高校档案数字化信息利用服务问题及发展趋势研究

陈晓慧

摘 要：在数字化校园建设的推动下，高校档案管理正向着数字信息化方向快速发展。随着网络信息技术的快速发展与普及，越来越多的档案用户更习惯使用网络进行信息检索与浏览，更习惯于接受数字档案馆推送的个性化信息，这给高校档案信息化建设提供了机遇。本文从高校档案馆数字化信息建设的视角出发，对高校档案数字化信息利用服务进行分析研究，并结合问题提出建议。

关键词：高校档案；数字化建设；信息利用；个性化

1.高校档案馆数字化信息利用概述

（1）服务方式及特点

网络通信技术的快速发展，人们对信息的需求越来越多，这使得高校档案管理已经摆脱了传统纸质形式时的单一功能限制。随着高校数字化校园建设的不断推进，多数高校建立了办公自动化系统，高校档案也依托办公自动化系统实现了网络数字化。在高校档案信息化建设的同时，新的档案信息利用方式也应运而生，比如用电子传输方式替代传统电话咨询、调档服务、档案外界、出版陈列等手段，网络信息化成为当前高校档案馆数字信息化利用的主要方式。

从服务方式的现状来看，高校档案馆数字化信息利用服务方式具有以下主要特点：一是服务方式智能化，借助计算机网络可实现对档案信息资源的智能检索、分析与处理，大大提高了查全率。二是服务资源数字化、虚拟化，多数档案信息资源是以计算机可读的数字形式存在于数据库中，通过网络能及时利用，实现资源共享。三是文档管理一体化，随着电子文件的引入，对文件格式、文件发放、文件归档实现了一体化管理。

（2）服务用户及特点

高校档案馆不同于社会公众性档案馆，高校档案自身具备一定的独特性，由于受高校教师科研成果的保密性、隐私性等因素的影响，高校档案不可能完全公开，部分数字档案信息资源在使用方面存在一定的使用权限限制，并不是所有的访问者均可获取或使用所需档案信息。从高校档案管理的实践来看，高校档案馆数字信息利用服务的服务用户主要分为几大类：本校研究生、本专科及成教学生、教职员工。不同服务用户对高校档案有各自不同的利用需求，对用户需求进行调查总结可知，用户需求类型主要包括以下几类：

一是研究型，主要包括从事教学与教学研究的在校师生，其所利用的档案资料较为专业。二是工作查考型，因学校实际工作需要而利用档案资源，包括高校行政管理人员或者教辅人员，他们具有较强的目的性，目标明确，阶段性明显，所用文件的专指性强。三是个人查证型，为解决个人在生活、学习、工作中遇到的实际问题来档案馆查阅有关历史资料，或者学生及教师所需要的学业凭证或职称凭证等，这类用户具有目的明确、实用性强、随机性与专指性明显的特点。四是休闲型，这类用户数量极少，多是存在一定的偏爱心理而选择去档案馆查阅资料。

2.高校档案数字化信息利用服务问题及建议

（1）存在的主要问题

对当前高校档案馆数字化信息利用服务的现状进行调查与总结发现，主要存在以下几个方面的问题：

一是客觀的信息化程度局限，在当前高校档案管理系统中，随着近几年我国通信技术的快速发展，所要求的宽带基本已经得到满足，但信息化工具的使用依然存在问题，高校档案馆的电脑硬件、操作系统、应用软件、存储设备等标准化问题较为突出，接口不统一，造成各部分衔接存在一定的问题。

二是档案工作者与利用者局限，当前高校档案管理人员的知识与技能水平尚未达到满足档案数字化服务的要求，多数档案管理工作者具备成熟体系的档案专业知识，但对数字化、信息化知识与技能的掌握十分有限，这一定程度上影响了档案馆数字化信息利用服务的质量和水平。服务者和利用者的档案意识不强，档案数字化信息利用方式不了解，尤其是年龄较大的利用者，由于自身计算机水平因素的限制，造成其档案信息利用水平不高。

三是信息“滥传”问题，网络安全一直是困扰互联网发展的重要难题，基于互联网信息技术的高校数字化档案馆同样会遇到网络安全问题。从当前高校档案馆数字化信息利用服务的现状来看，档案信息的保密性、安全性存在一定的潜在风险，信息的非法利用现象较为严重，档案的泄密几率较大。虽然多数高校档案管理系统设置了防火墙，但由于信息密级与重要性不同造成不同程度的损失。此外，信息在传播中存在被歪曲和失实的现象。

（2）具体建议

首先，面向档案用户的知识管理，获取用户的真实需求信息，进而结合用户需求对高校档案管理的数字化档案信息资源进行整合、升级与改善，并在用户需求分析结果的基础上，进行个性化信息推送。通常用户需求信息的获取方式有利用数据库统计获取用户需求、利用智能代理技术获取并分析用户需求信息等。用户需求分析的过程为：需求信息获取→数据采集与预处理→确定数据挖掘目标→数据挖掘→分析与评估。

其次，提高档案工作人员的信息素养，进而提高档案馆数字化信息利用服务的质量。高校要组织档案管理人员定期进行信息素养培训，构建广泛参与的团队学习体系，使管理人员在数量掌握档案专业知识与技能的基础上，又具备成熟的信息素养和技能。工作人员信息素养培训的内容主要包括：了解新信息资源类型、掌握信息的存取技能、评判性的信息评价、提高创新与交流合作的能力等。

再次，制定个性化传播策略，高校档案管理根据馆藏信息生成知识，由专业人士对档案信息进行归纳、总结与开发，形成知识加工品。设计理想的网络平台与信息管理系统向用户传递信息，网络平台要具备良好的界面，服务效率要高，能提供多层次的个性化信息服务，提供主动的信息服务，具有严密的安全保障机制等。结合用户需求分析结果，为用户提供主动性、个性化的服务，比如个性化推送与定制服务，个性化推荐与报道服务，个性化知识决策服务。

3.高校档案数字化信息利用服务的发展趋势

随着高校档案数字化建设的快速发展，已经人们对信息需求的多样化发展，高校档案馆数字化信息利用服务也随之发生变化。从当前的发展趋势来看，用户需求形式更加多元化，突出反应在对检索工具、服务手段、互动方式等方面。高校档案馆数字化信息利用服务模式会不断创新，各种新技术会不断应用到档案管理中，个性化、交互性、自由开放的用户服务，将是高校档案馆数字化信息利用服务法的新趋势。

参考文献：

[1]王雪芹.信息化时代高校档案管理存在的危机及对策分析[J]，宿州学院学报，2010（4）：29-32

[2]张倩.“云时代”的高校档案网络应用模式探究[J].档案与建设，2010 （1）：37-38

[3]柳群英，王玉秋.论高校档案信息资源数字化开发建设与利用[J].南京工程学院学报（社会科学版），2015，15（1）：54-57

[4]梅瑰.基于分布式架构的高校档案数字化管理信息系统的设计与实现[D].南昌大学，2014

[5]樊丽君.新媒体环境下的高校档案利用服务创新思路[J].信息化建设，2016（12）endprint