新形式下职业技术学院档案管理的信息化建设

摘 要：新形势下，为了积极推动高校档案信息化建设，促进档案管理的人性化进程，使得档案使用者能够享受到更好的服务，职业技术学院档案管理的信息化建设中，应规避当前档案管理存在的缺陷，加强档案管理信息化平台建设、加强档案管理人员的素养培养、完善档案管理制度、健全档案信息化管理安全措施，新形势下职业技术学院的档案管理更加规范化、细致化、全面化。

关键词：档案管理；职业技术；学院；信息化；新形式

在计算机网络技术的广泛与深入普及的情况下，我国的各大高校逐渐实现了无纸化的办公条件，办公系统向着信息化、系统化、自动化方向发展。传统的档案管理形式已经难以满足现代人们对于高效率、便捷的工作需求，促使职业技术学院的档案管理信息化建设加强，使得档案信息的共享程度不断提高。

1 职业技术学院档案管理信息化建设的意义

1.1 积极推动高校档案信息化建设

职业技术学院是我国教育体系中重要的组成部分，是我国培养技术型、操作能力强人才的重要基地，其办学机制与教学模式对我国高校教育具有很大的促进意义。近年来，我国职业技术学院的规模与种类不断增多，其人才技术的培养逐渐延伸至各个行业，那么，职业技术学院的档案管理工作也日趋复杂和重要，在信息技术快速发展的新形式下，给职业技术学院档案管理工作者带来了新的挑战，档案管理信息化建设与完善也势在必行[1]。此外，职业技术学院档案管理的信息化建设不仅能够较好地解决传统的档案管理中的种种缺陷，更是对我国高等院校档案管理信息化建设具有积极推动的意义。

1.2 促进人性化的档案管理理念

学生档案是对学生的整个教学历程中接受教育情况的重要记录材料，影响着学生的职业发展与前途。但是，由于职业技术学院的学生数量逐渐增多，所包含的档案资料也十分复杂，而档案管理人员有限、能力有限，从而导致一些档案管理不当的问题发生。例如，档案管理过度重视资料的存放，没有提升其应用价值；档案管理服务中重视领导对档案的使用，而忽视学生对档案资料的需求，从而导致部分学生对档案管理人员产生严重的不满情绪[2]。基于此，对职业技术学院档案管理进行信息化建设，具有简化学生档案的作用，还可以降低档案管理人员的工作强度，使得管理者与使用者之间更加和谐，档案管理工作得到人性化发展。

1.3 为档案使用者提供更好的服务

从学生的角度出发，档案管理信息化建设能够便于学生及时有效地收集和汇总自己在校的各方面档案，并能够在自己的考试、升学、就业等方面加以合理利用。此外，学生能够通过网络平台登录，进行身份验证后打印自己需要的档案，提高档案的利用率。从档案管理技术方面来说，信息化建设将规避纸质化档案存在的管理缺陷，还能够促进电子档案与文档之间的相互转换，构建更全面、细致的档案信息，为学生与用人单位均提供了很大的方便[3]。

2 职业技术学院档案管理的现状分析

2.1 纸质材料是主要的档案载体

当前，许多高校的学生档案仍然以纸质为主要的载体，而纸质材料的档案存在保存困难、调转困难等多种弊端，如果档案不能得到长期的保存，其资源信息的利用率将会被降低。职业技术学院的档案管理中，不仅需要服务于教学，还需要为科研与管理服务。由于档案中的材料多为学生的考试信息以及其他受教育信息，而这些信息的承载方式主要以纸质材质为主，所以其信息化程度很低。纸质材料的档案主要存在不易长期保存和占用空间大两个弊端，其存放时间一般在8年左右，超过10年的档案就会被销毁，以减少其占用的空间[4]。而对于学院来说，每学期均需要向档案库中存入大量的纸质档案，这造成档案的过度堆积，给管理者带来很大的工作量，也不便于学生对其进行查询和使用。

2.2 软硬件设备落后，信息化建设程度低

受到资金短缺的影响，职业技术学院在进行档案信息化建设过程中，其软硬件均比较落后，导致信息化建设程度很低。在当前的职业技术学院档案管理室中的计算机，主要用于打印学生档案，而更多的档案管理硬性设备如扫描仪、微缩设备、计算机等均没有得到较好的健全。

2.3 档案管理的规范程度低

职业技术学院档案的信息化建设，对于管理人员的素质要求有所提高，不仅要求其具备更加专业的档案管理知识，还应对现代科技信息技术的相关技能技巧具有较好的掌握。但是，职业技术学院的档案室管理工作人员的专业素质与科技技术掌握程度均偏低，致使档案管理规范化程度被严重拉低。比较明显的就是纸质档案的体式各不相同，其中既包括手写材料，也包括打印资料，对于电子档案的分类又没有做到科学划分和保管，档案资料的存放位置没有严格的规范化。

3 新形势下职业技术学院档案管理信息化建设的策略

3.1 加强档案管理信息化平台建设

职业技术学院的档案信息管理中，应加强信息化建设力度，加强对档案管理信息化平台的建设。首先，学院应投入更多的资金来购置硬性设备，包括数据库服务器、档案信息录入设备和信息存储与管理软件等，为档案管理信息化建设提供充分的硬件基础。其中最重要的 是提高档案信息网络与共享功能。其次，职业技术学院还需加强校内外网络建设，特别是校园网络与档案数据库服务的连接与管理系统建设，充分发挥校园网、校际网与数据库之间的共享功能，发挥档案信息的服务功能[5]。

3.2 完善档案管理制度

档案信息化建设过程中，应充分响应国家相关法律法规的要求，促进档案管理信息化建设稳步进行。首先，应制定一套具有较强操作性的档案管理制度，并制定档案管理信息化建设计划，为学院档案管理信息化建设提供充分的制度支持。其次，在档案管理的岗位设置方面，应保证档案管理工作者具有较高的稳定性，对于不同专业或院系，应至少设置一名档案收集与整理人员。

3.3 加强档案管理人员的素养培养

人才是促进职业技术学院档案管理信息化建设的重要保障，所以，学院应加强对档案管理者的技术与知识培训，建设一支档案管理专业知识全面，对现代科技信息技术的操作技巧强的档案管理人才队伍。

3.4 健全档案信息化管理安全措施

首先，职业技术学院应重视档案管理设备、軟件、技术的安全性审核和建设，提高档案信息安全防护力度。其次，建立档案信息安全管理制度，规范档案信息的收集、电子化、整理、归档、备份和利用等环节，促进信息的完整性得到提高，预防档案信息被泄露或篡改。

参考文献

[1]林燕卿.高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究——以泉州经贸职业技术学院为例[J].江西电力职业技术学院学报，2017，（01）：48-50.

[2]戴彦.档案管理信息化建设的现状及对策[J].城建档案，2017，（01）：25-26.

[3]郑静.加强学院档案信息化管理的举措[J].办公室业务，2016，（03）：52.

[4]朱丽丽.浅谈职业技术学院档案管理信息化建设[J/OL].现代营销（下旬刊），2015，（11）：194.

[5]常鑫.独立学院学生档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2015，（09）：27+29.

作者简介

范晓秋（1978-），男，汉，云南墨江，本科，助理馆员，研究方向：高职院校档案管理。endprint