浅论电子文件的保管

杨慧

【摘 要】随着网络技术在办公领域的普及应用，许多企事业单位相继建立了局域网，实施了办公自动化，直接在计算机上拟写、发送和接收文件材料，使得越来越多的文件、记录、信息以数字的方式产生和存在，由此也产生了大量的电子文件。如何稳定、可靠地保管这些记录人类活动的最直接、最真实和最原始的数字信息，保证它们的长期可读性是摆在我们面前的严峻问题。本文从电子文件的特征，电子文件的产生背景，我国电子文件的管理现状及企业电子文件的实现方式入手，对威胁电子文件保管的因素进行了逐一分析，讨论了缓解这一危机要采取的方法及技术策略，确保在保管期限中的电子文件保持其可用性、可存取性、可理解性，最后，提出了电子文件保管的管理措施。

【关键词】电子文件；保管；措施

1.威胁电子文件保管的因素分析

1.1 技术进步对文件可读性的影响

比各种载体的腐坏更快的是技术的过时。大多数电子文件以编码形式存在，需要特定的软件来激活它们，这些程序（或者它们运行的软、硬件环境）一旦过时，依赖于它们的电子文件就会无法读取。因此，技术淘汰要比载体的腐坏对电子文件的保存与存取，具有更大的威胁。

与纸质文件、档案相比，电子文件是以数字化信息形态存在的，平常在计算机显示器或在打印硬拷贝上所见的只是电子文件的某种输出形态，它在物理介质上的存储形态完全不同于其逻辑显示，具体存储方法依存储介质的特性而定。如在磁介质上以一定的剩磁强度来表示，在光盘上是以1μm大小的凹坑来标记的。为保证这些以数字化形态存储的信息能够被读取、理解，必须依靠相应的读取、显示等软硬件设备，并保存相关参数，这就增加了文件保管的技术难度。

1.2 多样化的格式对文件可读性的影响

电子文件的数字化编码记录是人眼无法直接识读的，也不能被人直接阅读理解，如果表示信息内容的数据以及与这些数据有关的信息不按一定规则进行编排，则这些数据仅是一些无法让人理解的字节流。因此，人们利用文件格式来表示数据在载体上的安排与布局。不同类型的文件一般都是用扩展名来区别的，文件类型不同，意味着文件格式不同，在处理时所用到的软件也不相同。

人们在日常事务处理中使用各种软件形成了各种格式的文件，但某个软件识别文件的能力是有限的，即同一软件并非都可以读出多种格式的文件，各种格式之间也常常是不兼容的。例如，.doc、.rft、.pdf、.tif、.jpg、.bmp等。

可见，为了便于利用而开发出的各类软件与多样化的格式，在信息技术日新月异的环境中，已经演变成为危及电子文件可读的主要因素。

为此，如何保管与维护电子文件，使之信息内容永远处于可用、可存取、可理解的状态？如何利用先进的技术、科学的管理、严密的制度维护电子文件的真实、可靠，保证电子文件存储、传输过程的安全、保密以及如何提高工作人员的素质等都是电子文件保管中必不可少的基本条件。

2.电子文件保管中的管理措施

2.1建立电子文件全过程管理制度

电子文件从形成到开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清、制度不明、考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，对保证电子文件原始性、真实性和完整性就显得非常重要。如建立严格的归档制度，及时对电子文件进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等都要明确无误地作出规定；再如电子档案的利用虽有许多便捷之处，但是各种用户和各种形式的利用活动，也会给电子档案管理带来一些不安全的隐患，因此，必须建立电子文件的开发利用制度。

2.2 加强对电子文件制作和维护人员的管理

电子文件的产生，改变了纸质档案保管人员单一的社会关系。首先，电子文件保管人员和文件形成部门人员的关系密切了。由于电子文件的保管要贯穿在其整个生命周期的过程中，要保证电子文件的可存取性、可理解性以及原始性、真实性和完整性，档案保管人员将比以往更需要得到文件形成者的支持和帮助。其次，电子文件保管人员将和计算机技术人员产生更多的互动关系。电子文件保管人员不仅要能保证脱机载体的安全和延长其寿命，更重要的是要保证网上运行正常、安全这些电子档案的安全防范、系统运行等维护工作单靠档案人员已经不可能完成，档案人员将离不开计算机专家的指导和帮助。因此，加强对电子文件制作和维护人员的管理是十分必要的。首先要对参加电子文件制作和维护的人员进行审查，禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子文件制作和维护工作。建立一套审查制度，严格把关，从源头上保证电子文件原始性、真实性。此外，还要加强对电子文件制作和维护人员的管理、教育、培训，使他们养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平，这是保证电子文件原始性、真实性的重要措施。

2.3 建立电子文件管理的记录系统

纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。

2.4 电子文件保管工作提前进入电子文件的运行和管理

各国的档案管理工作一般都是与文件管理工作分开进行的。鉴于电子文件的特点，一些国家已开始采取措施，使电子文件管理的要求向前延伸到电子文件管理工作中。我国档案工作主管部门也在积极寻求对策，把目前的公文办理和档案保管的分阶段管理状况，从对电子文件连续管理的角度统一起來，并提出符合档案管理的原则要求。其中包括：从电子文件的形成、运行到归档管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责；及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的质量；生成电子文件的专用软件必须一同归档；对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的加密措施确保其信息的原始性、真实性和完整性；电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上；具有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或部门的有关规定，要有必要的安全保密措施。

2.5 加强办公自动化系统和电子文件的安全防护

做好办公自动化系统和电子文件的安全防护，一是要抓好信息存储载体制成的材料问题。二是保证计算机网络系统实体安全。三是要保证计算机网络系统的运行安全可设定登录限制，使用文件权限和文件属性等。四是做好数据库备份工作，保证信息安全。

3.结束语

综上所述，电子文件的长期安全保管，不仅需要选择良好的存储载体，而且需要采取多种的技术手段，以保证其真实可靠性、长期可存取性与安全性；不但要进行全过程的技术管理，而且要加强对档案管理人员的思想和作风教育。随着现代科学技术的飞速发展，必将有更多新的、更加简便可靠的保管手段出现，以确保电子文件的长期可用性和可存取性。

参考文献：

[1] 冯惠玲，电子文件管理教程，中国人民大学出版社，2001年.

[2] 徐义全，电子文件的特性与长期保存，缩微技术，1999年第4期.

[3] 冯惠玲，保证电子文件的长久性，档案学通讯，1998年第4期.

[4] 金波，电子档案文件的保护，档案学通讯，1998年第5期.