浅析新形势下档案管理信息化建设问题及有效途径

摘 要：在当前社会上各个单位发展过程中，档案资源已经成为十分重要的资源，在单位发展过程中占据十分重要的地位，因而加强档案管理工作也就具有十分重要的作用及意义。在现代社会发展新形势下，为能够使档案管理工作得到更加理想的效果，应当注意加强档案管理信息化建设，从而使档案管理水平及质量得以提升，促进档案管理进一步发展，进而保证档案资源得以更好应用。

关键词：档案管理；信息化建设；途径

随着现代社会不断发展，社会上各个方面对于档案资源也越来越重视，实施档案管理工作对单位及部门发展也具有重要作用及意义。在当前社会不断发展的新形势下，对于档案管理要求也不断提升，因而提升档案管理效果也就十分必要，而档案管理信息化建设可使这一目标得以较好实现。作为档案管理工作人员，应当对档案管理信息化建设加强认识，并且应当通过有效途径及策略积极实现信息化建设，进而使档案管理效果得以更好保证。

1 新形势下档案管理信息化建设的必要性

首先，档案管理信息化建设属于现代社会发展的必然趋势。在当前社会发展过程中，档案管理有着越来越重要的作用；只有在档案管理信息化得以实现的基础上，才能够使档案管理增强便捷性、准确率。对于传统档案管理工作而言，很容易导致管理人员在实际工作过程中出现倦怠情绪，从而可能会造成文件遗漏、检索效率低、查询速度慢等相关情况存在；而在档案管理信息化的基础上，可使档案管理质量得以提升，使工作人员劳动强度得以很大程度降低，可有效避免出现文档存积情况出现，可使工作人员在轻松、愉悦状态下开展工作，从而在实际工作中投入更多精力，使档案管理工作效率能够得以有效提升。

其次，在新形势下档案管理信息化建设属于必然需求。在现代社会经济快速发展及政治民主化进程不断加快的新形势下，随着现代社会不断发展，档案信息用户数量也在不断增加，同时档案类型也越来越复杂；在实施档案管理工作中，人们档案意识也不断提升，档案信息用户数量也在不断扩大，这种情况下必然用户类型增加，而不同类型档案用户需要选择不同方式实行管理，传统档案管理模式已经无法满足实际需求。在档案管理信息化建设得以实现的基础上，可实现对不同档案信息的更好分类管理，可依据不同档案类型选择不同管理模式，可从多个方面入手实现档案高效管理，从而使档案管理效率能够得以提高，使档案管理实际需求得以更好满足，促进档案管理工作进一步发展[1]。

2 新形势下档案信息化建设中存在的问题

2.1 档案信息化建设认识不充分

就当前档案管理实际情况而言，很多单位及部门对于档案管理工作均未能够充分重视，对于档案管理工作的重要性未能够充分认识，由于这种错误理念的存在导致在档案管理信息化建设方面的资金支持及政策支持也就比较缺乏，在实际管理工作过程中也就会有资金不足问题出现。然而，由于在资金方面缺乏投入，很多档案管理部门未能够对老旧设备及时进行更换，这对档案管理信息化建设的实现必然会造成影响。同时，由于缺乏资金投入，相关工作人员的工资待遇也就比较低，导致相关专业人才流失情况比较严重，最终对档案管理信息化建设的实现造成阻碍，因而对档案管理工作缺乏重视已经成为影响档案管理信息化得以较好实现的重要因素。

2.2 档案信息化管理水平比较差

在当前社会不断发展的新形势下，大部分的单位及部门内虽然已经开始实行档案管理信息化建设，然而其信息化程度相对而言仍旧比较低，导致档案管理信息化水平比较差。就当前档案管理信息化建设实际情况而言，相关工作人员虽然对档案信息在相关电子存储设备中进行录入，然而并未能够依据实际情况变化对相关信息内容实行及时有效更新，导致很多档案信息资源仍处于原始状态。由于这种情况的存在，很多档案信息并未能够真实反映，这对档案管理工作质量及效率必然会产生不良影响，从而影响档案管理信息化建设的较好实现。比如，某单位档案管理部门内部的相关档案资源仍处于2016年之前相关信息，对于近两年有关档案信息未能够及时录入，并且以往所发生的一些档案信息变化，并未能够及时更新，从而影响了档案管理信息化管理水平。

2.3 档案信息化专业知识比较差

对于档案管理信息化建设而言，其属于现代社会信息技术发展及应用的具体体现，同时也是社会发展的一种必然趋势。在档案管理信息化建设新形势下，要求相关工作人员需要具备较全面档案管理知识，并且要掌握相关现代化信息技术，在此基础上才能够使自身素质及能力得以提升，才能够为档案管理信息化建设的较好实现提供人才支持。然而，面对新形势下档案管理信息化建设实际情况而言，当前大部分档案管理部门工作人员档案信息化建设专业知识均比较差，对于现代化档案管理知识及相关信息技术并未能够较好掌握及应用，在实际工作过程中仍选择传统管理方式，导致档案管理质量较差，并且对档案管理信息化建设的较好实现十分不利。依据长汀档案部门的调查发现，在当前档案管理部门内部，高级专业人员数量比较少，所占比例仍旧低于10%，而普通专业人员比例大约为30%，其他管理工作人员均为非专业人员，因而现代化档案管理工作人员严重缺乏，影响档案管理信息化建设效果及发展[1-2]。

3 新形势下档案管理信息化建设有效途径

3.1 转变档案管理工作理念

在当前档案管理工作过程中，为能够使档案管理信息化建设得以较好实现，十分重要的一个方面就是应当转变档案管理工作理念，对档案管理信息化建设加强重视。在当前社会发展的新形势下，档案管理信息化建设的实现已经成为必要需求及要求，在档案管理实际工作过程中，为能够使这一目标得以较好实现，档案管理部门及领导均应当对档案管理信息化的重要性加强认识，在此基础上才能够为档案管理信息化的更好实现奠定理想的基础。所以，在档案管理工作实际开展过程中，应当对档案管理信息化建设加强宣传教育，使相关工作人员均应当对档案管理信息化建设加强重视，从而使所有工作人員均应当积极投入档案管理工作中，同时在对档案管理信息化建设加强重视的基础上，也能够在档案管理信息化建设中加强政策、资金支持，从而使档案管理信息化建设能够更好实现相关设备的更新和维护，进而保证档案管理信息化建设更好实现。endprint

3.2 提升档案管理信息化水平

在档案管理信息化建设过程中，还应当进一步提升档案管理信息化水平，在此基础上才能够保证档案管理信息化得以更好实现。在实际档案管理工作过程中，档案管理部门及工作人员应当积极探索新形势下档案管理工作信息化及现代化建设的发展途径，不但要对档案管理信息化相关基础设施加大建设力度，并且对于电子档案应当实施科学化及规范化管理，对于档案信息数据库应当加大建设力度，积极促进档案数字化进程发展，同时应当积极开展档案信息网上查询等相关信息化服务，建立并健全信息化档案管理标准体系及相关安全保障体系，在档案管理网络及信息化得以实现的基础上，为档案的使用获取更大收益。另外，还应当建立档案信息网站，并且使网站与单位内部互联网及局域网相连接，从而使档案信息共享交流能够得以较好实现，使档案信息资源利用范围能够得以进一步擴展，使传统封闭服务能够转变成为开放服务，从而使档案信息化水平能够得以有效提升，进而促使档案信息化建设能够得以提升实现，促进档案管理工作更好发展。

3.3 加强档案管理工作队伍建设

在档案管理信息化建设工程中，除对以上两个方面加强重视，还应当注意加强档案管理工作队伍建设，提升档案管理工作人员素质及能力，从而为档案管理信息化建设提供更好人才支持。在档案管理工作过程中，单位及档案管理部门应当对档案工作人员加强教育培训，从而使档案工作人员能够全面掌握新形势下档案管理信息化建设技术，使其能够运用档案管理信息化技术开展好档案管理工作，使档案管理工作信息化水平得以提升。另外，还应加强档案工作人员在职业道德素养方面的培训、教育，使其职业道德水平能够得以提升，保证能够更加积极投入档案管理工作过程中，这对档案管理信息化建设的较好实现十分有利[2-3]。

4 结语

在新形势下档案管理工作过程中，档案管理信息化建设已经成为必然要求及必然趋势，因而积极实现档案管理信息化建设也就十分必要。在当前档案管理信息化建设过程中，档案工作人员应当积极探索有效途径及策略，积极实现档案管理信息化建设，从而使档案管理信息化建设水平及质量得以提升，促进其更好发展。

参考文献

[1]王晓帆，刘惠，田新赞.新形势下档案管理信息化建设的创新思路探析[J].办公室业务，2016，（24）：79.

[2]杨旭.论新形势下档案管理的信息化建设与实践[J].通讯世界，2016，（21）：212-213.

[3]宁宁，徐秀英，李兆丹.新形势下事业单位档案管理的信息化建设[J].办公室业务，2016，（07）：46.

作者简介

钟斌辉（1977-），男，汉族，福建省长汀县，本科，馆员（档案）研究方向：档案管理。endprint