新形势下电子档案管理存在的问题及对策研究

文/肇庆市高要区人民医院 苏建华

新形势下电子档案管理存在的问题及对策研究

文/肇庆市高要区人民医院 苏建华

由于电子档案管理方式与传统的档案管理模式存在较大差异，导致了电子档案在实际管理过程中仍然存在诸多问题，未能充分发挥其实际价值。本文希望通过针对于当今企事业单位电子档案管理中存在的诸多问题进行探讨分析，从而得出一些可供借鉴的建议和方法。

电子档案；档案管理；档案储存

随着计算机的广泛应用与现代电子技术的飞速发展，各行各业都在经历着翻天覆地的变化，档案管理工作也同样在经历着前所未有的变革。电子档案管理技术的飞速发展固然为单位的日常工作带来了很多便利之处，但是由于其运行特性，加之受诸多外部因素影响，在实际的档案管理过程中产生了不少问题，严重制约着单位电子档案管理工作的开展。

一、电子档案的简介及使用现状

电子档案主要通过计算机内置的磁盘系统对于单位档案文件进行电子化的归纳与存储，一般情况下，电子档案以案卷为计量单位。与传统的档案管理相比，电子档案不仅节约了大量的人力物力资源，而且提升了整个单位的工作运行效率。同时电子档案还具有较高的保密特性，对于一些单位内部的机密档案能够起到很好的保护作用。但是在我国大部分企事业单位中，对于电子档案工作仍然不够重视，档案工作人员对于电子档案的管理抱着敷衍了事的态度，电子档案管理的技术水平也比较落后。这些因素一起导致整个电子档案工作无法有效地开展。

二、目前电子档案管理的突出问题

（一）电子档案管理技术有待提高。单位档案储存工作最重要的部分就是要保证档案的完整性和真实性，但是在如今的电子档案管理工作中，这两大中心环节正在受到严重威胁。电子档案与传统档案相比更加容易被修改，这就使得档案的完整性与真实性无法得到保证。同时电子档案在管理的过程之中由于管理技术迟迟得不到更新，导致档案的后期维护和储存工作难度加大，影响整个单位电子档案的管理工作。

（二）档案长期保存难度较高。由于计算机电子技术的飞速发展，电子档案的储存工作也必须做到与时俱进，但是要想在实际的管理过程中做到这一点则十分困难。因为电子档案数据的庞大与更改程序的繁琐，很多单位的电子档案储存技术往往落后于同时期的储存标准，这就给单位档案的长期储存工作带来了不小的挑战。同时在电子档案管理技术的更新换代过程中，很容易由于外部因素或人为操作不当导致电子档案的原始性受损。

（三）缺乏统一档案管理标准。很多企事业单位在日常电子档案管理工作中并没有制定严格的电子档案管理标准，这就导致在实际的档案管理工作中，容易出现一些由于档案管理标准不统一所导致的档案破坏问题。同时由于缺乏统一的管理标准，电子档案后续的维修和迁入迁出工作变得十分困难。

三、针对于电子档案管理现状的对策

（一）提升档案管理人员的专业水平。针对于单位内部的电子档案管理人员，应该对于他们进行系统的档案管理技术培训工作，提升档案管理人员的专业素质和技术水平。首先，在招聘时应严格考核，不合格者不予录用。其次，邀请专家对管理人员进行培训，使其职业素质得到综合性的提升。再次，组织经验交流会，让各个人员从中获益，除次之外，还能使工作人员的工作热情得到激发。最后，定期对管理人员进行考核，一方面能够构建积极向上的工作气氛，另一方面有助于管理人员个人管理能力和管理水平的增强，从而确保单位的档案管理人员都拥有较高的专业技术水平，能够应对日常的电子档案管理工作。

（二）建立电子档案管理规章制度。在电子档案管理的过程之中，必须建立规范的存储、归档、整理制度，确保整个单位的电子档案管理工作能够有条不紊地正常开展。首先，积极学习借鉴国外先进的电子档案管理经验，结合单位档案管理工作的实际情况，作出初步规划，制定详细的工作流程，例如存储信息需要注意的事项，各个流程间的衔接等。其次，针对于日常管理工作存在的一些重难点，注重对于这些重难点进行细致规划设计。例如对档案的整理，建立分类管理制度，严格要求管理人员按要求整理，制定奖惩机制，提高管理人员效率。只有制定出科学合理的电子档案管理规章制度，才能提升整个单位档案管理工作的水平。

（三）提升电子档案管理技术水平。电子档案的管理工作，一方面要考虑到管理技术的更新性，另外一方面还要考虑到档案管理技术的标准和可衔接性。针对于技术更新问题，单位电子档案管理部门应该及时学习应用先进的电子档案管理技术，不断提升管理人员的技术水平。例如使用自动分析技术来管理更加便捷，使用数字化技术来使档案管理更加详尽，使用3 D激光扫描技术增强档案管理的数字化。针对于标准性的问题，电子档案管理部门应该建立统一规范的档案储存标准，这样不仅有利于日常档案存储工作的开展，也有利于后续的档案维修、更换工作。

四、结束语

在信息技术飞速发展的今天，单位电子档案的管理工作存在不少值得重视的问题。针对于这些常见的电子档案管理问题，我们不仅要建立系统合理的档案管理规章制度，加大对于档案管理人员你的综合培养，还要不断提升更新单位电子档案管理技术水平，唯有这样才能够切实解决电子档案管理中存在的诸多问题，提升单位电子档案管理水平。

[1]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化,2014,13(3):79- 81.

[2]杨红.加强电子档案的管理.做好电子档案的利用[J].中国管理信息化,2014,32(24):124-125.