PDCA循环法在医院办公室管理中的应用

文/湖南省妇幼保健院 吴良建

PDCA循环法在医院办公室管理中的应用

文/湖南省妇幼保健院 吴良建

医院办公室是医院行政工作中的一个重要部门，其既要服务于医院领导班子，还需要沟通协调部门之间、职能部门之间各方面的工作。所以需要对医院办公室工作特点进行分析，并以此为基础对医院办公室的工作现状以及其中存在的问题进行分析，采取有效的办公室管理方法来开展医院办公室管理工作。本文对医院办公室管理中PDCA循环法的应用进行探讨分析。

PDCA循环法；医院办公室管理；应用

PDCA循环法是由PDS循环演化来的，也称之为戴明环，因为其是美国质量管理专家戴明对PDS循环进行改进产生的模式。PDCA循环法是指计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处置（Act）。将检查结果进行总结并处理，对失败的教训进行总结，将没有解决好的问题规划到下一个PDCA循环中；同时给予成功的经验以肯定，并对其进行合理的推广和标准化。计划、执行、检查、处置这几个过程并不是只运行一次就结束，而是要周而复始地不断运行。在一个循环完成之后，将其中存在的一部分问题进行解决，没有解决的问题需要放入下一个循环中，成阶梯式上升模式。所以有必要对在医院办公室中应用PDCA循环法进行进一步的探讨分析。

一、医院办公室管理工作的特点

在医疗改革不断深入的当下，医院全面满足社会需求，并且能跟上医疗改革的发展步伐，需要做好科学管理，并且从各种角度以及层面学习来对国外的绩效管理法、目标管理法等先进的工作方法以及理念进行借鉴和学习。医院积极引入具体的先进管理理念和管理工具的同时，医院办公室的协助工作则是较为重要的环节。在医院管理实践中引入先进管理理念，医院办公室需要对医院的发展战略、科学管理方法等的推行等进行制定和参谋。在市场竞争力不断增强的当下，医院领导者还需要对新的发展趋势进行研究，并且积极适应。但是，当前的医院领导班子因为受到原有干部选拔培养机制的影响，很多成员都是从临床一线提拔而来的，所以欠缺先进管理理念以及先进管理方法的认识，也不能对其进行较好的应用。这样的情况下，作为医院领导班子参谋的医院办公室，应该突破视野格局，改变以往简单的办文、办事以及办会等办公模式，需要加强对形势信息的收集和获取，对改革趋势以及同行工作情况进行了解，以此提供给医院领导可靠的参谋信息，并对领导的决策进行参谋。

二、办公室管理工作中PDCA循环法的应用分析

（一）对管理目标、管理方针以及管理活动进行计划。计划（Plan）阶段在医院办公室管理中处于制定管理目标以及管理方针的阶段。所以，医院办公室需要成立一个办公室管理提升小组，在这一小组中的直接负责人是医院办公室主任，而首要责任人是医院办公室的每个工作人员。以办公室之前的实际工作和工作安排为基础，进行近期、中期和远期办公室所要实现的目标以及活动计划的制定，同时将总体的工作目标以及活动计划进行细化，将其细化为每个人的工作内容，并对各个工作中的直接负责人以及具体操作人进行确定，以此保证能顺利开展实际操作。比如，在进行近期规划的时候，其具体的工作目标主要涉及到收文处理及时率、发文处理及时率以及印章管理差错率、办会流程化、宣传见刊率以及危机事件处理。其中收文处理及时率需要高于等于95%，需要对医院收文进行及时处理，并且向上级领导及时传送文件，然后根据领导的批示结果将其按时传导给各个相关部门，每份文件在医院办公室的流通时间不应该超过3天；发文处理及时率，要求其及时率也要高于等于95%，对各个科室需要发文的文件进行发文，文件的办结不能超过3天；印章管理差错率需要低于1%，在进行医院印章管理的时候，需要严格根据登记、留底的原则来使用；办会流程化，主要是对医院回忆的计划、组织、执行以及反馈等进行梳理，然后将各个流程告知医院的相关部门，以此来促使各部门会议开展效率得到提高；院刊出版率需要以1期/月的频率来出版；宣传见刊率，需要在当地的主流媒体以2篇/月的几率进行医院宣传稿件的刊登；危机事件处理，需要直接负责人来对危机进行处理，并对其做出快速的反映，提高工作效率。

（二）执行阶段。在执行阶段需要做的工作就是对上一阶段的技术进行执行的过程，全体办公室工作人员在医院办公室管理提升小组的带领下，需要对计划进行认真的执行，并其执行情况向办公室负责人进行定期汇报。主要涉及到收发文管理、印章管理、会议管理以及宣传管理。其中，收发文管理，需要对收发文流程进行整理，然后总结收发文过程中所存在的错漏以及贻误等各种现象，将其中存在的问题找出来，并且根据问题，提出有针对性的流程修改，对日常收发文管理进行改进；印章管理，主要是对印章管理的相关制度进行修订，并且向全院的工作人员传达所修改的制度，让各个部门都能在使用印章的时候严格按照相关制度来进行。当印章和全院的O A系统联合使用的时候，需要流程化和信息化印章的申请、引导审批、印章加盖等所有的过程；会议管理，主要是将医院的办会流程划分为会前申请和准备、会中协作以及会后总结等阶段，并且规定专门的负责人来举行会议，做到责任到人。另外，通过全院的O A系统，能规范化和程序化医院会议的组织流程，同时公示医院会议室的使用情况，这对医院办公室的使用情况以及会议室的使用情况能更好地掌握，进而合理安排会议举办时间和地点；医院办公室宣传管理工作，主要涉及院内宣传和大众媒体宣传两个部分。如院刊、内部网站以及宣传栏等都属于内部宣传，需要对相关内容进行及时更新，同时紧跟时代主题，进行职工文体生活的展示。另外，电视、传统媒体以及网络等都属于大众媒体宣传，能使医院的知名度在一定范围之内得到扩大，并且帮助人们群众对疾病的防治信息进行了解和掌握。宣传工作需要专门的负责人来进行，并且收集和整理各种稿件，做到按时出刊和周期化宣传。

（三）检查阶段。在检查阶段主要是根据第一阶段所指定的相关方针、目标等，对具体的落实情况进行检查，然后在执行过程中将各项制度所存在的问题进行及时总结。对反馈阶段进行检查，然后科主任和相关的工作人员需要根据检查结果，对其中存在的问题进行沟通，在达成共识的基础之上，对产生问题的根本原因进行总结，以此采取更加有效可行的管理措施。首先，办公室负责人应该组织科室内部员工定期召开工作讨论会，并且对办公室内工作人员的工作意见和建议进行筛选采纳。其次，办公室中每个月的工作完成计划，需要办公室各项工作的具体执行人员来进行总结整理，并划分领导对相关情况进行监督，在每次的内部工作讨论会上对工作完成情况进行公布，同时共同讨论相关问题。第三，在每个月月底，都需要整理和计算这个月每项工作的完成率，然后将其汇编成工作计划来完成报表，对收发文及时处理率，院刊出刊情况，印章管理差错率以及宣传见刊率等有没有达到目标进行检查，同时需要与上月的工作完成情况进行对比，对工作的改进程度进行分析。

（四）处置阶段。在医院办公室管理工作中的处置阶段，主要是处理检查阶段的结果。提取和推广成功的管理经验，及时总结其中存在的问题，然后提出相应的整改措施以及整改方案，做到持续优化。如果在这一阶段中存在没有解决的问题，可以将其放入下一PDCA循环中去进行解决。

三、总结

医院办公室是医院行政工作中的一个重要部门，医院办公室需要对医院的发展战略、科学管理方法等的推行等进行制定和参谋。将PDCA循环法应用在医院办公室管理中，能有效改进和优化医院办公室工作，使医院办公室的管理水平得到提高。

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