高校继续教育学生管理中档案规范化对策

金芳

摘 要：继续教育学生档案是高校档案的重要组成部分，继续教育学生档案的规范化管理也是促进高校继续教育健康发展的保障。随着高等教育的快速发展以及网络信息化的普及，高校继续教育学生档案管理工作应适应社会发展的要求，提升档案管理水平，为档案的开发利用打下基础。本文对高校继续教育学生档案规范化管理进行研究分析，并提出针对性的建议。

关键词：继续教育；学生档案管理；规范化

1 高校继续教育学生档案管理现状

（1）学生档案现状描述

对当前高校继续教育学生档案进行调查分析可知，在数字校园建设与网络技术的推动下，高校档案管理工作取得了长足的进步，继续教育学生档案管理工作日趋规范，档案利用效率也在不断提升。仅从高校继续教育学生档案的现状来看，在日趋信息化的发展趋势下展现出其一些特点。首先，高校继续教育学生档案管理中，由于继续教育学生的生源地较广，流动性较大，这使得学生档案的管理难度加大，尤其是在信息化管理模式下，学生的流动性给学生档案管理提出了更大的挑战。高校继续教育的形式有多种，比如远程教育、函授教育等，而且不少学生并非选择在高校本部就读，这使得学生档案管理工作更加困难，学生档案具有较高的分散性特征。

（2）学生档案规范化管理存在的问题

对高校继续教育学生档案进行的现状调查与分析结果来看，档案规范化管理存在较多的问题。

一是高校档案管理中针对继续教育学生档案管理的体制不健全，缺乏足够的重视，没有常态化的管理规划，这导致在档案管理制度方面存在较大的漏洞；二是多数高校没有专门针对继续教育学生档案管理的规章制度，多是与全日制学生档案管理共用一套管理制度，这使得继续教育学生档案在管理中无法与其特征对应起来，进而导致在档案收集、整理与利用中规范化程度不够；三是高校继续教育学生档案的服务功能有待加强，多数继续教育学生档案被堆放在一起，只有在老师查找学生信息时，或者学生需要自己的档案时，才会组织调取，而且还存在一定的过期不归还现象，这导致高校继续教育学生档案管理缺乏规范的利用服务制度；四是档案高校继续教育学生档案的信息化建设程度不高，无法满足日益增长的档案信息需求。

2 继续教育学生档案规范化管理的意义

继续教育学生档案与全日制在校生档案一样，都是高校档案的重要信息资源，做好高校继续教育学生档案的规范化管理工作，对于丰富高校校史档案资源具有积极的意义。一是高校继续教育学生档案是高校校史档案教育的生动材料，在以后的高校教育中能够起到很好的示范与榜样作用，是高校建设种宝贵的精神财富与精神资源，具有熏陶、教育、激励和感化作用；二是继续教育学生档案是扩大学校社会影响的重要窗口，许多学生在毕业之后产生了重要的社会影响，这对高校自身形象建设具有积极的意义；三是继续教育学生档案是衡量高校办学水平的重要尺度，最好继续教育学生档案规范化管理对进一步拓宽承认高等学历教育课程设置具有积极的意义。

3 高校继续教育学生档案规范化管理对策

（1）增强规范化管理意识，建立规范的规章制度

从现状描述和问题分析可知，当前高校在继续教育学生档案管理中缺乏足够的重视程度，因此在今后的工作中，高校应增强继续教育学生档案规范化管理的意识，档案管理部门应加强继续教育学生档案管理的规范化。高校应结合自身情况，对档案管理人员的自身素质提高要求，使档案管理工作更加规范有序，工作流程能够常规化。针对继续教育学生档案的特点，建立成熟的学生档案管理规章制度，尤其是针对继续教育学生档案管理方面，要制定针对性的规章制度。比如在对继续教育学生档案进行归档时，要明确归档的范围与职责，对学生档案进行查阅时，要制定清晰的递交程序等。

（2）确保学生信息真实完整，做好毕业生档案追踪工作

在不断提升高校档案管理意识的同时，高校档案管理人员要转变传统的工作作风，改变过去“等、靠、要”和事后归档的传统观念，应提高档案管理工作效率，重视继续教育学生档案管理工作，主动有学校教学部门开展紧密联系，及时收集继续教育学生从入学到毕业的所有档案资料，并做到认真检查核实，科学归档保存，确保档案信息的真是可靠。在学生档案资料的收集中，要注重收集有关学生创新能力、实践能力、个人荣誉等反应学生成长的信息资料，使学生档案能够真是的反应学生的个性化成长。

此外，继续教育学生毕业之后，高校档案部门还应与其保持密切的关联，建立起有效的信息沟通渠道，保持对毕业生档案的追踪工作。要对继续教育学生毕业后的成长轨迹、工作轨迹、生活轨迹等信息进行科学的收集与筛选，并及时将信息分类加工，使學生能够感受到母校的人文关怀。

（3）加快档案数字化管理进程

随着信息网络的快速发展与普及，人们获取信息的途径越来越多样化，尤其是网络途径日渐成为人们获取信息的重要途径。在社会信息化与网络化发展的背景下，高校应加强继续教育学生档案的信息化、数字化建设。尤其是针对高校继续教育学生档案分散性特点，提高档案管理的数字化与网络化，能够有效的解决继续教育学生档案分散的问题，进而提升高校继续教育学生档案收集、整理、编辑与利用的效率。

随着学生档案内容的不断增加，数字化能够解决传统档案管理中遇到的诸多难题，比如纸质档案容易损坏，档案丢失与出错不易察觉等问题。在实践工作中，高校档案管理部门应加强档案网络数字化建设，建立高校自己的档案网络平台，将传统档案转变为电子档案，并保存至云盘。

（4）加大继续教育学生档案的开发利用

档案必须要加大利用服务开发力度才能够凸显其价值，只有通过开发利用才能发挥档案应有的作用，更好的为社会服务。因此在高校继续教育学生档案规范化管理中，也应加大对学生档案的开发利用。比如在学校举办各种活动时，可以充分利用丰富的档案资源举办校友档案展，充分发挥档案的社会宣传功能，培育学生知校、爱校、荣校的情感，激发学生刻苦学习、奋发有为的精神。在继续教育学生档案开发利用中，要拓展服务范围，扩大服务功能，实现档案开发利用的网络化管理目标。

参考文献

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