航天企业非纸质档案的数字化处理实践

潘景璐

摘 要：本文依照实际的操作和检验结果，综合相关的研究成果，系统详细地介绍了航天企业非纸质档案数字化处理过程中的一些基本问题。通过对航天企业非纸质档案的数字化实践研究，详细列出了具体的工作流程和操作步骤，并根据当前的技術背景，提出了认为可行的数字化档案存储格式。

关键词：航天企业 非纸质档案 档案数字化

中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）10（a）-0180-02

航天企业除了库存大量的纸质档案之外，还有一些非纸质档案，例如光盘档案、外部管理系统档案等等。由于光盘类型，刻录前光盘状况，存档时光盘数据刻录质量，光盘生产所选用制作材料，存档光盘标签方法与使用情况，光盘贮存、运输及工作环境条件等的影响，导致寿命的不确定性。同时，外部管理系统中存放着不少数量的电子文档，这些档案的信息以外部管理系统为载体，依托航天产品研制的基础过程环境平台，管理工艺、研试和设计文档的全流程，纳入归档范围的外部管理系统文档因为缺乏档案管理人员科学有效的统一组卷，对于电子文档的长期保存并提供利用来说也是一个严重的问题。

1 非纸质档案数字化处理的基本原理

1.1 光盘档案数字化处理的基本原理

所谓光盘档案数字化，简单地说就是将光盘中的档案信息进行数字化处理，以计算机可识别的数据来表示光盘的档案信息。目前，最常见的方法通过光盘数据的刻录、读取软硬件设备实现。光盘数据刻录的基本原理是使高功率的激光束映射到光盘盘片上，因此模拟出二进制数据0和1，而刻录机写入光盘的逆过程即光盘的读取过程则可以视为光盘档案数字化处理的基本原理。光盘刻录机分为CD-R和CD-RW。在数字化的过程中，读写速度，缓存容量，盘片兼容性，Firmware更新，放置、接口和进盘方式等方面参数可能会影响光盘档案的读取效果。

1.2 外部管理系统档案数字化处理的基本原理

随着信息技术的完善和办公自动化的普及，电子文档已然成为当今时代档案的主要构成部分，档案数字化增量电子化目标的实现也得以可期。外部管理系统中数字签名技术等手段的采用，保证了电子文档管理元数据元素名和元素值表达的主要命脉控制作用，从而决定了实际对象电子文档凭证价值关键的真实性、可靠性、完整性和可用性。关于数字签名的法律效力，早在2005年颁布的《电子签名法》第七条就有明确的规定：“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用[1]。”时至今日，该法仍然是认可电子文档法律效力、实现电子文档管理法制化最基本的依据和最重要的法律保障。

2 非纸质档案数字化处理的基本步骤

2.1 数字化非纸质档案

光盘档案经过发起申请、领导审批、申请确认、信息摆入等环节，由信息摆渡人员通过文件导入监管系统内网传递给申请人。申请人负责启动涉密文件导入申请，填写申请单中内容、密级等信息，并根据领导审批意见确认流程。领导根据涉密文件导入申请单中申请人所填任务信息确认是否同意摆入申请。信息摆渡人员接收到申请人发起、领导审批通过的涉密文件导入申请，通过摆入光盘杀毒、中间光盘刻录、光盘内容拷贝等步骤将摆入信息上传到内网文件导入监管系统中由申请人自行下载。外部管理系统档案则直接由档案管理人员通过目录树资源管理器或产品条件输入查询执行定位、检索和下载操作在系统中受控的文档来实现。

2.2 规范化非纸质档案

所有电子文档均以“档号+空格+题名”的方式命名，如果某文档带有附件，则需在文档题名后标注正文或附件并新建文件夹，将正文和附件一起置于文件夹中，文件夹的命名规则同文档。档案管理人员在各自本地电脑新建临时的专门文件夹，用来存储数字化非纸质档案的信息，具体方式如下：在文件夹下，分设卷内目录和归档文件电子版两个子文件夹，其中，卷内目录中，存储各案卷的卷内目录；归档文件电子版中，分案卷存储经数字化处理后的非纸质档案原文。最终的卷内目录和归档文件电子版由型号档案主管人员统一进行汇总及硬磁盘离线备份。

2.3 导入档案管理系统

首先将卷内目录导入到档案管理系统中。档案管理系统的文件导入操作功能可以帮助用户尤其是不联外网的用户方便地导入计算机中的外部文件，从而在相同的软件平台上进行数据的自由交流。然后再将规范化后的相应归档文件电子版原文添加到档案管理系统中。可以在档案管理系统中通过打开记录右侧的原文操作按钮来完成，也可以在打开记录的原文显示框中直接点击鼠标右键来实现。一条记录可以选择添加多个原文，上传原文的大小和格式没有限制，当上传尺寸较大的原文时系统支持断点续传功能。

3 常用的非纸质档案数字化格式

3.1 报告文件

目前的报告格式有三种，分别是doc、ppt和pdf。doc是计算机常见文档扩展名的一种，2007版之后为docX。Microsoft Office PowerPoint创建展示的演示文稿，其格式后缀名为ppt、pptX，演示文稿也可以保存为pdf、图片格式，2010及以上版本PowerPoint中可保存为视频格式。航天产品技术文件主要包括研试文件和设计文件两类。便携式文件格式pdf为大家所熟知，已有广泛的应用。除了doc、pdf，dwg、prt和asm也是常见的文件格式。dwg是AutoCAD发明的一种保存二维通用图纸的默认工作文件[2]。prt在某些命令中打头，表示打印到屏幕上的意思，Pro/engineer生成的三维图形文档默认格式“*.prt”，是一种强大的参数化文档，主要用于运动仿真、产品建模等；UG软件同Pro/engineer一样默认保存格式同样也是“*.prt”，广泛用于家电、电子、玩具、航天、机械及制造行业等领域。asm是汇编语言源程序的扩展名，经过汇编产生的目标程序并不是可执行的程序，需要编译和连接后才能在计算机上执行，对汇编语言源程序进行汇编时，汇编程序对asm文件进行扫描，若源程序中有错，则在结束汇编后，指出源程序中的错误，这时，可通过屏幕上提供的信息回到编辑状态修改源程序，再经过汇编，这样直到得到无错误的目标程序为止。endprint

3.2 照片录像

目前照片的主要格式是jpg，jpg的全名是JPEG，JPEG是与平台无关的格式，图片以24位颜色存储单个位图，支持最高级别的压缩，不过，这种压缩是有损耗的，同时渐近式JPEG图片支持交错。目前录像的主要格式是mp4，mp4是一种保存数码音讯和视讯，利用MPEG-4的多媒体格式。

3.3 可执行程序

可执行程序的扩展后缀名为.com或.eXe。DOS规定，若有重名的com和eXe，则运行时优先执行com文件，即如果只有A.eXe，就可以直接输入A，而不用输入全名；但如果同时有A.com和A.eXe，输入A优先执行A.com，若要运行A.eXe则须输入A.eXe而不能只输入A。在WINDOWS系统中执行文件的标识一般都是.eXe。用户在提示行输入不带.eXe扩展名的文件名后按Enter键或双击带.eXe扩展名的文件就能运行可执行程序。

3.4 试验结果数据

除了doc，avi、bmp、dat、png、tXt和Xls也是常见的试验结果数据格式。avi是将语音和影像同步組合在一起的音频、视频交错文件格式。bmp是WINDOWS操作系统中的规范图像文件格式，使用非常广泛。dat是一种数据文本文件的扩展名，可用记事本格式打开。png是一种试图替代gif的位图文件存储格式，用来存储灰度图像时，其深度可多到16位；存储彩色图像时，其深度可多到48位，并且还可存储多到16位的α通道数据，它使用从LZ77派生的无损数据压缩算法，由于压缩比高，生成的文件容量较小，一般应用于S60、JAVA或网页程序中。tXt是微软在操作系统中附带最常见的一种文本格式，早在DOS时代应用就很多，主要存储文本文字信息，如今的操作系统大多使用记事本等程序保存，记事本、浏览器等多数软件都可以查看。Xls就是Microsoft EXcel工作表，是一种非常常用的电子表格格式，使用Microsoft EXcel可以将Xls格式的表格转换为网页、Xml数据、Xml表格、使用逗号分隔的文本文件（*.csv）、使用制表符分隔的文本文件（*.tXt）等多种格式。

外部管理系统与档案管理系统之间的集成是航天档案进行综合、统一管理的必然趋势，也为型号档案数字化的全面实现提供了可能性。由于自身的特殊性，非纸质档案数字化处理的基本步骤对质量和保密安全控制有更高的要求。非纸质档案的载体形式多样、保存时间不一，将非纸质载体中记录的档案信息进行数字化转换后，可以向利用者提供更加安全可靠、方便快捷的服务。

参考文献

[1] 孟昭武.论我国刑事证据定义、种类和形式的新变化[J].法治研究，2012（5）：13-20.

[2] 黄建.移动通信室分设计系统IDOS软件的设计与实现[D].吉林大学，2014.endprint