浅析办公自动化环境下公安系统档案管理

摘 要：公安档案是公安系统工作中重要的组成部分，合理科学的档案管理有利于公安系统更加高效地打击犯罪维护社会安定。本文首先介绍了公安系统档案管理的特点和作用，接着分析了在办公自动化背景下公安系统档案管理存在的问题，并提出了针对性的策略，以期更好地为公安工作服务。

关键词：办公自动化；公安系统；档案管理

公安机关是维护我国社会稳定的一支重要力量，主要负责防范打击犯罪、保护生命财产安全等任务，但是随着社会的进一步发展，公安机关也面临众多挑战，例如人口问题以及由人口引发的就业问题[1]；社会贫富差距进一步拉大导致的贫富问题[2]；流動人口、组织犯罪、高科技犯罪、毒品犯罪等问题[3]。因此要在总人数不变的情况下提高工作效率、与时俱进，就要以准确全面的信息作为依据，充分利用办公自动化技术对档案进行管理，使公安档案管理健康完善，更好地为公安工作服务。

1 公安系统档案的特点及作用

对于公安系统档案的涵义在2000年之前都没有一个明确的定义，在2000年国家档案局对公安系统档案的含义进行了界定，在这个表述中认为公安档案是公安机关履行国家法律时形成的专用文件材料，是在进行治安行政管理中形成的历史记录，是由档案、文书档案等组成，服务于公安工作[4]。在管理方法和方式上体现着专业性，具有极强的信息记录性。

（一）公安系统档案的特点

公安系统档案不同于其他部门档案，具有数量大，门类多的特点，是在依法行使职权过程中形成的，公安系统档案从内容、形式、形成、来源等多方面都具有极强的特殊性，这些特殊性如何在办公自动化背景下发挥最大的作用，合理进行开发利用，有利于特殊作用得到充分发挥。公安系统档案主要具有以下几个特点：首先是单元性，公安机关性质职权都是针对特定案件和事件，因此保持了实体的保管单元；其次是使用延续性，公安档案一旦归档后，并不是被尘封，再遇到相关事件时，仍会进行翻阅，继续使用；再次是情报性，公安机关保存的犯罪嫌疑人相关档案都是通过档案方式体现的，这些档案为执法人员提供情报，通过分析情报信息，采取相应的措施，犯罪行为就会从源头上得到有效遏制；最后是滞后性，公安系统档案是对真实案例的记载，一般滞后于事件的发生时间，特别是在突发事件中，无规律可循，档案资料就需要逐步完善。此时只有公安人员经过充分的取证、去伪存真工作后，才能形成对事件的客观认识，因此公安档案资料具有一定的滞后性。同时公安系统档案有机密性，因为牵扯到隐私问题，档案不能让公众知悉，如，刑事案件中需要辨别查找犯罪嫌疑人，形成档案，然后确认重点可疑目标。

（二）公安系统档案的作用

公安系统档案在公安工作中发挥着重要的作用，首先是情报信息作用，在打击和惩治犯罪活动中公安档案以文字、图表、声像等形态形成了具有情报信息的作用；其次是历史凭证作用，公安系统档案并不是后期编写，具有时效性，因此可以成为查询参考依据，具有了凭证价值；再次是具有指导借鉴作用，通过较完善的档案管理可以对公安工作的发展提供借鉴指导作用，减少工作中走弯路犯错误。

（三）公安系统档案管理存在的问题

近年来，办公自动化技术取得了迅速的发展，但是在部分公安系统档案管理中仍然存在众多问题，首先就是管理团队存在的问题，一般都没有专职的档案管理员，即使有档案管理员，也往往是兼职，这些兼职人员大多没有专业的档案管理知识，管理方法水平较低，人员稳定性较差，已经严重影响到了档案管理事业的改革与发展；其次是工作人员观念落后，长期以来在我国公安系统档案管理中形成了“收、管、立、藏”的管理制度，受这种观念的长期影响，部分档案管理人员存在着固步自封的守旧观念，认为档案就是简单的进行装订，然后进行保管就可以了，存在着严重的重“藏”轻“用”的理念；第三是档案人员普遍业务能力欠缺，根据相关调查显示在档案管理人员中，年龄40岁以上的人占了大部分，这些工作人员大部分对于信息技术并不熟悉，对于信息检索也是一知半解，工作方法及思维方式相对落后，这些都适应不了办公自动化背景下对档案管理工作所产生的巨大影响；第四是档案人员队伍不稳定，上文中提到，公安系统的档案管理不同于其他的档案管理，档案员长时间和纸张打交道，接触领导的机会少，获得提拔的机会也少，工作得不到肯定，因此很多人，特别是年轻人不愿意担任这个职务，影响了公安机关档案人员工作队伍的稳定；第五是档案培训指导没有落实，尽管近年来档案管理受到了公安系统的重视，但是大部分管理人员没有专业的知识，这点在派出所中尤为明显。

3 办公自动化背景下公安系统档案管理措施与建议

（一）构建档案基础信息处理库

公安系统要适应信息化时代的发展，就要构建档案基础信息处理库，关键在于构建档案数据库，通过数据库再应用和设计，进行资源的共享和管理，促进档案管理办公自动化的转变。

（二）提升领导层的重视程度

根据相关调查，之所以档案管理办公自动化在各地利用存在很大的差异，其中大部分的原因是领导不够重视，这就需要相关的档案管理人员积极争取领导层的支持，例如采用发放宣传单、专题讲座以及培训教育模式对档案管理工作的重要性与作用进行详细讲解，使系统内人员认识到档案管理工作的重要性，配合档案管理工作的开展。

（三）加大标准化建设力度

要实现办公自动化进行标准化建设是不可或缺的，首先要加大档案管理体制建设力度，进一步规范管理体制，公安系统内部机构对档案管理实施统一管理，使文件前期处理与控制能够纳入到档案管理机构的职责范畴；其次要针对档案管理流程标准进行规范，保障档案管理实现高度的统一；再次要针对技术操作实施标准化处理有效提升工作效率。

（四）注重提升档案管理人员的综合素质，注重网络安全

要实现公安系统档案管理的健康持续发展，就需要提升档案管理人员的综合素质，管理人员要在政治、专业和信息素养上都符合相关要求；相关部门要提高对管理人员的培训，完善档案管理人员的知识体系；同时要重视管理队伍的继续教育，建立科学合理的激励体系，激发管理人员的工作热情。另一方面就是要注重网路安全，档案管理部门的路由器必须要针对全部 IP 地址实施屏蔽处理，针对单位办公自动化系统的内网与外网进行有效的隔离，保障档案系统的安全。

参考文献

[1]雷志刚.公安档案管理信息化面临的困境与出路[J].办公室业务，2017，（07）：53.

[2]李学华，于飞，王冰.密切配合 通力协作努力实现公安业务档案管理规范化[J].黑龙江档案，2015，（06）：17.

[3]刘胜华，朱杰.全面提升档案规范化管理水平—南通市通州区公安局档案工作纪实[J].档案与建设，2014，（02）：81-82.

[4]田萌.浅谈公安院校档案管理工作人员所应具备的素质和能力[J].法制与社会，2012，（33）：201-202.

作者简介

孙娜，女，汉，山东济南，大学本科，烟台市人民警察培训学校。endprint