办公自动化环境下医院档案管理

闫军慧

摘 要：为提高医院管理效率，国内各级医院开始将自动化技术引入到了内部管理工作之中，医院内部办公变得更加智能、高效，而档案管理作为医院管理工作主要内容之一，自然也随之发生了相应的改变，开始朝自动化模式发展。通过对医院档案管理自动化模式运用现状的分析，探索出办公自动化环境下，医院档案管理工作正确开展方式，希望能够对医院档案管理水平提升，带来一定启示。

关键词：电子储存文件；办公自动化；医院档案管理；网络安全

现阶段，医院档案管理工作仍然处于调整阶段，为保证医院运营稳定性，医院需要对档案管理工作予以高度关注，并要明确办公自动化环境中，正确解决档案管理工作问题的方式方法，以确保档案所含价值能够得到完全性体现。就目前情况而言，医院档案管理主要有文件保密性差、自动化水平低以及管理团队有待提高等方面的问题，为制定出合理的问题解决措施，我们首先应对档案管理问题产生原因，展开深度剖析。

1 办公自动化环境中，医院档案管理工作现状

1.1 电子存储文件保密性有待提高

在网络技术进行发展的同时，盗密技术也随之得到了提升，导致电子存储文件保密性以及安全性都受到了直接的影响，医院档案电子文件也是如此。在自动化背景中，部分意愿电子档案存在着被盗用以及被篡改等方面的问题，致使电子文件优势无法得到完全性发挥，医院对电子档案信心也发生了一定程度的动摇，并不利于档案电子化模式的推广。同时由于医院档案特殊性，电子病历中包含着大量的医患隐私，一旦内容泄露，会产生极为严重的后果。

1.2 档案管理自动化水平有待提高

虽然国内各级医院都引进了大量的自动化设备与技术，但就整体而言，还是存在着自动化水平较低的问题，没有达到对自动化技术功能进行深度探究的目标，直接增加了档案管理工作的难度。而这一问题主要是因为软件运用水平不足、自动化资金投入较少以及软件开发能力较弱等因素所造成的，医院需要按照实际情况，制定出相应的问题优化措施。

1.3 档案管理工作有待完善

管理工作是保证自动化技术在档案管理进行运用的基础与前提，但现阶段部分医院的管理工作还是存在着一些问题，有待提高。通过研究可以发现，现存管理问题主要体现在两个方面：第一，管理人员专业性有待提升。管理人员是管理工作主要执行者，与工作开展质量有着直接关联，如果管理人员自动化技术水平相对不足，就会对档案信息采集以及整理等工作的开展，形成直接影响；第二，医院纸质档案规模较大，对其进行定期整理与分类工作的难度较大，这也是管理人员需要面临的一项挑战。

2 管理工作优化建议

2.1 强化管理意识，提高管理工作水平

管理意识强弱程度会对最终管理工作行程直接影响，因此医院应从强化档案管理人员意识入手，对自动化档案管理工作进行强化。医院管理者要对档案管理工作予以高度重视，并要以身作则树立起正确的档案管理意识。同时应加大对档案管理价值的研究力度，并要对研究结果进行大力宣传，要真正将档案管理意识融入到个人思想之中，确保人员档案管理意识水平，以便为自动化环境中的档案管理工作开展，奠定良好基础。

2.2 完善网络监管，保证电子文件安全

针对电子存储文件相关问题，医院应聘请专业人士或与专业机构进行合作，仔细分析出医院目前存在的网络安全问题以及相应隐患，并要结合医院工作特点，对档案信息真实性与客观性进行强化。为此，医院需要设置内部安全管理系统，要保证电子档案信息安全性与完整性，不仅要对防火墙以及加密网络信息系统进行使用，同时还应医院工作流程与等级，对各级工作人员权限进行设置，以降低恶意篡改以及其他方面安全问题的发生。同时医院需要对医患病例以及其他重点档案实施加密，要对文件查阅以及运用权限进行设置，要降低无关人员接触档案的概率。此外还应对网络监管系统进行增强，要以科学化监控模式，对档案信息系统以及医院内容网络系统进行管理，以确保可以及时发现不法分子访问行为，最大限度对文件安全性进行保证。

2.3 完善人员配置，保证工作顺利开展

医院需要对档案管理人员进行合理挑选，要不断对档案管理人员配置进行优化，不仅要定期开展专业性培训，确保管理人员可以掌握更多高效的自动化技术与档案管理技术，以保证整体档案工作开展质量，同时要实施轮流式档案管理值班模式，应保证管理人员可以按照安排，轮流对档案信息进行管理，以保证各种档案管理工作的开展质量。此外，医院还应对档案管理人员进行科学挑选，要对人员专业能力、责任心以及其他相关技能、素养进行考察，以便从源头起，保证档案人员管理团队水平。

2.4 统一管理标准，规范管理工作

为保证档案管理标准统一性与规范性，医院一方面要对电子档案以及文书管理标准进行统一。一般文书管理前期工作并不属于档案部门范畴，档案部门只会对其后期管理与整理进行负责，在实施统一标准之后，两項工作会更加密切，会达到相互配合的模式，能够为医院管理工作提供更好地服务；另一方面要对档案管理业务流程标准进行统一与规范，要明确在办公自动化背景下，档案管理需要通过设置管理标准与流程的方式，对工作人员行为进行规范与引导，以达到对电子档案管理效率进行强化的目标。

此外为解决纸质档案工作量较大的问题，档案管理人员需要通过对信息技术的运用，按照一定顺序对纸质档案进行编号与内容录入，并设置关键词搜索模式。当合理处理之后，只要电子信息能够与纸质档案保持一致，管理人员便可以轻松完成纸质档案搜索与管理，会切实提升档案管理工作效率。

2.5 优化档案系统，提升自动化水平

在对档案管理自动化水平进行提升过程中，各级医院应对自动化档案管理系统展开全面研究，要明确该系统所存在的各项功能与操作方式，并在此基础上，对系统进行升级与合理运用，确保系统具有的功能可以得到妥善运用。同时要提高资金投入量，要对系统性价比以及兼容性进行不断优化，保证系统可以在达到客户相应要求的同时，实现文件管理与运转一体化模式，进而实现高效化系统办公模式，成功带动电子档案发展。此外还应设置独立的档案管理信息系统，创建档案信息共享平台，以达到切实提高档案信息利用率，保证档案信息价值挖掘质量的管理效果。

3 结束语

为妥善改善自动化环境中，医院档案管理工作所存在的问题，各级医院应对各项问题进行正视，要按照设计档案管理需要，对自动化档案管理模式进行不断调整，要结合医院自动化人员以及人员综合能力水平，通过完善管理意识以及网络监管等手段，切实解决档案管理问题，进而制定出理想化医院档案管理意识，确保医院档案管理水平的有效提升，以达到成功带动医院发展的目标。

参考文献

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