浅谈初级中学会计档案信息化管理

文/云南省建水县青云中学 李红英

浅谈初级中学会计档案信息化管理

文/云南省建水县青云中学 李红英

随着计算机技术和网络通信的普遍应用和发展，会计档案的管理也从电算化过渡到信息化，初级中学只有通过信息技术对会计档案进行收集、整理、保管、利用，才能推进会计档案信息化管理的建设和加快初级中学教育现代化的步伐。

初级中学；会计档案；信息化管理

目前我国初级中学规模扩张、招生人数急剧增加，学校经费来源渠道以及途径复杂化，各类经费的数量也在增加，因此初级中学财务核算工作精细化趋势不可逆转。随着信息技术和网络的发展，信息技术的优势越来越明显，会计档案管理更是向信息量大、时效性强、查阅更方便的方向发展，因此传统的会计档案管理模式已经不再适应社会发展的需求。信息化已经成为会计档案管理的必然趋势，如何通过信息技术对初级中学会计档案的信息资料进行收集、整理等使会计档案信息化更方便查阅成为初级中学会计档案信息化管理的重要任务。

一、会计档案信息化管理的必要性

（一）会计档案的全面性。初级中学的会计档案是各个初级中学在进行财务核算过程中形成或接收的，记录并反映了学校经济业务事项，表现形式为具有保存价值的文字、数据、图表等，会计档案是分析、计划、监督和决策学校业务的重要资料。目前，会计档案不仅包括传统的书面纸质材料，更是包括了磁盘、光盘、硬盘等存储的会计数据和相关软件系统等。

（二）要准确地掌握好学校在某个时期的经济财务活动必须要做好会计档案管理工作。会计档案管理工作不仅是学校的基础日常工作的重要内容，更是学校制定政策、规划财务、预算开支、实行管理和合理决策的重要信息依据，对学校的发展起着重要的见证和参与作用。

（三）会计档案管理信息化十分必要。初级中学各项财务工作所需采集的资料越来越多，评估所需的会计资料、各项指标数据等划分也越来越细化，因此只有加快对会计档案信息化管理的建设，才能够更便利更好地为学校各项工作服务。

二、会计档案信息化管理过程中存在的问题

（一）管理制度不完善。目前许多初级中学并没有建立起完善的会计档案信息化管理制度，对于会计档案的归档范围、时间、收集和整理的标准等问题没有具体可行的规定。没有培养相应的档案信息化人才来管理会计档案工作，仅仅强调了财务核算和会计业务工作，忽视推进会计档案信息化管理工作。

（二）管理人员素质有待提升。会计档案管理工作分别涉及到了会计以及档案管理两方面的专业知识，因此要求相关管理人员具备一定的专业知识和素养，即包括会计专业知识以及档案管理专业知识。但是就目前而言，初级中学会计工作人员在财务核算过程中只注重核算与资金管理的部分，忽视了档案管理的要求。由于许多初级中学长期忽略了对会计人员进行专业培训和信息化相关学习，因而会计人员水平良莠不齐，很多会计人员在上岗前都没有掌握会计档案信息化管理所需的专业知识和基本技能。此外，会计档案包括了账簿、凭证、报告等，很多学校会计人员在整理会计档案的时候没有将财务报表中的相关文件、财务活动等进行归档，因此会造成档案缺失和不完整的问题，会计档案信息化管理质量低。

（三）数据信息存在安全问题。在会计档案管理工作中，无论是传统纸质档案还是信息化档案都存在着安全问题。一方面，传统纸质档案经过人为修改后容易被发现，非法修改可以得到制止，但是纸质档案容易发霉甚至是腐烂，字迹也会随时间而变得模糊不清，难以保存；在会计档案移交过程中也可能会发生被抽离的现象。另一方面，在计算机技术发展迅速的今天，会计信息化档案很容易被复制、修改甚至是窃取，病毒、黑客入侵以及间谍软件的攻击也会给会计档案管理带来许多安全威胁。

三、推进会计档案信息化管理的措施

（一）加强对会计人员的培训。推进会计档案信息化管理对会计人员素质要求越来越高，因此需要培养精通现代信息技术并且会把信息化技术与会计档案信息化发展需求结合利用的人才。为了提高初级中学会计档案信息化管理的质量和水平，需要通过各种途径对会计人才进行档案信息化管理相关知识和技能的培训，让会计人员在学习过程中与时俱进，提高自己的综合业务水平的同时形成严谨踏实的工作作风和自主创新的精神，促进会计档案信息化管理效率和水平的提高。与此同时，会计档案信息化管理工作需要对软件和系统安全进行维护，因此会计档案信息化管理工作还需要一批精通电脑操作的人才来维护日常运作、定期备份和更新数据、定期查杀电脑病毒，防止财务系统专用计算机感染到病毒。

（二）加快完善会计档案信息化管理制度建设。要使得初级中学会计档案信息化管理走向规范化、标准化，就必须严格遵循国家制订的相关档案管理的规章制度和要求，并在遵循国家档案管理相关制度的基础上根据本校的实际情况来制订具有自身特色的、完善且实用的会计档案信息化管理制度，以此来指导本校会计档案管理工作。

（三）加强对会计档案信息安全的保障。建立起一套完善的内部控制制度以及会计电子档案安全保密系统，防止信息泄露、被窃取和篡改，加强对安全系统的权限管理，严格区分权限，实行密码和口令控制。

四、结语

在信息技术发展如此迅速的今天，初级中学会计档案管理信息化不仅是社会和经济发展的要求，同时也是会计档案事业的发展需求。因此，必须加强对会计人才的培养，完善会计档案管理制度，加强对会计档案信息安全的保障，健康有序地推进初级中学会计档案信息化管理建设。

[1]徐超臣.浅谈会计档案信息化管理[J].兰台内外,2016(2).