高校档案信息化管理研究

吴泽兰

【摘要】本文对我们国家高等教育学校目前对档案通过电子信息技术进行管理工作的实际情况以及进行过程中的不足之处，并且研究了高等教育学校对内部的档案通过电子信息技术进行管理的整体路线，讨论了高等教育学校在实际运行过程中对内部档案通过电子信息技术进行管理所需要的先决因素以及具体程序，阐明陈述了高等教育学校通过电子信息技术对内部档案进行管理的具体方法。

【关键词】高等教育學校；档案；信息化

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2017）19-0070-01

一、目前我们国家高等教育学校在信息化档案管理过程中的实际情况以及显现出的不足之处

（一）高等教育学校内部没有给予信息化方面设置以足够的重视程度

目前在我们国家有一小部分的高等教育学校内部的高层管理人员只是单单对学校整体的进步给予重视，但是却没有着重注意内部档案的信息化建设方面，而且在实际进行建设的过程中也没有科学合理的进行管理，不管是在整体的计划方面、管理制度的设置方面、内部档案管理系统的建设方面的研究都相对来说较少，甚至其中还有部分项目并没有得到高等教育学校内部管理人员的注意。

（二）在处理内部档案的过程中最根本的水平达不到相应的要求

从目前我们国家的实际情况来看，大部分高等教育学校内部的档案馆内部的档案内容十分的复杂、案卷的总体数目也比较庞大，而且普遍来看各个案卷之间的时间距离过长，而在实际进行档案管理工作的过程中根本水平也达不到相应的要求，这一个不足之处主要可以从以下几点方面体现出来：首先是档案编号不够全面、完整；第二点是案卷的标题达不到规范的程度，无法从整体上全面的将案卷内部内容的重点要点表达出来；最后一点是由于没有根据案卷内部实际情况设置检索目录，所以在实际使用的过程中很难直接对案卷内部的内容进行检索。

（三）高等教育学校在实际进行档案管理的过程中的信息化程度没有达到相应的标准

在我们国家有很大一部分的高等教育学校在对内部档案进行管理时才刚刚将电子信息技术融入进去，所以说还缺少一个科学合理的标准，在实际运行的过程中也缺少规范性，这就直接导致了高等教育学校在实际进行档案管理的过程中对档案的管理以及分类没有一个依照的根据，显得十分混乱。

（四）负责高等教育学校内部档案管理的工作人员不够稳定、而且没有过硬的自身素质

在我们国家目前有一小部分高等教育学校在实际进行内部档案管理工作的过程中并没有设置健全的管理机构，而且在管理人员方面的应用也较为随意，甚至其中还有并没有为内部档案管理的工作专门配备管理人员的问题存在，而且还有负责对内部档案进行管理的工作人员同时兼职其他工作的现象。目前在我们国家高等教育学校内部档案管理机构负责档案管理工作的工作人员有很大一部分并没有接受过信息化技术的专门训练，这就导致档案管理人员在进行信息化档案管理工作的过程中整体的能力以及对电子信息技术的理解都达不到相应的要求，在这一背景之下，如果在实际进行高等教育学校内部档案管理的过程中出现一些不容易解决的突发问题，那么专业水平不足的工作人员很难顺利的解决。

二、通过信息化的方式对高等教育学校内部档案进行管理的先决因素

（一）从整体上确立高等教育学校内部档案信息化管理系统的计划

在实际对高等教育学校内部档案信息化管理系统的计划进行确定的过程中，首先要保证计划与管理人员以及相关的使用人员的实际需求相符合，以档案管理的实际需要以及安全保密的根本原则作为计划的根据，从而达到将档案以及相关的资源共享给需要的人。

（二）比较并选择出适合高等教育学校对内部档案进行电子信息化管理的平台

在实际进行档案管理软件设计研发的过程中，一定要保证其开发平台的科学性以及合理性，从而保证在实际应用的时候该系统可以满足用户使用过程中各种各样的需要。在这一方面高等教育学校可以选择有着较高效率并且性能方面也较为优异的数据库系统。从当下的实际情况来看，较为合适的平台有VFP以及微软办公软件关系数据库管理系统等。

三、高等教育学校实际运用电子信息技术对内部档案进行管理的具体程序

（一）建设出一个符合高等教育学校实际情况的档案信息数据库

根据当下我们国家高等教育学校内部档案的具体类型来建设出一个符合实际情况的档案信息数据库，在实际建设的过程中包含有两个部分，也就是档案目录数据库以及档案全文数据库。从根本上讲，档案目录数据库在实际进行建立的过程中是把学校内部人的档案目录输入到电子计算机内部的存储器之中。具体的程序有以下几点：首先是建议其存储数据库。从整体上来看，数据库系统之中包含着数据库以及数据库的管理控制系统。数据库在实际应用的过程中主要储存的数据相对来说有着清晰的结构，并且是注重系统整体的数据，数据库管理系统在实际应用的过程中是对需要访问数据库内部信息的用户权限进行限制，这样可以从根本上保障数据库系统整体的安全程度。第二点是档案管理系统内部一定要具备对汉字内容的处理能力，可以完成基本的汉字输入输出工作。第三点是存储器的具体容量选择方面。在实际进行存储器选择的过程中，并不是容量越大就越好，而是要根据系统的实际情况来进行选择。第四点是上机输入档案目录内容。档案全文数据库的建立，档案全文存储的步骤与档案目录存储一样，只是全文存储需要信息容量相当大的载体，包括图像、视频等信息媒体。

（二）建立档案信息检索功能系统

在完成建立档案信息数据库的基础上，根据这个数据库来建立档案的检索功能系统。要明确划分需要处理的档案信息的种类，并且对不同类型的信息分类进行数字化处理，建立强大的检索查询系统，以保证能迅速、快捷、准确、全面、系统提供档案信息，实现档案数字化的目的。

（三）档案全文信息的数字化

高校档案全文信息的数字化，是将档案全文内容输入计算机或者扫描档案原件存入计算机存贮器，使档案全文内容数字化而形成档案全文信息数据库。档案信息数字化，其目的是将开放的档案全文信息公布在校园网上，实现档案信息网络共享。

参考文献

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