档案业务指导工作中的问题及对策

文/昭通市档案馆 王萍

档案业务指导工作中的问题及对策

文/昭通市档案馆 王萍

档案馆开展档案指导工作的过程中，应将档案业务中的问题指出来，提出解决问题的方案，这是档案业务顺利开展的有效途径。本文将简述档案业务指导工作中存在的问题，并提出了具体可行的解决对策。

档案业务指导；问题；对策

档案业务指导是一项细致、精细和复杂的工作，是档案管理工作中的关键内容，只有做好档案业务指导工作，才能有效保证档案管理质量。档案业务指导是档案管理工作的重要组成部分，在档案行政管理中处在主体地位与前沿位置，需要加强档案业务指导工作，不断提升档案管理的标准化、规范化与制度化水平，从整体上保证档案管理质量。但是从当前档案业务指导工作来看，有诸多问题急需解决，是影响档案事业发展的重要因素。对此需要相关人员提高重视程度，不断改进档案业务指导方法。这样才能真正发挥出档案业务指导的作用，促进档案事业的长远、稳定和健康发展。

一、档案业务指导工作中的问题分析

档案业务指导工作有着复杂、细致和繁琐等特点，业务指导工作开展成效对档案工作质量影响很大，关系着其速度和发展前途，在档案业务中处于关键的位置，在促进档案管理制度化、标准化和规范化上发挥着巨大作用，是提升档案管理水平的有效手段。受各种因素的影响，现阶段档案业务指导工作还存在很多问题：一是档案业务指导人员数量不足，被指导单位过多，任务繁重。这样只可以在档案收集、分类、组卷和编号等工作上提供指导，不能深入指导档案保管期限划分、编研材料编写等问题，导致工作上发生疏漏。二是因为档案管理人员流动性很强，导致指导工作必须重复开展，为档案管理工作的顺利开展带来了不利影响。因此需要档案馆引起高度重视，积极转变档案业务指导方法，尽快更新思想观念，确保跟上时代发展步伐，促进档案事业的进一步发展。

二、做好档案业务指导工作的对策

（一）注重档案业务指导监管工作。以前档案业务指导工作未履行好已有权利，导致出现了不确定性与软弱性等问题，让指导人员出现了畏难情绪。面对着档案工作发展现状，需要做好档案业务指导监管工作，将相关法规政策落到实处，通过有效的措施，为档案资源建设、档案信息化建设以及档案基础业务建设创造良好的条件。要能够通过指导找出问题，第一时间进行反馈，让档案法规与规范更加完善，同时不仅要做好一般单位与业务的指导工作，还要重视重点单位与工作，集中力量开展档案业务指导工作。如要注意反映时代特点的档案，主要有突发事件、领导人视察以及大型文艺演出等。通过不断提升服务水平，促进社会的快速发展，让档案业务指导工作更具超前性。

（二）转变档案业务指导工作形式。在档案业务指导工作中，要注重合理选用工作形式，确保工作质量与效率得到提升。一是明确规则。要结合上级制定的规章制度，制定有较强操作性的实施细则，出台业务性文件，确保档案管理工作有法可依。二是以点带面。开展档案业务指导工作的时候要注重积累经验，扩大推广范围，特别是在新的档案工作开始时，缺乏经验，存在着众多问题。面对这种情况，要在部分档案室做试点，在业务成熟以后，逐步扩大推广应用范围，提升指导工作效果。三是集中培训。对档案管理中需要改进、技术成熟和具备一定操作性的业务，要以集中培训与全员培训的方式，加强交流、沟通和指导。采取这种方法，可以让档案管理人员尽快接受新业务。

（三）设立档案工作QQ交流群。要尽快设立档案工作Q Q群，实时与基层单位档案管理人员做好交流工作，对于工作中发现的实际问题，及时提供业务指导。Q Q群类型主要包括机关部门档案交流群、企业档案交流群和行政村档案工作Q Q交流群等，在将档案Q Q交流平台建设起来以后，能够让档案业务交流形式得到丰富，实现了对档案工作服务的创新。以往档案服务工作一般以上门指导为主，受到档案部门人力和物力等限制，日常工作中很少与基层档案人员沟通，在采用档案工作Q Q交流群后，有效突破了时间和空间的限制，增加了档案局业务人员和档案员的距离，让交流和咨询更为主动与直接，有效提升了档案业务咨询量。各机关单位能够主动参与到档案工作Q Q群里面，逐步拓展了档案工作延伸范围，能够涉及更多的领域，让基层单位在档案业务中遇到的问题得到妥善解决。

（四）加快档案业务指导信息化建设。当前档案事业发展速度很快，档案工作服务领域也逐步拓宽，指导人员不足的问题日益凸显，不能满足档案业务指导工作需求。在档案信息化建设过程中，也要加快档案业务指导信息化建设步伐，这是解决以往档案业务指导方式局限的重要手段，不仅可以保证档案业务指导效率不断提升，还能减少资金投入。要采取网络解疑答惑的方式，避免指导人员陷入到重复性指导工作中，逐步取代电话答疑，避免浪费时间与资金。这样指导人员可以将主要时间与精力放在典型性问题上，让提供优质档案业务指导服务空间得到拓宽。此外，利用网络开展档案业务指导工作时，让其他单位能够得到相关参考，真正让资源得到共享。

（五）加强对档案业务指导的监管。从传统档案业务指导工作来看，未能实现依法指导，未将法律法规赋予的部分权利履行到位，这样对于档案业务指导工作而言，存在着很大的不确定性与软弱性，也让档案业务指导人员出现了畏难情绪。要从档案工作最新动态出发，加大依法指导档案业务工作的监管力度，将相关法律法规和政策真正落到实处，通过各种有效的方法，加快档案资源建设步伐，提升档案信息化建设水平，夯实档案业务基础。要在档案业务指导工作中及时查找出存在的问题，认真进行反馈与研究，逐步对档案法规与规范进行完善。除了要开展一般单位与一般业务的指导工作以外，还要抓住重点单位与重点力量，将力量集中起来开展指导工作。要跟上时代发展步伐，将侧重点放在社会重大事件、活动与工程中产生的档案资料，将活动中的重点、难点与热点问题查找出来，确保主动、超前地开展档案业务指导工作。特别是可以将时代特点的档案反映出来，包括突发事件、领导人视察和大型的文体演出等，通过提升服务水平，让社会发展需求得到满足。

（六）提升档案管理人员综合素质。为有效提升档案业务指导工作水平，需要档案管理人员具备多方面的专业知识，主要包括会计档案、基建和声像档案等，只有充分熟悉这些档案业务知识，才能保证工作的正常开展，提升指导的正确性。一是增强认识，在档案业务指导工作中保持高度责任心。二是要注重学习，熟悉法规政策，不断提升业务能力。三是形成优良作风，提升档案业务指导工作的针对性与实效性。应从实际情况出发，做好调查与研究工作，全面了解被指导单位的实际状况，找出其中的亮点，做好先进经验的推广工作。应注重将出现的新问题和新情况整理起来，将其中的重点与难点抓住，从各单位性质出发，突出档案业务指导工作的针对性，做到抓住重点，避免出现面面俱到的情况。要注重提升具备较高参考与保存价值档案的质量，将被指导单位工作特点体现出来。四是应不断进行创新，积极改进档案业务指导工作的方法，能够在传统工作方式上寻求突破，跟上时代发展步伐，提升档案指导工作水平，促进档案事业发展再上新台阶。

三、结语

总之，档案业务指导工作有着复杂、细致和繁琐等特点，不仅工作量很大，任务也非常繁重，这对指导人员提出了极高的要求。档案业务指导人员除了要了解法规政策以外，还要在工作中保持高度的责任感，能够善于在工作中总结经验，从被指导单位实际情况出发，合理采取指导方法。同时还要用好各种信息化技术，确保圆满完成档案业务指导工作，为档案进馆创造良好的条件。

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