浅谈知识经济时代企业档案管理的过程优化

古春华

浅谈知识经济时代企业档案管理的过程优化

古春华

在知识经济时代的背景下，现代企业档案管理模式已取代了传统模式。文章以企业档案管理过程优化为视角，对企业档案管理的过程优化面临的问题进行了分析，并依据问题提出了档案管理工作过程优化的建议：创新管理思路、改革管理模式、加强档案管理监督与评审、强化员工培训。

知识经济 档案管理 管理困境 优化对策

知识经济时代的到来给现代企业带来了发展机遇，同时也给企业档案管理带来了新的挑战。在知识和信息的双重冲击下，传统的企业档案管理已逐渐被淘汰，企业档案管理新模式正在推进过程优化。文章从知识经济时代的现实状况出发，分析当前企业档案管理面临的难题，并提出相应的过程优化对策，以期为企业的档案管理工作提供参考。

一、知识经济时代企业档案管理工作的困境

当前，虽然较多企业已逐渐重视档案管理工作，也通过完善法规、提高员工素质等方式以提高档案管理的成效，但是在知识经济时代，企业的档案管理工作仍存在较大困难，主要表现在三个层面[1]。第一，思维层面。受传统管理理念的束缚，企业档案管理仍固步自封，其管理理念不符合知识经济时代的要求。第二，管理层面。多数企业的档案管理内容和方式仍旧沿袭传统的管理模式，对开发利用不够重视。第三，技术层面。档案管理方式沿袭旧制，而在知识经济时代，人们已没有足够的时间来等待管理员长时间的整理，且旧方式既耗才又耗时。只有采用新的信息化技术，及时、快捷地处理档案，才能适应知识经济社会对档案的需求。

二、知识经济时代企业档案管理的过程优化对策

（一）创新管理思路

先进的管理意识、管理思路是企业档案管理的灵魂。现实状况表明，陈旧的档案管理服务，使得企业档案工作失去活力。因此，企业应创新档案管理理念，构建满足知识经济时代需要的档案管理理念。借鉴成功的企业档案管理案例，事前介入、事中参与的新型管理理念和“以人为本”的人力资本管理理念成效较显著。企业应以超前的意识管理企业档案，同时重视员工的心理和行为管理，从而提升企业档案管理绩效。因此，只有具备创新管理思维，才能为档案管理过程优化奠定良好基础。

（二）改革管理模式

知识经济时代下，知识量的增长迅速，档案传统的纸质管理已不能满足需求，因此档案管理方式也需向网络化、大数据管理化发展，将纸质档案转为数字档案。

在企业档案管理模式改革中，需做以下突破[2]：（1）改善工作方式，借鉴“ECM”、“ERP”等信息系统来管理档案，简化操作流程，以提高管理效率；（2）充分利用现代化技术，将先进的信息技术贯穿档案业务、档案管理、信息交流等工作环节，以提高管理水平；（3）更新立卷制度，创新不同管理工作环节中的具体操作方式，以增加管理的灵活性；（4）改变管理评价指标，将“馆藏档案数量”转变为“馆藏档案知识价值含量”，“提供利用的人次”转变为“提供利用产生的社会经济效益”等，即用软性指标来代替硬性指标。

（三）改善档案基础设施建设

现代信息技术为企业档案管理提供了便利，实现了档案管理服务的人性化、优质化。同时，知识、信息等大数据的冲击，也需要企业档案管理的方式以信息技术为主导。因此，企业需要加大基础设施建设的投入，增添信息化设备，为企业档案的信息化管理提供保障，以节省工作耗时，提高档案管理效率。

（四）加强档案管理监督与评审

合理的监督评审是保证良好的执行效果的有效方式，良好的监督和评审制度是企业档案管理的重要保障。因此，企业需要建立与档案管理配套的监督与评审制度，制度内容需包括以下几方面[3]：第一，规范档案管理监督评审的流程，及时根据问题调整监督政策；第二，细化评审指标，将日常档案管理流程的重要细节纳入考评；第三，优化配置监督评审人员，并强化人员专业培训；第四，树立全员监督信念，营造良好的档案管理监督环境；第四，建立有效的反馈机制，强化档案管理员工的交流力度，并通过信息化手段，确保反馈信息的及时传递。通过完善的档案管理监督与评审制度，使得企业档案管理的过程优化能够有效实施。

（五）强化员工培训

“以人为本”的管理理念说明企业档案管理需要加强培训管理员工的综合素质，而作为专业性较强的档案管理工作，其要求工作人员既要具有上进心、责任意识、良好的职业操守以及严谨的工作态度，又具有完善的理论知识和档案管理的现代化技能。因此，企业档案管理需做到以下两点：第一，重视员工技能培训，设定培训计划，全方位拓宽员工视野、更新理论知识、提高专业技能；第二，建立赏罚分明的考核制度，将员工的专业技能划入工资待遇的评判标准，增强员工学习、工作的主动性。

三、结语

随着知识经济时代的到来，企业在接受发展机遇的同时也面临着更多的挑战，企业档案管理工作也需要适应情势的变化，进行相应的改革优化。当前，如何解决企业档案管理遇到的困境，使企业档案管理完成过程优化，是企业管理亟需解决的问题。综上所述，企业应从管理思路、管理模式、管理制度等方面着手创新优化，促使企业档案管理过程实现更好的优化，以提高企业的社会经济效益。

[1]王珊珊,吴航．知识经济时代优化企业管理的重要内容[J]．南方论刊,2012(02)：84～85．

[2]邰曦．知识经济时代企业档案管理的转变[J]．现代经济信息,2016(15)：40～42．

[3]周玉霞,李连运．浅谈知识经济时代的企业档案管理[J]．现代经济信息,2013(07)：65．

（作者单位：东莞电力设计院）