档案管理工作问题分析

文/云南森林自然中心 李晓婷

档案管理工作问题分析

文/云南森林自然中心 李晓婷

从当前档案管理状况来看，各个行业及组织机构的管理较为混乱，还存在很多问题需要完善，还需要加强对档案管理形势的认识，意识问题所在并明确其原因，根据各自的实际情况进行必要的措施补偿，找到适合本单位发展的档案管理办法。

档案管理；问题；对策

随着我国经济的深入发展，档案在各项管理中的作用逐渐显现，但从当前发展形势来看，档案管理水平还不是很高，存在管理混乱和信息查询困难等问题，和目前高速发展的经济需求不相适应。档案是组织、机构或企事业单位发展历史重要的信息载体，对于协调和促进单位的有序和良性发展有着非常重要的保障作用。在新的历史时期，推动我国档案事业创新发展是当前时代发展的迫切需要，对档案实施现代化创新改革已经成为历史发展的必然要求。要不断引入先进的信息科技技术，以及科学的管理手段，推动档案管理工作的信息化水平。当然这是一项需要大力经费的复杂工程，并需要拥有较高素质的管理人员队伍，而且需要保障档案资源具有良好的安全性能，确保档案资源实现安全和良好的保密功能。所以在目前我国档案管理中还需要解决很多问题。

一、当前档案管理工作存在的主要问题

（一）档案管理制度的缺陷。当前档案管理中普遍存在各种不规范问题，一是表现为档号的不规范问题，二是案卷标题的不规范问题，再次是档案卷内目录缺少的问题，另外还有案卷在组合时随意组合。在档案资源的收集和保管、保护方面存在一定的漏洞，在档案资源的借阅和保密等方面还需要不断完善和提高，相关的管理制度还需要进一步完善和落实，提高规章制度的执行力，使得档案资源具备应有的真实性及相应的使用价值。

当前档案管理中偏重了文书档案管理，而忽视了电子、音像等这类现代化音响制品的收集和整理，使得一些重大活动、重点工程、重点科技和设备的更新改造项目缺乏相应的档案记录，部分档案资料和图纸无法得到及时有效的回收和管理，造成大量珍贵资源的丢失。而对已经收集的文书档案，也没有安全相应的管理规定进行分类管理，使得拒标和内容出现严重的不符，文件缺乏目录，没有加盖归档章等。

（二）档案管理人员的专业水平较低。因为我国档案管理工作发展的时间还不是很长，工作人员队伍内部的文化程度和专业素养存在较大的差异，而且不能及时有效地适应当前档案管理工作发展的需求。在当前社会信息化已经成为时代发展的主旋律，因此对档案管理工作人员的文化水平和专业素质有了更高的要求，需要这些人员具备相应的档案信息深层开挖和研究技能，但是实际上这方面的人才较为缺乏。从目前来看，当前的人才队伍素质和理论水平等都无法适应信息化发展的需求，人员队伍素质和时代发展有着很大的差距。档案管理工作是一项复杂的系统工作，所起到的作用非常重要，对于一个单位来说，是否能够有效利用档案信息资源对于自身发展有着非常重要的影响，对于单位经济和社会效益有着巨大影响，很多机构或单位在档案管理方面基本是一“藏”了事，缺乏专业的档案管理人员，对档案管理的价值认识不足，档案利用效益低，在档案信息资源的开发和利用方面还需要进一步完善。

（三）档案检索效率较低。在档案检索方面一般存在手工检索和计算机检索两种方法，从当前状况来看，还是以手工检索为主，档案部门把很大的工作精力用在了手工检索方面，研究出了各种不同的检索工具和方法。在制作检索工具过程中不是追求数量就是忽视质量，很多单位错误地认为档案检索工具种类越多则服务质量越高。另外在档案管理方面缺乏相应的硬件设施，设备陈旧落后，尽管目前各行各业信息技术获得巨大发展，相应的计算机及互联网技术应用较为普遍，但从目前档案管理状况来看，这方面的应用还不多，手工收集和检索较为普遍，所收集到的信息量较小，不利于档案管理工作的快速发展，档案资源很难得到更大范围内的开发和利用。

（四）信息开发和编制上存在问题。在档案信息的开发和编制方面，很多档案部门都是为了应付检查，随意选择几个主题进行低层次的开发和编研，所研制出的产品缺乏实用性，使用价值不高，尽管有些主题和时代发展有着很强的关系，但是因为所需的时间较长而缺乏实效性。

二、完善档案管理工作的对策

（一）提高档案管理人员的素质。档案工作队伍在建设方面，需要选择有着较高政治素质的、作风正派的、有着很强责任心的党员干部，开展相应的教育和培养工作，采取多种措施充分发挥其积极性和主动性。档案工作人员的素质高低决定着档案管理工作水平的高低，所以档案管理工作人员需要重视自身专业知识水平的提高，要积极参加各种培训和学习活动，积极实践，熟悉档案管理工作的各个环节，通过合理的工作方式不断提高工作效率和效益，要积极探索和应用新的管理模式，不断提高档案管理工作的实用性能，为社会提供更加丰富多彩的实用信息资源。

（二）健全档案管理制度。在制定档案管理制度时需要坚持以下几个要求：一是要坚持合理性和科学性，所制定的规章制度需要和不同单位的实际状况相适应，建立灵活的档案管理机制。需要注意档案管理制度的具体可操作性，使得这些规章和制度在实际执行中可以得到有效贯彻和落实，更好地发挥应有的指导和规范作用。二是要具备双向性，制度是一种约束力，对于约束对象和执行者之间要建立起有效的交流沟通机制，从而确保档案管理工作能够得到有效开展。

（三）改善档案功能。档案管理还需要注意全面性、客观性及动态性，要充分重视档案的功能，在保留原有重要功能的基础上，要进一步丰富和扩大其内涵，为单位发展提供必要而丰富的信息需求及档案内容，更好地为单位的发展提供必要的支持。

（四）利用信息化管理手段。当前社会发展的趋势离不开信息化技术的支撑，在推动档案管理工作发展时需要重视信息化技术的应用，积极引入当代最新的信息科技成果不断促进档案管理工作水平的提高。目前国外很多国家在档案管理方面都积极采用计算机技术和互联网技术，我国档案管理方面也需要积极引入计算机辅助技术，在人事档案计算机辅助管理方面应用信息化技术已经成为必然的发展趋势。如可以借助E X C E L表格来进行人事档案数据库的构建和管理等。

三、结语

对于国家、政府机构、企业、社会团体以及个人来说，档案都是一种非常重要的信息记载原始凭证，由于其原始性和可追溯性从而成为各种组织机构生存与发展的必要资源。文章对于档案管理中存在的若干问题进行分析，并且提出相应的完善措施，分别从档案管理人员的素质提高、档案管理制度的健全、档案功能的改善以及信息化管理手段的普及等内容进行阐释，希望对解决我国档案管理工作中存在的问题有所帮助。

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