新时期针对事业单位档案管理工作的几点思考

陈留芳

摘 要：事业单位是经济快速发展与社会和谐发展的支撑体系，档案更是承载重要信息的主要载体。事业单位档案管理工作面临着新的需求和挑战，提升和优化档案管理工作水平，是当前不容忽视的问题。优化事业单位档案管理，不仅有助于满足人民不断增长的物质文化需求，而且对社会事业平稳而迅速的发展有着至关重要的推动作用。本文就新时期事业单位的档案管理工作进行了几点思考。

关键词：新时期；事业单位；档案管理

1 引言

档案管理不仅能够保证整个行政事业单位协调、有序、高效的运行，更重要的是对单位自身的科学发展、社会精神文明的建设、人民群众正当权益的维护都有着重要的作用。如何更好地提升和优化档案管理水平，融入新的发展思路，这是目前我们需要进行深度思考和探究的重要问题。随着我国各项事业的不断发展，传统的档案管理工作方式已经难以适应时代的需求，需要不断的更新和优化。在展开相关管理工作中，我们应该以更加科学的视角，对于管理工作进行优化。

2 档案管理优化的重要性以及必要性

档案管理是组成事业单位日常管理的重要部分，看似微不足道，实则关系重大。事业单位档案管理是许多管理工作重要的决策依据，对事业单位的工作状态、成果、建设及发展有重要影响。在新时期，事业单位的档案管理工作，可以很大程度上体现其人力资源的管理状况和人员的素质。尤其是在信息技术得到广泛应用的时代背景下，很多机构和单位都实现了信息技术的覆盖，事业单位的档案管理工作也应顺应时代发展的潮流，充分借助信息化带来的方便，不断优化档案管理工作，提升事业单位的人力资源管理水平。

目前，我国事业单位的档案管理体系仍不够完善，相关制度仍有待规范，档案管理工作的流程仍不够清晰明确。部分档案管理人员自身综合素质能力相对有限，且从未经过专业培训。档案管理队伍的稳定性也相对有限，人员流动不合理。信息化基础设施不完善，办公环境较为陈旧，档案存放空间没有规范性，这些都在一定程度上影响了档案管理工作的整体效果，导致了档案工作中的一些问题不能进行有效的解决。

档案部门要不断优化档案管理工作，提升管理的效率和水平，进一步充实档案部门的服务功能，能够满足事业单位对信息资源的筛选、分析、汇总等要求，推动事业单位的进一步发展，以便为事业单位提供科学有效的信息资源。

3 事业单位档案管理工作存在的问题及改进措施

（一）对档案工作的不重视

一直以来，没有认清档案工作的重要性是行政事业单位的工作人员，从单位领导到职工本人普遍存在的现象。大多数领导都认为档案工作都属于幕后服务工作内容，不能为单位创造可观的经济利益。而且在年度和任期考核中，上级领导也没有考虑把档案工作纳入其中。因为没有认识到档案工作的重要性，工作人员的责任心不强，没有积极的态度去完成工作，在工作时，存在应付心理，不规范的现象时有发生。对档案工作没有给予足够的重视，导致档案工作长期处于被动状态，规范化和标准化更是不会被谈及。

要想实现对现阶段档案管理工作的全面优化，首先，事业单位应当充分认识到档案管理工作的重要作用，对档案管理工作给予足够重视。从制度层面上入手，对于当前档案管理制度进行调整，使管理制度更加科学化。要根据事业单位的实际情况，以及对档案资源的使用要求来进一步明确档案管理的各种规范和要求。设置专门人员对档案管理工作的质量和情况进行管理监督，使之形成一个围绕事业单位的档案管理体系。同时要不断提升档案管理人员的工作积极性和创造性，明确责任，引导其严格遵守各项档案管理工作规范，不断提升档案管理工作的质量和水平。

（二）工作人员业务素质的欠缺

档案管理工作要求专业性强，技术性高等特点。因此对相关工作人员的业务水平有着较高的要求。随着事业单位的发展，原有的、专业素质较高的档案管理人员被调走，而分配到档案管理部门的人员大多是新手，工作能力往往不能达到标准。没有经过专门的培训，对档案的管理过程不知曉，工作内容对他们来说相对模糊。管理意识淡薄，存在着消极、懈怠的情绪。一些管理人员工作态度不端正，常常因为责任心不强，在收集、整理、归档、装订等方面不够认真，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况。

档案管理工作是一项严谨的工作，对于档案管理人员自身的素质和能力方面有着极高的要求。可以说，档案管理人员的素质水平，直接影响着档案管理工作的质量，影响着各种档案资料的科学性和准确性。为了减少因管理人员素质和水平不足而给档案管理工作带来的限制，我们应当做好人员队伍的全面优化，注重提升档案管理人员的素质水平。引入经验丰富，能力强的档案管理人员。结合内部管理培训，提升整个队伍的整体作战水平。不断提升档案管理人员的工作能力和职业道德观念，在福利待遇方面给予充足支持，进一步保障档案管理人员的工作积极性。

（三）现代化管理设施较为落后

科学技术的不断发展，更新速度迅猛，计算机信息也逐渐深入到我们的生活和工作中。为我们的工作和生活带来了很大方便。然而在档案信息管理系统，由于没有及时、充分的认识和发挥先进技术手段的作用，所以没有将计算机技术广泛运用到档案管理中。其中甚至有些单位档案室库房建造不完善、不规范，档案现代化及档案保护设备配置基本不全，使得档案现代化设备安置无法实行。

优化事业单位档案管理工作，不能仅靠人员调整，硬件设备上也要提供相应支持。事业单位内部应积极加强投入，对服务于档案管理的基础设施进行合理的优化，使档案管理工作在合适的环境下有序进行。做好配套防火防水防盗措施，档案室应避免日光直射。，还需要保证档案室内湿度、温度以及通风。应当确保档案管理部门干净整洁，保证档案信息安全。

（四）档案检索效率较低

相对于手工检索而言，计算机检索的效率较高，然而我国大多数事业单位采用的仍是手工检索。显然，档案检索的效率和档案的硬件设施具有很大的关系。为了提高档案检索效率，许多部门专门研发多种检索工具，认为检索效率与检索工具的数量呈正比。然而若是将检索工具设置的太细、过于繁琐，可能会出现搜索档案重叠的情况，反而不利于检索

检索效率的提高，不仅是速度的加快，更在于检索工具的精益求精。应当结合事业单位实际情况进行改进，在当前档案管理工作信息化建设中，事业单位的档案管理模式也在不断更新变化。对于档案资料的形成、积累、整理、归档等工作环节，应当进行充分研究，落实好岗位的工作职责，引入考核制度，以提高工作人员的积极性，提高检索效率。

4 总结

总而言之，随着新时期经济与社会事业的持续快速发展，事业单位档案管理面临着更高的需求。认识到，安全工作不仅是对原有档案进行保存，还要保障信息安全。提升重视程度，对于档案管理工作中难以满足实际需求和时代潮流的部分及时予以改正，最大限度提升档案管理工作的整体效果，推动事业单位进一步平稳有效发展。

参考文献

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