卫生监督工作中的档案动态信息化管理

许静

摘 要：卫生监督工作是我国卫生行政部门重要的工作内容之一，其具有社会性、强制性、基础性、公共性和开放性的特征。为了促进我国卫生监督工作有效顺利的进行，加强卫生档案信息化管理是必经之路。就目前我国卫生监督档案管理发展情况而言，档案动态信息化管理已成为卫生监督档案管理工作的主要发展趋势，因此本文就从卫生监督档案信息化管理发展的优势条件分析入手，简要阐述卫生档案信息化管理的作用，并提出提高信息化建设水平，促进档案管理现代化的策略。

关键词：卫生监督；档案管理；优势分析；策略

档案信息管理真实的记录了卫生监督事业的运作和发展过程，尽管其属于卫生监督工作中的基础性工作，但其在卫生监督机构良好发展的过程中发挥着不可估量的重要作用。随着现代信息技术的发展，卫生监督工作中的档案管理也进入了全新的信息化时代，这是时代发展的要求，也是档案管理自身发展的需要。

1 对卫生监督档案信息化管理优势条件的分析

1.1 现代信息技术的不断发展

要想实现卫生监督档案动态信息化管理更好的发展，离不开对现代信息技术的应用，尤其是网络信息技术和计算机技术。我国卫生监督档案动态信息化发展的技术基础来自于国家卫生监督网络信息平台的构建，这在很大程度上促使了卫生监督部门加强档案信息化建设，通过加大对网络基础设施建设力度、增强网络平台的联系、加快档案信息化构建的步伐和加深技术交流合作的方式推动卫生监督档案动态信息化管理的发展。

1.2 逐步完善的基础设施与信息设备配置

目前，人们的生活几乎都被计算机设备和物联网所覆盖，就卫生监督档案动态信息化管理而言，与工作开展相关的信息设备配置和基础网络设施均已初步构建完毕，给卫生监督工作实行档案动态信息化管理奠定了良好的设备物质基础。所以，为了更好的落实档案信息化管理工作，卫生监督部门在进行档案管理工作时要顺应时代发展的需要，创新并完善工作方式，将卫生监督档案信息化管理与人工管理两种方式进行有效的融合，合理的调整工作方向，进一步明确工作目标[1]。

1.3 相关政府部门对卫生监督档案管理提出了信息化建设的要求

由于档案管理是卫生监督工作的重要组成部分，而卫生监督工作又是我国卫生行政部门主要工作内容之一，因此相关政府部门也其也相当的重视。在社会信息化发展这种大环境的影响下，加之我国民众对卫生监督部门工作公开化和透明化的需求愈加迫切，因此国家和地政府组织相关学者和专家就卫生监督工作中的档案动态信息化管理进行了深入的分析和研究，对卫生监督部门提出了一系列的档案信息化管理的要求，除此以外，还有来自相关政府部门行政管控力和信息化建设的扶持政策来推进我国卫生监督工作档案动态信息化管理建设，这在很大程度上促进我国卫生监督部门档案信息化管理整体水平的提升。

2 卫生监督档案动态信息化管理的作用

在社会信息技术迅猛发展的过程中，各行各业都逐渐向无纸化办公转变，档案管理工作也由纸质版管理转向了电子版管理。实行档案动态信息化管理为提升整个卫生监督机构工作效率起到很大的促进作用，同时这也为各行各单位进行规划、检查、评比和考核工作创造了便利的条件。

2.1 提升了卫生监督工作的效率

卫生监督部门的监督、监测和行政执法环节都离不开高水平的档案动态信息化管理，而当档案管理中的录入、归类以及入档等环节都通借助电脑系统来处理时，工作流程的简化、人力成本的节省大大的提高了档案管理工作的效率，同时也让卫生监督工作变得更加方便，尤其是开展卫生行政稽查工作中需要调阅相关档案进行查询时，只需对关键词进行搜索就能立刻调阅档案，让卫生监督的行政执法工作变得高效便捷[2]。

2.2 大大节约了存储空间

卫生监督部门的监督环节和监测工作中会出现大量的行政执法文件，这些具有法律效力的重要文件对卫生行政部门开展相关工作有着重要的作用，需要被严格妥善的管理，但长时间积累的纸质文件会占用很大的存储空间。但对档案实行信息化管理就可以有效的利用光盘和云端等超大容量的隐形空间来储存电子文档，大大的节约了纸质稳当的存储空间。

2.3 实现了档案文件的多样性

传统的纸质文件管理只限于保存文字类材料，信息化管理的电子档案不仅能做好文字材料的手机与整理，还能对声音、图像或短片等不同形式的信息与资料做到保存，保证了卫生监督部门在监督和稽查过程中相关文件的完整性，对后期查证和核对工作的开展有很大的帮助，大大的体现了档案文件的丰富性和多样性。

2.4 实现了卫生监督人员知识的智能化更新

档案动态信息化管理的一大特点就是通过一次投入实现多次产出，其中的资源共享、远程服务等大大的提高了档案使用效率，实现了档案信息的管理价值，同时为卫生监督部门的工作人员提供了更多的获取信息的条件和进行知识更新的機会，让档案管理部门通过对信息技术的应用成为了为人们提供多元化和高速度的知识创新服务平台。

3 提高信息化建设水平，促进档案管理现代化

3.1 分级次录入，节省人力和财力

为了让卫生监督档案经信息化建设后能更加凸显档案内容的主题和特征，可以对档案录入实行分级管理，比如，不具有太高考察价值或者反映问题单一的档案信息分入案卷级文件录入；对于涉及到同一个问题的多个不同档案文件，可分为组合级文件录入；对于那些反映问题过于庞杂或包含重要信息的档案文件分入文件级录入。如此分级次录入档案，通过优化录入条目达到了节省人力、财力与时间的目的。

3.2 分轻重缓急，逐步管理

卫生监督档案管理的工作目的就是更好的为卫生监督工作服务，而实现卫生监督档案管理动态信息管理的目的是提高档案文件的使用率，让其加之得到充分的发挥。在档案信息化的建设过程中，为了加快档案管理信息化建设步伐，需对现有的纸质档案进行合理的排序加工整理成电子稳当，具体分类可依据档案信息的重要程度、档案信息的利用价值和档案资料利用率高低的不同[3]。

3.3 分门别类，利用好纸质档案原信息

针对部分卫生监督档案信息内容本就具有良好案卷基础，可在电子录入中直接使用原有档案的目录划分和内容分类。以案件型档案资料为例，当档案信息中的人名、地址和事件时间等用案卷目录直接录入电脑，经计算机管理系统处理后给出统一的编号。这样的做法能在充分利用原纸质档案目录信息的情况下提高电子文档的录入效率。

3.4 确定档案关键词，提高查阅效率

传统的“主题词”查阅法虽然能对文件的分类和整理有一定的帮助，但相比于“关键词”查阅法就显得繁琐，工作效率不高。我们可以从档案名中提取关键词，或者从档案内容中归纳出凸显主题的关键词汇对档案文件进行标识，再以电子文档的形式录入管理系统后经批量处理，形成分类明确文件类别。这种做法不仅解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题分属关系。

4 结语

总而言之，卫生监督档案信息化管理是顺应时代发展，满足人们对监管工作高效、便捷新需要的必然做法，同时也是我国卫生监督工作在新时代背景下必须做出的改革。对此，我么需要对全面实现卫生监督档案信息化管理的优势条件有深刻的认识，以便在今后的信息化建设与管理中更加顺利的完成工作，提高卫生监督工作的效率，促进卫生监督机构健康发展。

参考文献

[1]闫海婷，吴再亮.刍议卫生监督机构档案信息化建设[J].兰台内外，2017（3）：23-24.

[2]李继玉.数字时代下的卫生监督机构档案信息化建设[J].信息与电脑：理论版，2016（19）：66-67.

[3]李茹.关于卫生监督机构档案管理的信息化建设分析[J].科技资讯，2016，14（35）：159-160.endprint