档案质量管理浅议

张 宇 / 平泉市人力资源和社会保障局

档案质量管理浅议

张 宇 / 平泉市人力资源和社会保障局

档案质量管理就是单位领导档案工作人员以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。为了提高档案质量管理的水平，必须建立检查档案管理制度，同时完善档案管理自身的各种制度。

档案；质量管理；提高

随着社会的发展，档案质量管理越来越显得十分重要。面对档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。要明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，并从各方面入手使档案质量不断提高。

一、档案质量管理的含义和特点

档案质量管理就是单位领导档案工作人员以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：一是全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员,如各处(室)所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。二是树立“档案质量,人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。三是全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

二、建立检查档案管理制度

1.提高检查人员全员档案质量管理意识。

提高档案管理的认识是保证检查档案质量的前提。检查档案包括的内容比较多，一般包括以下几个环节。检查准备阶段资料：检查通知书、检查实施方案、检查提纲等；检查实施阶段资料：检查工作底稿及其附件、询问笔录、检查报告、检查报告送达通知、送达回执、被检查单位的书面意见或说明、相关的调研资料等；检查结论及总结资料：检查结论及处理决定、处罚告知书、检查工作总结、检查情况汇总表、有关请示及回复文件等；检查整改资料：入库单、调账凭证复印件及检查问题和管理建议的整改情况等。

检查档案的形成是由每一个环节中的资料汇集而成的，是一项全面、细致的工作。一项检查工作从检查内容的确定，检查方案的制定，检查通知书的下发，检查工作的开展，到检查报告的撰写、处理决定的落实、违纪违规问题的整改等，整个过程都必须有严格的工作规则来制约。因此，提高检查人员全员档案质量管理意识，是做好档案管理工作的前提。

2.全员参与、分工负责,是保证档案质量的重要手段。

检查档案质量与业务工作质量紧密相连，统一档案整理、装订工作的规范要求，更能够提高检查人员遵守检查规则的意识，高质量地完成检查工作。实践证明，建立具体检查人员负责档案整理、专职档案管理人员再进行复核的工作制度，是保证检查档案质量的有效方法。检查人员一般对违纪问题比较清楚，掌握检查的整体情况，能够全面、及时的完成从资料取舍到档案整理的一系列工，,既保证检查资料的完整性，又保证其相关性。

3.加强检查档案质量的事中控制与管理，是提高档案质量的制度保障。

检查档案的管理水，是随着一定时期检查工作的内容和检查方式的变化以及检查规则制度的完善而逐步提高的。为了能够适应检查工作发展要求，检查档案管理工作重心也应由事后控制与管理转变为事中控制与管理。只有在检查过程中及时发现和解决影响档案质量的问题，加强检查档案质量的事中控制与管理，不断发现、研究和解决新问题，才能不断适应监督检查工作的发展要求，保证检查档案的质量。

4.积极推进信息化进程,是提高档案管理质量的必然要求。

随着办公自动化技术的普及，财政检查机关档案管理的现代化显得尤为迫切。利用计算机进行保存、检索、编目、借阅等，不仅能减轻档案工作人员的劳动强度，提高工作效率,还可以节省存放空间。如果采用人工和计算机相结合的方法管理检查档案，则既可以使案卷整齐规范，查找时一目了然，又能够为查阅者提供迅速、准确、快捷的查找方式，有利于提高档案工作质量。

三、完善档案管理自身制度

1.必须牢固树立档案质量意识。

档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导通知必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

2.建立内部人员的制约机制。

要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的计划，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3.运用计算机档案管理系统。

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

总之，档案工作者肩负着历史的职责，提高档案管理人员的意识，档案科学管理,用丰富科技信息资源，推动档案事业的发展。实践证明，只有好工作思路和方法，才能确保档案管理质量稳步提高。

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