以工匠精神雕琢档案——关于对档案利用服务工作的几点思考

文/广东体育职业技术学院 刘媛

以工匠精神雕琢档案
——关于对档案利用服务工作的几点思考

文/广东体育职业技术学院 刘媛

建立档案的目的是为了利用，不仅是为了收藏。档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、编研等任何环节都要一丝不苟。在这些环节中，档案利用服务工作是重中之重。在当今新形势下，档案工作者应如何秉持工匠精神去雕琢档案呢？本文将就此作以下几点思考。

档案利用；服务理念；档案外借

根据国家档案局颁布的《中华人民共和国档案法实施办法》规定，第四章档案的利用，第二十二条《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。建立档案的目的是为了利用，不仅是为了收藏。档案的利用由此引出两个不同的概念：一个是利用档案，另一个是档案利用服务工作。利用档案是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案；档案利用服务工作是指档案馆（室）为满足利用需要向利用者提供档案材料，也就是为利用者服务的工作。《说文》里记载：“匠，木工也。”今天作为文字的“匠”，早已从木工的本义演变为心思巧妙、技术精湛、造诣高深的代名词。它褒扬匠人对产品精雕细琢、精益求精的理念,点赞其钻研技能、打造品牌、坚守信仰的精神和态度。所谓“工匠精神”，就是指作为一名工匠，要有良好的敬业精神，不断雕琢自己的产品，不断改进自己的工艺，对每件产品、每道工序都要凝神聚力、精益求精，“即使做一颗螺丝钉也要做到最好”。在雕琢档案过程中，需要做到四个要点，如树立服务理念，围绕利用需求，注重档案外借，坚持求真务实。

一、树立服务理念

服务是档案工作的生命线。目前，档案利用服务是指被动服务，提供未经加工的档案信息，对利用者需要的档案材料不了解，存在一定的缺陷。

在工匠精神下，档案工作者要树立服务理念，根据利用者对档案材料的需求，要求档案服务改变服务理念和方式，由被动服务向主动服务转变，主动了解档案形成过程，对档案信息进行挖掘，有针对性地提供知识服务。

二、围绕利用需求

围绕利用者对档案材料的需求，要求档案信息深度挖掘，主动进行知识服务，信息快速准确传递。目前档案部门传统档案信息加工为编研和展览等，如学院大事记、学院成果等，偏重重现历史，信息挖掘深度较为有限，已无法满足需求。

在工匠精神下，档案工作者要围绕利用需求，自觉地将满足利用者需求作为各环节工作的出发点，无论是收集、整理、保管、利用，还是编研工作都要围绕利用者需求进行创新和重构。其次, 档案的使用价值取决于档案信息资源的开展规模和程度。一份档案文件价值如何，在于它对国家和社会有多大的利用价值，也就是体现在人们对它的开发利用程度上。

三、注重档案外借

档案部门是保管和利用档案的中心，它所保存的档案成分复杂、内容多样，利用者不可能详尽了解。利用者为查阅档案而来，能否及时查到他们所需要的档案，是衡量档案部门服务质量的重要标志。在工匠精神下，档案工作者要注重档案外借，档案外借是档案利用的辅助手段，利用者在办理一定的批准和借阅手续后，可以将档案借出馆（室）外阅看，但外借档案应有相应的规章制度。

首先，档案外借必须履行严格的批准手续和登记手续，本单位部门必须填写借阅单。外单位还应持有单位介绍信，写明借阅人身份、借阅目的、借阅范围和借阅期限等，经主管档案领导批准后方能借出。

其次，档案借出后，应做好外借管理：时间限制，应坚持越短越好原则，一般不超过一个星期；借出时登记手续必须清楚。案卷的标题、卷号、份数、借阅用途、借期，都必须一一登记，借阅人必须签字；必须填写代卷卡，要在被借阅案卷的位置上，设置醒目的代卷卡，卡上标明借阅卷号、日期、借阅部门姓名，以便检查和催还；必须向借阅部门和借阅人提出要求，维护被借阅档案的完整与安全，不得损坏丢失。

最后，档案归还时，档案工作者要认真清点和仔细检查文件状况，并及时登记归还日期，才能把好档案安全关。

四、坚持求真务实

档案使用中难以避免加速档案的老化和磨损，为了方便利用者重复使用档案材料，提高原始文件使用寿命，应将原始文件制作档案复制本，档案复制是档案使用过程中有效保护档案原件的最好管理办法。档案复制本的优点：扩大了档案的服务面，利用者可以长期、重复使用，保护了档案原件，延长了档案的使用寿命，扩大了档案工作的社会影响，提高了利用效率。但档案复制本也有它的局限性，利用者看不到档案原件，对这些凭证，往往觉得真实感不足。

在工匠精神下，档案工作者要坚持求真务实，指的是复制本必须和档案原件仔细核对，避免出现错处，影响利用者的使用，并在复制本目录备注档案原件来源，以方便利用者查阅使用。

档案利用服务工作是整个档案工作的中心环节，获得有关档案管理的反馈信息，能够比较客观地发现和了解档案工作各环节的工作质量。如收集的档案是否齐全、整理是否科学、鉴定是否准确、检索工具是否适用、保管是否安全等。从而促使我们强化责任担当意识，增强紧迫感，扎扎实实做好这个中心环节的工作，不断提高档案利用服务水平。

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