高职院校毕业生档案管理存在的问题与解决对策

徐 懿

高职院校毕业生档案管理存在的问题与解决对策

徐 懿

高职院校的毕业生档案管理是高校档案管理的重要组成部分，但在管理的过程中存在一定的问题。文章通过毕业生档案的重要性引出高职院校毕业生档案管理中存在的问题，并就存在的问题提出解决对策，希望通过此文帮助高职院校提高对毕业生档案的认识。

高职院校 毕业生档案 问题 解决对策

一、高职毕业生档案的重要性

（一）对学生个人而言

对于毕业生找工作，尤其是公务员录取、企事业单位招聘，人事档案都是其中不可缺少的一项核查内容。公务员在笔试面试通过以后，相关部门就会到高校进行资格审查，人事档案审查就是其中很重要的环节，如果人事档案不全甚至丢失，录取单位就会取消其资格。其次，就是毕业生干部身份的确定，包括后期的转正定级、职务晋升、职称评定、工龄计算等。

（二）对单位而言

高校毕业生人事档案记录着学生个人的学习经历，成绩、在校期间的各种奖惩情况，还反映了高校毕业生的思想道德状况，这对国家机关、企事业单位选拔人才有不可替代的作用。企业可以在短时间内对毕业生的基本情况有个大概的了解。

二、高职院校毕业生档案管理过程中存在的问题

（一）学校对毕业生档案重要性认识不足

很多高职院校在新生入校时将档案收集齐就认为完事了，直到临近毕业前一两个月才开始突击整理，这样对于学生平时的一些奖惩情况不能及时收集，最后整理时不是缺这就是少那的，这样就无法全面真实的反映学生在校情况。

由于学校对学生的档案都不够重视，所以在平时也很少会给学生灌输档案的重要性，哪怕是毕业前也没有提醒，导致学生档案意识淡薄。

（二）学生对档案的重要性认识不足

大多数学生对档案的重要性认识不足，由于现在学生的就业渠道日益扩大，毕竟是少数学生能考上公务员或者企事业单位，大部分学生流向一些民营、私营或合资企业，他们对学生档案没有硬性要求，有的企业甚至觉得管学生的人事档案是件很麻烦的事，甚至有的企业都没有人事管理权，所以导致很多高校毕业生认为自己的人事档案没有任何用途，对自己的档案不管不顾，到需要用时才发现档案的重要性。

（三）学生人事档案转递过程不规范

在实际操作过程中高校毕业生人事档案转递过程中存在着不少问题，部分毕业生档案就是在转递的过程中丢失的。按照正常程序，学生毕业后，毕业生档案应该由学校统一通过机要形式寄出。但从现实情况来看，档案转递过程没有一个统一的标准，有的学校是直接将档案给学生本人，由学生自己交到他们当地的人事局、托管中心或者交到所在单位，有的学生不重视，直接把档案往家里一丢，时间久了自己也不知道档案到哪去了。

（四）档案管理队伍不够健全

很多高校档案管理人员不是科班出身，他们没有经过系统的学习，也没有经过任何的档案管理培训，他们自身可能都对档案的重要性认识不够，有的甚至还不是专职档案管理人员，而是其他部门的职工，兼任档案管理。试问这样不专业是如何能够把档案工作做好呢。随着社会的进步，档案工作向信息化迈进，对电脑不熟练，对档案管理软件不熟练，如何推进档案管理现代化建设呢。

三、完善高校毕业生档案管理的对策

（一）广泛宣传，提高学生对档案重要性的认识

大部分高校很少会专门对学生宣传档案方面的知识，少数可能在毕业前突击宣传一下，这样的效果也不是很好，后果是学生对档案的不重视导致断档或者档案丢失。我们可以在新生入校收取他们档案时就开一次专题会议跟他们强调档案的重要性。在之后的学习生活中如果遇到某些需要放进档案的材料我们再次进行强调，让学生对自己档案收集的材料有个大概的了解，让档案重要性的灌输贯穿他们整个大学生涯。

（二）规范转递程序

学生在签订就业协议后，按照他们的实际情况办理报到证，单位接收档案的直接帮他们把档案转递到单位或当地的人才交流中心，不接收档案的帮他们转递到生源地的人事局或者毕业生就业办公室。

转递前要检查好学生档案里的材料是否齐全，主要包括了学生的高中档案、学生登记表、毕业生鉴定表、成绩单、体检表、报到证以及各奖惩情况证明等。学生的学籍档案在他们毕业时，加入了报到证等相关材料，就变成了人事档案，人事档案具有一定的机密性，所以不能通过普通的快递，更不能经过学生自己的手，而是要通过机要的形式转出，并应做好相应的登记。

（三）加强档案管理人员队伍建设

加强档案管理人员队伍建设是做好档案工作的基础。随着社会的发展，档案事业也随之发展，这对档案管理人员提出了更高的要求。首先，档案管理人员要有过硬的思想素质，做到政治立场坚定，平时注重档案法律法规的学习，这样才不容易在工作中犯错误。同时要有较强的责任心，这是做好档案管理工作的前提。其次，要加强理档案管理人员的岗前培训和继续教育，现在越来越多的新技术、新科技被运用到档案管理工作中，这就要求档案管理人员不断探索档案学科方面的新知识、新技能，做到与时俱进。

高职院校应在档案管理过程中不断总结不足，加强管理，努力提升档案管理能力，以便为广大师生、社会提供档案的有效利用。

（作者单位：长江工程职业技术学院）

徐懿（1983-），女，湖北武汉人，本科，硕士，讲师，研究方向：档案管理。