介词在英语函电写作中的应用原则和方法

摘 要

随着经济社会文化全球化发展，各国家（地区）在经济贸易中常用英文函电进行交流，合理运用介词在函电交流中具有非常重要的意义。在此，以礼貌、贴切等原则为切入点，从四部式方法、模糊表达方法入手，探究介词在函电写作中的应用，使国家（地区）间的经济贸易关系更加紧密。

【关键词】介词；英语函电；英语写作

国际竞争日益激烈，函电已成为买卖双方沟通交流的主要方式，因此掌握英语函电的写作技巧，对于加强国家（地区）间的经济往来具有重要作用。英语函电的写作在功能、语言、格式等方面都比私人信件更为严格，特别是介词的应用。本文探讨的就是函电写作中，介词应当遵循的原则和使用方法。

1 介词在英语函电写作中的应用原则

1.1 礼貌原则

礼貌是英语函电写作中不可或缺的原则，既能弘扬中华民族的礼仪文化，又能让对方得到充分的尊重。

（1）请求式用语。通常来说，英语函电写作大多为命令语气，口气强硬会影响对方的心理感知，因此可使用请求式用语，在表明话语意义时，给予对方充分尊重，增强语气的谦和度。例如：Send your catalogue together with detailed offer（命令式语气），为了能提高英语函电的礼貌程度，可将其改为Will you please send us your catalogue together with detailed offer？（请求式用语）。其中介词with的位置发生了变化，在意思表达没有发生变化时，体现了礼貌原则。

（2）恰当使用被动语态。英语函电使用中，被动语态的礼貌程度要高于主动语态，介词在其中发挥重要作用。主动语态经常会表现出抱怨、谴责的语义，无法准确表达个人情感，甚至影响买卖双方的合作关系。此时，可恰当使用被动语态。例如：You badly damaged cases（主动语态），可改为Cases were found to be badly damaged（被动语态）；又如：Your didnt enclose the catalogue and price list in your letter（主动语态），可改为The catalogue and price list were not enclosed in your letter（被动语态）。通过上述两个例句可以发现，主动语态通常没有介词，而在被动语态中介词必不可少，能增强函电的柔和度，增强写作的礼貌性。

1.2 贴切原则

英语函电写作中，准确表达数据、情感对于增强合作关系尤为重要，也就是说，在写作过程中，应以事实为依据、以对方为主体，端正写作态度，恰当使用介词（短语）。贴切原则，就是写作者设身处地为对方着想，采用最恰当的方式传递信息，促进双方合作交流。例如：在写作中使用You will be able to accept our offer来表达，而不是使用We can make you accept our offer，两者不同之处在于主语和介词差异，具体而言就是前者使用了will、to两个介词，后者没有使用任何介词。

在英语函电写作中，为了准确表达，使用介词时应尽可能避免以否定的方式讨论问题，更多使用正面、肯定的表达方式。这主要是因为否定的方式很可能带有指责、抱怨之嫌，而正面的表达方式能给对方更多好感。例如：We have received your complaint about the late shipment of the goods.为提高表达准确度，可将语句改为：Thank you for calling our attention to the late shipment of the goods，其中thank you for属于介词短语，能更好表达写作者情感。

2 介词在英语函电写作中的应用方法

2.1 四部式方法

英语函电写作比普通信件有更高要求，为规范写作格式，将介词更好的应用其中，可使用四部式方法完成写作。四部式方法就是将函电的正文分为四个部分——引言、详情、应答与结束语。在此浅析介词在各个部分中的应用。

（1）引言。为了落实介词应用的礼貌性原则，写作者通常由以往的关系、事由等引出正文，而非开门见山讨论事件。常用的引言用语有：Thank you for your letter dated ...；We refer to your Order No.6 and regret to say that ...；Through the office in Beijing，we learned that you are interested in doing business with us等。根据三个例句可以发现，介词在引言部分的应用至关重要，恰当地使用介词能够提高引言部分的礼貌程度。

（2）详情。 这部分是英语函电的正文，用于说明事件的详情，如果需要阐述几个不同的事件、内容，则需要通过划分段落并依據主次顺序完成阐述，通常情况就是一个段落说明一项内容。叙述事件时，应注重逻辑关系与条理性，将赔付、罚款、付款、限制等敏感信息放在函电最后。写作中恰当使用介词，能尽可能保证语言的简洁性，使读者能在第一时间抓住重要信息。例如：We wish to acknowledge receipt of your letter of July 17 with the check for Stg.8 enclosed and with thank to you for same.可以看到这句话较长，读者需要更长时间分析其中的重要词语涵义，为表达更加详细，可将其改为：We appreciate your letter of July 17 and the check for Stg.8 you sent with it。

（3）应答。这部分就是应对方的要求，将价目表、答复信息与确认信息等附在其中，必须注重介词应用。

（4）结束语。所有的结束语内容都应与正文信息相符，同时礼节性地表达感谢之情。例如：We await your favorable reply with great interest；If you need any further information，please let us know等。

2.2 模糊表达方法

书写函电时，如果其中信息并非必要，可以采用模糊表达法，在特定的环境中合理运用介词，能起到积极效果。通常在以下情境中可以使用模糊表达法：①不想说明具体情况；②自我保护；③信息匮乏；④礼貌表达；⑤劝导对方。在这种环境中，模糊表达能更好发挥作用。例如：在详情部分中，发货时间、运输时长等信息出于自我保护并不会详细阐述，但可通过模糊表达法恰当流露出自己的急切之情，以此安扶对方情绪。虽未表明具体时间等信息，但依然能保证合作的顺利性，对国家（地区）的经济贸易往来贡献应有的力量。

3 结束语

介词在英语函电写作中，能更加清楚的表达情感，提高函电的规范程度。本文通过落实礼貌、贴切的原则，剖析四部式方法、模糊表达方法等应用技巧，提高了英语函电写作的规范程度，提升了国家（地区）间的经济贸易关系。

参考文献

[1]刘江燕.浅析英语介词在翻译中的灵活应用[J].吉林省教育学院学报，2017，33（07）：51-53.

[2]仇姝婷.以英语为母语的学生汉语介词偏误分析及教学策略[D].大连：辽宁师范大学，2014.

作者简介

张建国（1976- ）男，江苏省无锡市人。学士学位。现为无锡旅游商贸高等职业技术学校助教。研究方向为高职英语写作。

作者单位

无锡旅游商贸高等职业技术学校 江苏省无锡市 214045