行一定的篡改，然后泄露给其他人。这样导致档案系统中的信息安全性极大的降低，系统随时容易出现风险问题。

（二）缺乏数据统计功能

数据统计是工作人员采用相应的统计手段及统计知识，运用定量与定性的方法对数据进行详细的统计。数据统计工作是一项非常重要的任务，政府人员在经过设计、调查之后，筛选出有价值的数据，才能进行严密的统计核算。档案的信息化数据统计以数据库为前提条件，这样才能使统计的结果更加真实可靠、具有强大的说服力。然而大部分档案管理系统的工作人员都不进行数据统计这项环节，在经历此项步骤之后，不仅有关人士能够查看档案信息的数据，还可以对有关讯息进行宏观与微观分析，进而建立相应的信息档案，最后使这项工作能够对其它工作起到铺垫的作用。

（三）档案信息不真实

在档案信息的管理过程中，有许多登记过的档案信息不真实。例如，工作人员在接受上一级机构的指示后，有关部门要求他们整理档案系统中的信息，某些档案信息中的资料平时没有录入完整，职员为了应付此种突然检查的情况，胡乱的录入一些不真实的资料，进而导致档案信息的资料虚假成分过多。此外，许多单位要求员工自己录入相应的档案资料，但是管理人员不会对录入的资料进行检查，职员也不会对录入的资料进行反馈。基于此种情况，机构内部缺乏相关制度约束，资料便失去了真实性。有些资料员工只是胡乱的填上，还有一部分资料根本就不填，这些不真实的档案资料，便不能如实的反映资料的真实情况[2]。

三、解决档案信息化建设应采取的对策

（一）进行统一规划

档案信息化管理的统一规划是一个漫长的过程，在规划的过程中，有关部门要监督一些机构是否出现填写的数据过多或者过少、填写的数据不完整的情况发生。为了防止这种问题的出现，相应部门需要进行一定程度上的统一规划。在每个单位中都需要有一个统一的规划协调部门，使每个部门的人员在规划中处理事情。在统一规划的进程中，协调部门要起着带头领先的作用，调动其它部门的积极性，在相应的规划配合下，使档案信息管理流程更加顺利。

（二）调整馆藏结构

每个地区的发展情况不一样，大多数档案馆的档案保存方式还沿用着传统的保存习惯，采用数字信息化档案管理的档案馆是数目不多的，所以，相关部门需要增加更多的馆藏结构。在沿用传统的档案管理过程中，档案馆应该加大信息化档案管理资源的数量。数字档案馆相比于传统的档案馆而言，其功能性更强、信息广泛度更高、服务质量更好，拥有信息化档案的用户，不用受到时间条件与地域空间的限制，能够在第一时间得到自己想要的资源。数字信息化档案馆，不仅放有自己馆的档案信息，还能把在互联网上整合的信息经过归纳整理后存进虚拟的馆藏里面。

（三）使档案信息化与电子政务相结合

对于电子政务建设来说，信息化档案资源是其主要的信息公开手段，因为它与国家的政务机密建设紧密的联系在一起。将档案的信息化建设与电子政务相结合，使其融合為一定的结构层次，在电子档案的信息与电子政务的信息融为一体的时候，两方相应的部门要随时沟通，设立相应的网站，进行有必要的资料的传递，以开展相应的联系[3]。通过此种手段，用户还能够获得便利，这是一种两全其美的方法。

结论：

总而言之，档案的信息化建设是未来发展的一股新型潮流。在新时期，档案建设要根据现在的实际情况，有关部门在调整馆藏结构的基础上，需要增大电子档案资源的数量，并更新相应的档案管理流程，提高相应的服务质量，使我国的档案管理事业更上一层楼。

参考文献：

[1]郑安辉.建筑施工管理中存在的问题及应对策略[J].河南建材，2016，12（05）：261-262

[2]孙承坤.建筑电气工程施工中存在的问题及策略[J].科技经济导刊，2016，11（06）：46-52.

[3]李桂芳.初中信息技术教学中优化情境导入的应用[J].中华少年，2017，13（08）：251-263.endprint