数字化档案管理在民政系统档案管理中的应用

文/防城港市民政局 陈子港

数字化档案管理在民政系统档案管理中的应用

文/防城港市民政局 陈子港

信息化时代的不断发展在无形中为各社会各方面的发展提供了很大的便利性，尤其是在民政系统档案管理中，倘若实现该方面工作的数字化管理，则势必能在很大程度上提高各民政机关系统档案管理效率的同时推动其他相关工作良好发展。因此，各民政系统档案管理应在实际工作中充分发挥数字化管理的作用，将工作效率逐渐提升，从而为各民政单位其他方面的工作提供更为优质的服务，最大化地满足各方面工作的档案需求。

数字化；档案管理；民政系统

在网络信息技术快速发展的时代背景下，各民政机关单位在系统档案管理工作中实现数字化和信息化不仅顺应时代发展的步伐，同时也是个民政单位在该方面工作的客观发展趋势之一。实现民政系统档案的数字化和信息化管理，不仅在一定程度上对传统档案管理措施产生强有力的冲击，更重要的是进一步体现了社会的不断进步与发展。同时，为对各民政机关单位的系统档案管理工作进行进一步的完善，推动其在该方面工作中的数字化发展，本文就数字化档案管理在民政系统档案管理中的应用进行全面性和深入性探究，并提出几点个人建议，现总结如下。

一、推动民政系统档案管理数字化发展的意义和作用

（一）有利于进一步推动各方面相关工作的良好发展。实现民政系统档案的数字化管理不仅能够将第一手资料进行及时性的归整，同时还能够进一步提高各类档案的利用率。实际上，各类文件形式的档案经数字化后的信息更为准确可靠，能够为各民政相关部门在进行决策时提供更好的依据和服务。与此同时，经过数字化处理后，还可实现档案的智能查询功能，提高办公人员开展相关工作的便利性和快捷性，从而进一步提高整个工作链的工作效率。

（二）有利于进一步强化对文书档案原件的保护力度。在各民政机关单位的系统档案管理工作中实现数字化和信息化，就相当于在潜移默化中对其各类档案罩上了一层强有力的“防护罩”，不仅能够有效确保各类档案的完整性、清晰性和可辨识性，并且还可进一步延长其档案的使用寿命。除此之外，即便是在管理工作中发现某档案出现破损或遭到破坏，亦可以对其进行第一时间的修补或直接利用备用副本来替代。实际上，在档案原件与备用副本的保存工作方面，各民政机关单位通常都会将其分开存放，一次便能够尽可能地将系统档案受到侵害和破坏的可能性最小化，进而有效强化了各类系统档案的完整性和安全性。与此同时，实现数字化和信息化管理，能够将各类重要系统档案尤其是具备保存价值较高的档案直接转化为数字形式进行保存，这样不仅提高了档案管理的便利性，同时也在潜移默化中强化了档案的安全可靠性。

（三）有利于进一步优化各民政机关的经济效益。实现各民政机关单位在系统档案相关工作方面的数字化管理，旨在将纸质档案资料转化为数字档案的基础上，进一步减少其在该方面中的管理成本，同时为系统档案管理人员提供更多的工作便利，例如加快档案查阅和传阅效率等。除此之外，该举措还能够帮助各民政机关单位进一步优化内部管理，从而达到尽可能降低管理成本，实现最大化工作效益和经济效益的目的。

二、当前民政系统档案管理所存在的缺陷与不足

（一）档案管理人员的数字化管理意识较为薄弱。意识决定行为，即各民政机关单位档案管理工作人员对实现文书档案数字化管理认识程度的高低在很大程度上直接决定着其文书档案管理工作的发展和结果。但实际上，受档案自身保密性等特点的影响，加之传统落后管理观念的限制，导致各民政机关单位的领导阶层以及档案管理工作者对实现档案信息化和数字化管理的意识相对较薄弱，因而在该方面的投入亦相对较少，导致档案管理设备与其他工作设备相比十分简陋和落后。甚至还有部分民政机关单位直接将杂物室与档案室设为一处，使得档案无法得到妥善性的管理，由此，各类档案的可利用价值自然而然会不断下降。

（二）各民政机关单位的档案管理措施过于落后。受传统文件和档案管理模式和观念的影响，虽然目前先进的互联网信息技术已应用至社会各阶层和各领域中，但工作人员手工修订和整理各类档案与文件的传统方式依然在实际工作中沿用。由此不仅使得各民政机关单位的档案管理工作效率大打折扣，也使得管理结果不甚理想，不利于其他方面工作的有效开展，同时也将传统档案管理措施的弊端与缺陷暴露无遗。除此之外，由于各民政机关单位在档案管理方面的知识技能参差不齐，从而导致其在档案管理工作中的形式各有千秋，没有统一化的管理标准。

（三）各民政单位档案管理数字化推进人员的综合素质偏低。从当前来看，各民政相关部门以及大中小企业在档案数字化和信息化管理方面依旧只处于起步阶段，尤其是在各民政机关单位的档案实际管理工作中，数字化管理的实施受到各方面的限制，要想有效实现档案的数字化管理，依旧任重而道远。比如，在财务文件或档案数字化管理方面，目前仅限于财务负责人和极少数相关人员接触和负责，传统手工处理账务的方式或借助计算机的半自动处理账务方式依旧是大部分民政机关单位财务工作人员的主要工作形式。除此之外，各民政单位以及各企事业单位的档案管理数字化推进工作人员的专业水平以及职业道德水平落差较大，参差不齐，从而使得如何进一步优化民政机关单位档案管理工作人员推进数字化发展的能力是当前各民政机关单位的重点研究方向之一。

三、推动我国民政系统档案实现数字化管理的建议

（一）不断提高数字化管理软件的先进性。数字化管理设备不够完善是当前各民政相关部门在档案管理工作中的“通病”，也正因如此，才导致档案管理工作日益不规范化。所以，要想有效提升民政系统档案的管理效率及规范性，各民政部门首先就应引进较先进的数字化管理软件，为相关工作人员的工作提供良好的设备，只有确保基础设施的完善，才能确保档案管理工作的顺利开展，从而进一步优化档案管理的规范性。

（二）不断强化各民政机关领导对档案管理的重视意识。

民政系统档案管理工作并不只是该岗位工作人员一个人的事，各民政机关的领导阶层同样要扛起应有的责任和履行应有的义务。所以，各民政机关的领导阶层应在不断提高自身档案管理意识的基础上将档案管理工作以及对档案管理工作者的培养提到日常会议上来，并定时定期听取相关工作人员汇报，积极听取其意见和建议。另外，还应安排特定的时间来研究民政系统档案相关工作，以帮助相关工作人员更好地开展档案管理工作，推进档案数字化管理的良好发展。

（三）不断加大对各类档案数据库表的完善力度。各类档案数据库表的建立和完善是民政系统档案工作实现数字化管理的重要步骤。这就需要各民政机关不断加大对档案数据库表的完善力度，将各类已归档的档案一一录入相应的数字化管理系统中，同时还应对档案实物进行扫描或拍照录入系统。

（四）不断加大对民政机关档案工作管理团队的建设。首先，鼓励和支持民政档案管理人员参加档案数字化管理专业的相关考试，或积极参加相关培训，以进一步提高自身的档案管理水平。其次，通过组织开展民政档案数字化管理业务培训班等方式给工作人员不断灌输先进的管理知识和管理理念。最后，各民政机关单位管理层应定时定期召开相关会议，通过展示档案数字化管理成果等方式，不断强化档案管理工作人员推动数字化管理发展的意识。

四、结语

总而言之，为进一步促进我国民政部门各方面的良好发展，不断加大其档案数字化管理推进力度很有必要。因各民政机关所采用的传统档案管理方式中存在着各种各样的缺陷与不足，所以易导致各方面相关工作的开展受到程度不一的影响，而不断加大各民政部门在档案工作中的数字化管理力度，则能够为其各方面工作的开展提供先进的技术支持，实现自身的可持续发展。

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