机动车安检机构程序文件编写策略研究

戴晓锋（扬州工业职业技术学院，扬州225127，中国）

机动车安检机构程序文件编写策略研究

戴晓锋
（扬州工业职业技术学院，扬州225127，中国）

程序文件是描述或规定质量体系要素所涉及到的质量活动由哪个部门负责、谁来做、做什么、何时做的受控文本。程序文件实际上是机动车安检机构各类人员的行为规范和工作准则。机动车安检机构所开展的一切检测活动都必须按照相关程序文件的规定或要求来实施和执行。

程序文件；质量体系；机动车；安检机构

1 概述

机动车安检机构管理体系文件中的程序文件是规定质量活动方法和要求的文件，是质量手册的支持性文件。管理体系所选定的每个要素或一组相关的要素一般都应该形成书面程序。

在整个质量管理体系文件中，质量管理体系程序文件是质量手册的下一个层次的文件。质量手册的主要目的是对质量管理体系做充分的阐述，是实施管理体系时应长期遵循的文件。因此，质量手册中应包括或涉及质量管理活动的管理体系程序文件，要包括本单位所选用的质量管理体系标准中所有适用的要素。由于程序文件可能构成手册的组成部分或为其支撑性文件，所以程序文件的内容与质量手册不应有任何矛盾。

程序文件是编制质量手册的基础，机动车安检机构在确定了质量方针和质量目标，并落实了各职能部门和各类人员的质量职责之后，要通过制定各类程序文件对影响检验检测质量和服务质量直接或间接的质量活动进行控制，从而保证方针和目标的落实。因此，可以说程序文件是实施质量管理的基础。程序文件对机动车安检机构各项活动的覆盖程度以及程序文件的适用性直接影响质量手册的适用性和质量管理工作的实效。

《检验检测机构资质认定评审准则》规定检验检测机构必须建立的程序有以下几个条款：

“4.1.4检验检测机构应建立和保持维护其公正和诚信的程序；

4.1.5 检验检测机构应建立和保持保护客户秘密和所有权的程序；

4.2.1 检验检测机构应建立和保持人员管理程序；

4.2.6 检验检测机构应建立和保持人员培训程序；

4.3.4 检验检测机构应建立和保持检验检测场所的内务管理程序；

4.4.2 检验检测机构应建立和保持检验检测设备和设施管理程序；

4.4.6 检验检测机构应建立和保持标准物质管理程序；

4.5.3 检验检测机构应建立和保持控制其管理体系的内部和外部文件的程序；

4.5.4 检验检测机构应建立和保持评审客户要求、标书、合同的程序；

4.5.6 检验检测机构应建立和保持选择和购买对检验检测质量有影响的服务和供应品的程序；

4.5.7 检验检测机构应建立和保持服务客户的程序；

4.5.8 检验检测机构应建立和保持处理投诉的程序；

4.5.9 检验检测机构应建立和保持出现不符合的处理程序；

4.5.10 检验检测机构应建立和保持在识别出不符合时，采取纠正措施的程序；

4.5.11 检验检测机构应建立和保持记录管理程序；

4.5.12 检验检测机构应建立和保持管理体系内部审核的程序；

4.5.13 检验检测机构应建立和保持管理评审的程序；

4.5.14 检验检测机构应建立和保持检验检测方法控制程序；

4.5.15 检验检测机构应根据需要建立和保持应用评定测量不确定度的程序；

4.5.16 检验检测机构应建立和保持保护数据完整性和安全性的程序；

4.5.17 检验检测机构应建立和保持抽样控制程序；

4.5.18 检验检测机构应建立和保持样品管理程序；

4.5.19 检验检测机构应建立和保持质量控制程序，定期参加能力验证或机构之间比对。”

程序是指为某项活动所规定的途径。描述程序的文件称为程序文件。评审准则规定需要建立的程序共有23个，除4.5.17抽样控制程序外，其他的程序均适用于机动车安检机构。

2 程序文件的编制要求

编制程序文件应遵循管理体系文件编制的一些基本原则。在编制程序文件中要注意其内容必须与质量手册的规定相一致，特别要强调的是程序文件的协调性、可行性和可检查性。程序文件的内容必须符合质量手册的各项规定，并与其他的程序文件协调一致。

程序文件中所叙述的活动过程应就过程的每一个环节作出细致、具体的规定，应具有较强的可操作性，以便于基层人员的理解、执行和检查。

程序文件应是质量活动实践中的经验结晶。因此，编制程序的过程应该也是总结经验教训进行质量管理优化的过程。在编制程序文件时，应注意如下几点：

⑴按照管理体系文件化的原则，一般对本安检机构管理体系所选定的每个体系要素的各项质量活动都应建立其程序。应涵盖《检验检测机构资质认定评审准则》“5+1”要求。

⑵每个程序文件都应包括管理体系的一个逻辑上独立的部分，诸如一个完整的管理体系要素或其中一部分，或涉及一个以上管理体系要素并相互有关的一组活动。

⑶程序文件一般不应涉及纯技术性的细节，需要时可引用技术程序或作业指导书。

3 程序文件编写准备

一般成立多年的安检机构，已制定大量的有关质量的管理性文件，如规章制度、工作流程等，但由于未经管理体系的总体设计，原有的规章制度难免不够系统化，如内容重复、衔接断档、相互矛盾以及可操作性不强等。所以，编写程序文件前，应着手准备以下几点：

⑴收集和整理安检机构现行的管理性文件。

⑵确定并完善管理层次，规定各部门的职责和权限，通过对现有部门的职责和权限调查，确定需要补充或调整的职责和权限清单。

⑶组建程序文件编写小组，所选择的编写程序文件人员应具备以下条件：

①应该是各部门能胜任工作的代表人。原则上，各部门编写自己的程序文件，因此，参加程序文件编写的人员应该是本部门能够胜任的代表。有些安检机构在建立文件化的质量管理体系时，聘请技术咨询公司专职编写人员编写程序文件，这样的程序文件往往难以得到实施，其重要的原因就是程序文件不接地气，与部门实际工作脱节。若条件不具备，本部门无胜任编写者而需要由其他专职人员代为编写时，所编写的程序文件在定稿之前，必须经过本部门集体讨论通过和认可。

②熟悉所编写程序的质量活动内容和要求。程序文件的编写人员只有非常熟悉所编程序的质量活动内容和要求，才能正确、全面编写出程序文件，这样的程序文件才接地气，具有可操作性。相反，程序文件编写人员若不熟悉该项质量活动，所编写出来的程序文件尽管在文字上、逻辑上都很好，但由于不符合具体质量活动的实际情况，很难付诸实施。

③具备较强的文字能力。程序文件编写力求简明，措辞准确。因此编写人员须具备较强的文字能力，把质量活动的实现途径清楚地描述出来。

⑷编制所需程序文件清单表。根据《检验检测机构资质认定评审准则》要求，一般安检机构程序文件不得少于22个。

⑸编制程序文件编写大纲。在动手编写程序文件之前，应先编写程序文件大纲，大纲格式、内容应征询所在部门主要负责人的意见，只有这样才能提高程序文件的适用性。

4 程序文件的格式

程序文件的格式包括封面、修改页、刊头、正文内容和刊尾等部分。每个单独的程序文件由文头、正文内容和文尾等部分组成，每部分的格式有具体要求，以保证程序文件的标准化、内容的规范化。

⑴封面包括如下信息：程序文件名称、安检机构名称（logo）、文件编号、发放编号、持有人、版次（含修订次数）、受控状态、编写人员、审核人、批准人、发布日期、实施日期等。

⑵修改页包括序号、修改号（文件编号和章节条号）、修改内容、审批人等。

⑶刊头。在每页文件的上部加刊头，便于文件控制和管理。刊头包括如下信息：实验室名称（logo）、程序文件名称、文件编号、版次（含修订次数）、页码、颁布日期、实施日期等。

⑷正文内容可以有不同的表达形式，包括文字和图表等，但通篇格式应统一。格式应包括题目格式（字体、字号）、章节条目格式（字体、字号）、表格格式（表序、表题）、插图格式（图序、图题）、正文（字体、字号、行间距）。

⑸刊尾（需要时采用）。每页文件或每份文件的末页底部加刊尾说明文件起草、会签及审批情况。刊尾包括：每个程序的编制人、会签人及日期、批准人、批准日期、程序内容解释人员（如有）等。

⑹版面一般采用A4版面，便于打印和装订。

5 程序文件正文内容

程序文件正文应包括以下内容：

⑴说明程序文件所控制的质量活动及目的。

⑵说明程序文件所涉及部门和人员的各类工作和质量活动。

⑶规定负责实施程序文件的部门或人员及其职责和权限。

⑷说明在程序文件实施过程中所涉及的其他程序文件的名称和编号，以及所涉及的其他管理性文件（包括作业指导书、法规、标准等）。

⑸写明工作程序。按具体工作的逻辑顺序写出开展该项工作的各个细节：规定具体工作应做的事情（What）；明确每一质量活动的实施者（Who）；规定质量活动的实施时间（When）；说明在何处实施（Where）；规定质量活动具体实施办法（How）；以及所采用的材料、设备、引用的文件等；如何进行控制和评价；应保留的记录；例外特殊情况的处理方式等。

⑹引用文件及相关的记录。涉及的相关程序文件；引用的作业指导书、操作规程及其他技术文件；涉及的其他管理性文件；所使用的记录、表格等。

6 结论

机动车安检机构所从事的工作基本相同，在编写程序文件时相互参照、相互借鉴、取长补短是很有必要的，如果是新建检测机构，借鉴其他机构成功经验，可以少走弯路，既省事，又省时，但一定不要照搬照抄，要根据机构自身的特点和具体情况编制。在程序文件编制完成之后还应进行试运行，通过试运行来检验程序文件的适用性，这样程序文件才能有效地贯彻实施。

Researching on the strategy of compiling program files of vehicle safety inspection agency

DAI Xiaofeng
（Yangzhou Polytechnic Institute,Yangzhou225127,China）

A program file is a controlled text describing or defining the quality activities involved in the quality system elements, which department is responsible for, who is going to do, what to do, and when to do it.The procedure file is actually the motor vehicle safety inspection organization of various personnel behavior norms and guidelines.All inspection activities carried out by the vehicle safety technology inspection organization must be implemented and implemented in accordance with the relevant procedures and requirements.

Procedure file; quality system; vehicle; safety inspection agency