事业单位档案管理存在的问题探讨

杨萍

摘 要：在这个信息爆炸的时代，信息在很多地方是最具有价值的东西。事业单位的档案便是其中一项，所以事业单位的管理就显得尤为重要。但是我国事业单位的管理还没有到达尽善尽美的地步，所以本研究针对目前事业单位档案管理过程中容易出现的问题进行了讨论，并针对这些问题提出了相应的解决措施。

关键字：事业单位；档案管理；主要问题

自改革开放以来，我国事业单位不断取得好成绩，事业单位在选拔人才的时候主要依靠的就是档案，但是目前我国事业单位的档案管理并没有走在世界的前列，这些问题阻碍了事业单位正常工作的进行。

1 事业单位档案管理存在的主要问题

1.1 档案管理制度不健全

目前，由于我国的事业单位在南北各地分布不均，而且事業单位的基数比较大，在档案管理制度上并没有建立一个健全的规范的规章。在这样的现状下，各地的事业单位内部都存在档案管理工作杂乱散漫，很多档案的标题和标号没有进行明确的规范，很多档案连卷内目录都没有的现象。由于档案管理的制度不健全，导致很多优秀的资料无法完整的保存，严重阻碍了事业单位的正常发展，甚至更为严重的是信息管理和档案管理存在严重的脱节问题，档案和信息失去了统一性将无法发挥其作用，事业单位也会因此停滞自己跟随时代发展的脚步。

1.2 对档案管理的重视程度不够

人事档案的管理工作是以看管，整理为主要内容的工作，其内部性、保密性的工作特征使这项工作减少了很多激情，所以很多一线的工作人员都不知道需要档案管理工作者，在一些事业单位甚至是一些高层管理人员都没有很重视档案的管理。

但实际上，现在人们掌握的知识越来越健全，对工作的要求也越来越高，事业单位之间人才的流动也是日渐频繁，选人单位往往依靠原部门的档案对引进人才做出评估，但是档案管理不认真很容易出现档案信息缺失、失真的现象，给用人单位带来了极大的麻烦。这种情况的出现往往是因为上层领导认为档案管理不需要付出太多的精力，导致下层在执行的时候认为只要档案不丢失，不泄密即可，在思想上根本就不重视。

1.3 档案管理员的基本素质不过关

档案管理员的基本素质不过关与重视程度有一定的关联，但是管理员的基本素质不过关是档案管理出现问题的客观因素，在招募档案管理的时候并没有特别在意应聘人员的科学素养，结果在入职之后他们对于档案的标题与标号都不知道如何标定，他们工作的主旨是只要档案不发生意外即可，结果在后期需要调用档案时发现需要从茫茫案卷中寻找自己所需要的档案，导致工作进度大大受阻。部分事业单位还出现档案管理员不及时打扫档案室卫生的现象，不管是纸质档案还是电子档案对于周围环境的卫生都有一定的要求，大量的灰尘很容易给电脑带来死机的危险，出现这这些情况的根本原因就是档案管理员的基本素质不过关。

1.4 档案管理的信息化程度不够

随着信息时代的到来，越来越多的工作岗位需要计算机的协助。档案的管理也需要现代化的管理，但是还是有很多事业单位没有意识到计算机的重要性，企业内的硬件设施迟迟没有更新，一直依靠老旧的机器，检索速度慢，维修费用高。更多的情况就是个人信息、档案目录输入计算机，但实际在检索的时候还是主要依靠人力寻找，纸质版的档案既不容易查询也不容易保存，这样造成了一定的人事档案管理资源的浪费，还降低了档案查询的效率。

2 提高事业单位档案管理的措施

2.1 建立健全的档案管理制度

事业单位在社会主义建设过程中发挥着举足若轻的作用，想要解决目前档案管理的问题，首先就要建立健全档案管理工作制度，利用科学的手段，对现在事业单位的基本情况进行统计后有针对性的调整。以国家颁布的档案管理法则为中心，根据各地的实际情况创造出适合自己情况的规章制度，但是核心的部分在全国范围内应该是一致的，方便今后工作调动时不会因档案的审核存在太大差异而导致调动不便。

2.2 提高单位内所有人对档案管理的重视

想要提高事业单位的档案管理不仅仅需要外部的规章制度来限制单位内所有人的行为，还需要大家从心里可以真正将档案管理提到一定的高度才可以。首先是单位的领导要重视干部人事档案理工作，可以建立日常巡视小组，对档案存放的地方不定期不定时的检查，对于不认真工作的人员及时清理出去，还可以对档案管理人员的工作进行绩效记录，每半年进行一次考核，推进档案的管理工作向科学化、制度化发展。档案的管理人员应该认识到自己工作的重要性，在平时的工作中兢兢业业，不放松、不懈怠，干好自己的本职工作，不仅仅是依靠外界的因素来促使自己提高认识，自身的思想境界也应该提高。

2.3 提高档案管理者的素质

事业单位的主管在招募档案管理者的时候就应该考察好他们的专业基础，档案的管理者也是需要知道档案在保存的时候的注意事项的，主管不应该为了贪图一点小便宜就招聘一些年纪大的退休人员，相反，如果聘请专业的人才管理档案，在后期档案调配的效率很高完全可以节省出更多的资源。还要对招聘进来的管理人员 进行相关的培训，确保他们可以了解到最前进的档案保存手法和知识。

2.4 加强档案信息化的建设

对于单位事业档案的信息化建设是时代进步的要求，也是今后的档案管理的必然趋势，事业单位必须认识到档案信息化建设的重要性。信息资源库是存放所有档案的总称，其作用就是整合各种信息，方便单位的调用，将先进的科学技术运用到档案管理中可以实现提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。在进行信息化的建设过程中，要充分发挥计算机的智能作用，利用网络完善档案数据，保证档案信息的准确和真实。同时信息化的档案不再是单一的工作表现以及个人信息，职工在工作中参与的重大活动和在活动中的表现都将利用计算机记录在档案信息中，这样可以更加全面地反映职工的情况，使事业单位的档案可以得到最大化的使用。

3 结语

在这个信息占据着重要地位的时代，事业单位的档案作为信息的一部分应该受到足够的重视，虽然目前事业单位的档案管理还有着各种各样的问题，但是只要相关领导人可以提高自己的重视，将档案管理人员的素质提高上来，保证各项工作可以顺利进行，最后将档案管理逐步实现信息化管理，这样事业单位的档案管理便走向了一条正确的道路，事业单位的工作效率也会因此越来越高。

参考文献

[1]刘美莲.浅谈事业单位档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].科教导刊：电子版（中旬），2014（5）：20.

[2]杨艳秋.浅谈事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].城市建设理论研究：电子版，2013（31）.endprint