浅析铁路企业档案数字化建设工作

摘 要：档案是历史记录，它客观的记录情况，为查考、争辩以及事物的处理提供真实的凭据。档案数字化的实现可以快速准确的利用档案资源信息，更高水平地显示档案信息化的优越性和科学性。当前铁路企业档案的传统利用方式已经不能适应社会的飞速发展，本文针对铁路企业档案利用工作的现状及问题进行探讨，对其中出现的问题提出了解决办法，促进铁路企业尽快实现档案数字化建设，提高档案管理整体水平，更好地帮助铁路企业快速良好的发展。

关键词：浅析；铁路档案；数字化建设；工作

随着高速铁路的快速发展，档案管理工作利用高效率是新时期档案管理工作的新要求。而当前铁路企业档案管理利用工作不断出现许多新问题，降低了档案管理工作的效率，这给铁路企业的快速发展带来一定的影响。因此在实际工作中，我们要严格实行档案工作的规范化、标准化，尤其是要推动档案工作的数字化技术进程，以提高档案利用效率。本文主要阐述铁路企业在档案管理工作利用方面出现的问题，提出具体的解决方法，推动档案事业良好发展，以促进铁路企业更好的发展。

1 铁路企业档案管理利用工作现状及问题。

从南昌铁路局近三年档案利用情况表（如图1）可以看出，随着时代的发展，铁路企业利用档案的人次、卷次①呈不断上升趋势，而且卷次的利用次数越来越高，说明人们调阅年代久远的档案越来越频繁，档案资源利用工作越来越重要。

现在，铁路企业档案查找方式仍然是传统模式—人工查找，档案员先翻阅归档目录，找到文件所在的卷次或盒号，再在一卷或一盒中的某份文件资料来完成档案的利用工作。而年代久远的档案往往因为时间长档案保管人员不断变更或档案库房搬迁等原因，造成归档目录的不完整甚至缺失，档案员就要在档案库房里逐卷翻阅，有时为找一份文件耗费数天的时间和精力，造成了档案利用低效率，直接影响了档案管理工作的整体水平。所以铁路企业必须要加快档案数字化建设工作的进程，以实现计算机准确查找档案，提高档案管理的整体水平。

1.1铁路企业人工查找档案的方法，不利于档案管理工作水平的快速提升。铁路企业现在的档案工作仍延续传统的档案管理模式，所有的工作需要档案员亲力亲为手工操作，对于现在档案利用频率的越来越高，档案员得花很多时间和精力在档案的利用工作上，这就使档案员在档案安全保管、档案编研等其他方面的工作时间减少，影响档案工作成果发展，不利于档案管理水平的提高发展。

1.2纸质档案经常被利用复制，对档案具有一定的人为因素伤害性，不利于纸质档案的保护。归档文件按卷整理的装订是在文件左边空白处自上至下缝纫走线固定，复制时不能拆线，只能折住左边一张张在复印机上复制，归档文件利用次数多，频繁翻查摩擦、复制，档案文件自身很容易损坏。

1.3纸质档案保存时间长，受自然因素影响易老化、损毁。铁路企业许多档案库房条件有限，一些自然因素，如温湿度、光线、空气污染物，再加上危害档案的生物，档案制成材料受到损害是难以避免。时间长纸质档案易发黄，变脆甚至损毁。而一般纸质归档文件多为单份、孤本或稀本[1]，存在损毁风险。

2 问题解决的方法

解决档案利用效率低的最有效的办法，就是实现纸质档案数字化，有效解决档案利用低效率的问题。数字化档案馆是以二进制编码的数字方式存储、处理馆藏信息，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆。档案馆数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。档案数字化是将纸质档案转化成电子文件，用于查阅利用，也是档案信息化的一部分。

2.1实现档案数字化能有效地节省档案员查找档案的时间和精力，让档案员有精力顾及档案保管及编研工作，有利于提高档案管理工作的整体水平。馆藏资源数字化，不光是档案条目数字化，档案的内容（实体）同样要数字化。利用档案时，档案员只要在计算机上输入关键字就可实现大范围的模糊查找，然后再在小范围的文件条目中准确查找到文件，最后打开文件内容，达到“分分钟”利用档案的高效率。档案员查找档案花费的时间大大减少，花在檔案保管及档案编研工作的时间有所增加，更有效提高档案管理工作效率。

2.2实现档案数字化，能有效减少人为因素对档案原件的损害，有利于档案保护。当馆藏档案需要复制时，档案员只需要从电脑中找到归档文件的电子文件，直接连接打印机，打印出复制件，而不需要一张张的翻开原件复印，降低了档案人为磨损文件的风险，有效保护档案，提升档案保护工作水平。

2.3实现档案数字化，能对纸质档案起备份作用，降低档案单份、孤本、稀本损毁的风险。档案采取多种形式的保存对档案的安全起重要保护作用，档案数字化可以将数量庞大的馆藏档案化成数据存储在小小的移动设备中，即使档案原件出现损毁，通过数字化可以将文件数据化多套保存，形成多套副本，对档案起到多重保护的作用，加强档案完整性的保护。

3 未来成果展望

3.1 档案管理由“数量化”迈向“数字化”，大大提高档案管理工作效率

档案数字化能将纸质档案转化成电子文件，铁路企业局域网上的电子公文系统可以和档案数字化系统对接，文件通过计算机网络系统在局域网上发布、流转、办理、电子归档，实现办公一体化。而且档案数字化以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，改进了组织形式，还与档案信息化、网络化紧密相连，能通过互联网传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，实现档案资料网上资源共享，提高信息利用率，进而迈向档案信息化管理。对档案实现数字化管理，能够减少工作人员的工作量，多次利用开发资源，从而提高了档案部门的工作效率，实现档案工作由“数量化”向“数字化”迈进，较好的提高档案整体工作水平。

3.2 档案库房由“大库房”向“库房大”转变，节省档案存储空间

随着高铁的发展，铁路企业形成的档案资源越来越多，档案库房趋向越做越大，档案库房建造速度远远比不上档案的迅速增长，大多铁路企业档案库房面积紧张。实现档案数字化，能将纸质档案变为电子档案，存储在移动设备上，压缩了存储空间，将档案实体“虚拟化”，大大节省档案的存储空间，实现企业档案“大库房”向“库房大”的转变，有效解决档案库房紧张的问题。

3.3 档案员整体由“素质化”向“知识化”转变，促进档案管理整体水平的提升

实现档案数字化，对档案员的专业素质提出更高要求。电子档案的存储、维护等，都需要档案员具有良好的职业道德素质、专业素质和科学文化知识素质，要具有一定的科技知识水平，才能进行有效的档案管理。而且，实现档案数字化后，档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，为达到档案资源管理系统、规范管理，适应工作的新要求，档案员只有自主学习新知识新技能，由“素质化”向“知识化”靠拢，进一步促进档案管理整体水平的提升。

作者简介

①文书档案2004年以前按卷整理，2004年以后按件整理。

[1]《档案工作实务》；江西省档案干部培训中心

作者简介

王居华，女，南昌铁路局档案史志室，馆员，大学本科（函授），研究方向：研究针对铁路企业档案利用工作出现的问题，提出解决的方法，实现档案数字化建设工作，以及成果展望，以提高铁路企业整体档案管理水平。endprint