新时期人事档案管理信息化建设研究

文/安岳县人才交流服务中心 陈祖莉

新时期人事档案管理信息化建设研究

文/安岳县人才交流服务中心 陈祖莉

人事档案信息是一个宝贵的资源，对新时期状态下的人才发展以及招纳有着重要作用，为响应新时期社会发展的要求，加强人事档案信息化建设是一项重要任务，本文就此展开探讨。

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人事档案管理的工作内容就是将机关事业单位的个人信息进行收集，集中管理的一个系统化工作。在社会经济和信息化时代的快速发展过程中，人才管理的改革也是作为促进企事业单位及组织发展的一项重要内容。人事档案管理也是机关事业单位人力资源管理工作中的重要构成部分，促进人事档案管理改革对于人才的全面发展起着重要的作用。因此，促进人事档案管理与信息化、网络化的结合，充分发挥其优势，为机关事业单位的发展提供优质的服务。

一、新时期人事档案信息化建设的重要意义

第一，新时期人事档案信息化建设是适应时代发展的重要手段。当今社会现代化发展的同时带动了信息化时代的发展，传统的人事档案信息管理工作已经跟不上时代的发展，已然受到了多方面因素的影响，导致工作效率不提升反而呈持续下滑趋势。因此，我们应该不断推进人事档案管理工作，加强信息化建设。第二，人事档案本身具有一定的价值，档案工作的特点是具有持续性，所以人事档案管理工作必须系统化进行，使人事信息的正确性得到保障。信息化的人事档案信息在确保人事档案的准确性上体现了极大的优势，因为信息化可以设置权限，而传统的纸质档案不能做到这一点。对人事档案管理工作提供了方便的同时也确保档案的安全性。

二、目前人事档案信息化建设存在的问题

（一）基础的设施设备没有得到完善。信息化人事档案管理中，掌握信息技术的同时，硬件设备的支持与工作人员的技能培训也是非常重要的。例如计算机与档案管理员的匹配程度，要保证档案管理员能够熟练操作计算机，才能保证信息化的档案储存和管理工作能够有序进行。目前有部分机关事业单位的计算机信息技术配备不全，加之设备陈旧、软硬件不更新这些问题，阻碍了人事档案信息化建设发展的进程。

（二）信息化管理没有明确的管理标准。需要对信息化的人事档案管理模式提出针对性的目标，才能朝向正确的改革方向进行。建立人事档案管理制度需要机关事业单位根据单位本身的特点和时代的发展需求来进行正确的制定，要保证信息化管理制度的建设在全国范围内是统一的标准，就要有明确的具体的标准。如果制定的管理制度不够明确，会导致相关工作人员思想上对企业失去信心，失去工作的积极性，这种不公平的管理制度会影响工作氛围和工作效率。

三、新时期人事档案管理信息化建设的措施

（一）加强人事档案管理信息化建设的认识。人事档案信息管理采取信息化管理模式，让员工学习互联网应用技术并熟练地使用，便于人事档案信息的收集和整理，使人事档案管理信息传输能够更具时效性。工作人员在操作起来也会感到方便快捷。所以，员工学习档案信息化建设的主要思想和理论是非常有必要的，要了解人事档案管理信息化的目标以及影响。因此，工作人员需要掌握一定的专业水平，要具备较高的工作素养。

（二）加快研发人事档案管理软件。信息化档案管理的相关软件对于信息化人事档案管理的平台搭建有重要作用，应该加快速度研发相关管理软件，建立一个较系统的信息化人事档案管理网络，同时将人事档案管理软件与实际的人事档案数据库相结合，从而增强人事档案信息化的普及力度。在运行操作之前，可以安排相关工作人员进行实践操作并且学习理论知识。特别注意管理软件的工作人员要具备较强的操作能力，在此基础还要注重人事档案信息的安全性与保密性，可以通过设置职能权限的方式来有效保障。

（三）提高档案管理相关工作人员的综合素质。在人事档案管理信息化建设的过程中，要注重对档案管理相关工作人员的基本素质以及工作能力的提升。档案管理工作人员需要具备基础的处理信息的技能，掌握相关的档案管理理论知识，例如，在人事档案信息化管理工作内容中，有的需要运用计算机进行制图或者处理文字、增加音频或者图像等；用数字化方式对人事档案信息进行储存；并使用人事档案管理平台传输信息以达到人事档案共享。工作人员必须将高度的责任感带入人事档案管理信息化建设工作中去，才能有效提升人事档案管理水平。

四、结束语

人事档案管理信息化是档案管理未来的发展趋势，但是人事档案管理信息化建设是一项很复杂并且耗时长的工作，需要档案管理人员和单位其他部门员工共同参与，并积极配合。在信息化建设过程出现的问题，档案管理部门要积极采取措施，推进人事档案信息化建设的进程。

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