办公室文秘工作内容及相关问题分析

王晓芳

摘 要：办公室是单位从事单位工作的重要场所，因此，文秘的工作内容比较多，比较复杂，同时文秘工作又与单位的工作质量息息相关，所以，加强对文秘工作的管理是很有必要的。本文将对办公室文秘工作的具体内容和相关问题进行重点分析。

关键词：单位；文秘工作；具体内容分析；问题探讨

前言：对于单位来说，文秘工作一直占据着非常关键的位置，将管理人员布置的工作分配给每个员工，监管员工的落实情况，起到上传下达的作用。因此，要加强对办公室文秘工作的重视，从而为单位的正常运营提供良好的环境。

1.目前单位的文秘工作出现的一些问题

1.1解决实际问题的能力不高：文秘工作是一项考验员工耐心和分配工作能力的任务，日常工作较为繁杂，例如，整理员工档案，客户资料，考核表格等，任务多，因此，也就造成文秘人员无法把握工作的重点，经常出现随叫随到的情况，例如分不清自己的主要职责，思路混乱，影响到单位工作的正常运行。

1.2文秘人员的职业素质需提高：目前文秘人员的职业素质低是很普遍的事情，在大部分单位中都存在，例如，有的文秘人员是半路出家，缺乏专业的组织能力，有的还没有经过专业的培训就直接上岗，从而造成工作思路不清晰，积极性不高等问题，这样就会影响工作效率，也给单位的持续发展带来不利的影响。此外，文秘人员对所处行业专业知识掌握不够全面，也影响到日常工作的开展。

1.3文秘工作人员少，造成其工作量大的情况：由于文秘工作涉及的面广，事务多，有的还身兼数职，工作量增大，出现经常加班完成工作的情况，导致工作效率低，积极性不高，影响到单位、企业的工作质量。

2.文秘工作的重要性以及具体内容的分析

2.1文秘工作重要性的分析

文秘工作为单位的领导工作提供了铺垫，比如说，工作会议筹备，计划工作，小处理工作信息等，这些工作与单位、企业领导的工作以及工作效率有着直接的联系，要求及时与领导进行沟通。其次，文秘工作通过对领导的命令进行上传下达，从而起到了延伸领导工作的作用，同时也是一种拓展。在领导做完决策之后，文秘人员需要根据领导的要求，及时拟定工作计划和决策文件，同时以书面形式向员工传达领导的决策意思，并将相关的文件进行下发，还要把员工的意见及时反馈给单位管理人员。如果领导要出差，文秘人员需要将工作资料提前整理好，并尽量提前将工作任务进行安排。

2.2文秘工作内容的分析

办公室文秘工作主要是为单位的正常运行提供安全保障，工作的内容较多，具有多元化的特点。例如，员工档案管理，客户资料整理，使用自动化办公设备等，所以，要求文秘人员要有较强的语言表达能力，有英语基础，效率高，有一定的员工组织能力等，尤其是在遇到紧急情况的时候，能做到处变不惊，有较强的解决实际问题的能力，促进单位员工之间的友好交流。因此，只有先提高办公室文秘人员的综合素质，才能提高文秘工作的效率，促进单位的更好发展。

3.提高文秘工作质量有效途径

3.1突出工作的重点，将细节做好：作为办公室的文秘工作者 ，应当对工作进行合理的安排，对工作任务进行统筹计划，端正自己的工作态度，例如将领导安排的任务及时登记下来，对于一些工作计划，日常安排等记录到日志中，突出工作的重点，这样有助于理清工作的思路，从而能够抓住重点，分清主次，有效提升文秘工作效率。另外，要做好文秘工作的上传下达，及时对信息进行主次的区分，严格按照规章制度办事，能够准确、及时的传达领导的命令，文秘工作是单位、企业发展的重要构成部分， 其工作的进展与单位的工作效益有着直接的关系。所以，文秘人员在传达信息的时候，要先确保信息的准确性， 不能报喜不報忧，与单位的利益有关的，一定要如实汇报，保障信息的可靠性。尽管文秘工作任务多，复杂，但还是要努力做好每个细节，按照流程办事，时刻保持严谨的工作态度，努力工作，和单位、企业共同成长。

3.2提高文秘工作人员的职业素质：文秘人员是单位领导的得力助手因此要强化自己的执行意识，例如在领导作出重大决定之前提出自己的独特见解，以作为领导的参考意见，将领导布置的任务落实到每个员工的身上，同时监督员工，在员工不懂的时候给予宝贵的意见，及时指导，协助员工完成。还要总结工作方法，掌握不同事务的不同解决办法，理清文秘工作内容的规律，合理的安排工作时间和工作任务，有条理的完成各项工作任务。秘书人员除了要具备专业素养外，还应对所处行业的专业知识有较全面的了解，才能在工作中更好发挥参谋助手作用，协助领导开展工作。在工作中要端正自己的工作态度，保持良好的心态，在工作中不断学习提高自己的专业素质和服务意识，努力完成领导布置的各项任务，加强领导和员工之间的友好沟通，做好协调，确保工作任务无积压，零失误，为领导分忧，为工作分忧。

3.3提升文秘人员的工作能力：文秘工作直接影响到企业的工作质量，其工作的内容就是做好各部门之间的协调，及时对工作的相关资料进行整理和存档，虽然看起来比较简单，但是是一项具有较高耐心的工作，这项工作其实对文秘人员的理论水平，理解能力和交流能力都是一种考验，如果有一个环节做的不到位，就会影响到企业的正常运行。因此，要在工作中不断学习，树立起终身学习的观念，加强对相关知识的学习，提高自己的语言表达能力，组织能力，及时了解政治，经济的动态信息，掌握更多的理论知识，发挥出自己帮助领导进行参谋的促进作用。

3.4单位领导要加强对文秘人员的培训：组织单位的培训，可以聘请专业的技术人员进行培训，培训的内容不仅要体现文秘工作的理论知识，还要涉及到实际解决的相关问题，在培训结束后，要对参与培训的人员进行考核，如果考核成绩不及格，还需要补考，直到通过为止。通过培训来提高文秘人员的专业水平，从而发挥出自身的参谋作用，为单位作出更大的贡献。

3.5提高自己的执行力度：文秘工作起到协调领导工作的作用，所以，要在日常工作中不断培养自己的执行力，能够对领导的决策提出合理化的建议。与此同时，还要努力提升自己的服务意识，改善文秘工作的现状，有效提高文秘人员的工作效率和工作质量。

3.6能够正确的处理工作重点和全面两者间的关系：文秘工作任务多，复杂，具有一定的特殊性，任何一项任务都和集体有着紧密的关系，因此，作为文秘人员要对工作进行统筹兼顾，抓住工作的重点，先分清主次，等理清思路后才能工作，从而确保工作有序进行。

4.结束语：文秘工作看似简单，却对企业领导工作和员工的工作起到良好的协调作用，可以说是领导的得力助手，因此，作为文秘人员要在工作中不断积累经验，善于总结方法，不断学习，努力工作，提高工作效率，提升整体的工作质量。

参考文献：

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[2]邱松英. 探讨如何做好办公室文秘工作[J]. 经营管理者， 2014（20）：92-92.