计算机技术在档案管理中的应用方法初探

文/江苏省泰州市政协办公室 程广

计算机技术在档案管理中的应用方法初探

文/江苏省泰州市政协办公室 程广

计算机技术在档案管理中的应用为档案管理工作的高效进行带来了一次发展上的契机，彻底把档案管理人员从繁杂的工作中解救出来，完成了一次实质上的管理技术革命。本文以计算机技术为研究对象，主要阐述了计算机技术在档案管理中的应用方法分析。

信息化；档案管理；计算机技术；方法策略

受传统管理技术的约束，档案管理工作一直采用单一的管理模式，很多情况下都是人工记录和分类，但是档案管理的工作量是非常大的，仅仅依靠人工的劳作可能达不到预期的效果，也很难保障档案管理的高效性。那么如何才能确保档案管理工作的高效性成为了每一位工作人员需要认真思考的问题。随着信息技术的不断进步，为档案管理工作带来了一次新的管理技术上的革命，所谓的档案计算机管理的信息化，就是指以计算机的信息储备功能来进行档案管理。这种档案管理模式所蕴含的信息量是非常大的，而且在管理上也非常方便、高效，可以大幅度提升档案管理的工作效率。

一、保证计算机数据安全的方法

计算机技术在档案管理中的应用虽然可以带来一次管理技术上的革命，可以节省大量的管理时间，提高管理上的工作效率。但是计算机档案管理系统也存在着很大的隐患，数据上的安全问题是计算机档案管理中的核心工作，因此计算机管理人员要在工作过程中做好安全防护工作，保证计算机档案数据的安全工作。比如管理人员可以防止有人盗取档案数据和一些档案资料，可以在输入档案信息之后对数据库进行加密处理，比如一些公司中的档案数据属公司机密，相关管理人员要认真做好安全防护工作，信息加密是必不可少的一个环节。其次管理人员还要对档案数据信息进行备份，其实除了盗取档案信息之外还会有人蓄意破坏档案信息，比如在计算机中输入一些计算机病毒，这种恶意的计算机病毒可以越过计算机上的防火墙去破坏计算机软件，从而导致相关信息的泄露和损坏。因此管理人员就要进行档案数据的备份。档案计算机管理系统安全问题隐患是存在的，在计算机储备档案信息的同时，还要对信息的安全性进行检测，比如有的档案数据信息在输入的过程中可能会由于一些原因受到损害，这时候就要对数据信息进行安全处理，防止在以后的数据存储过程中遇到一些不必要的麻烦。通过这种方法可以给档案数据信息加上一层“防火墙”，从而保障了档案数据信息的稳定性和安全性，可以在很大程度上保证计算机数据信息的安全性。

二、做好档案人员的计算机培训工作

计算机技术在档案管理中的应用对档案信息管理人员提出了更深层次的要求，不同于以往的人工管理方法，现代化的管理人员要熟练掌握计算机管理的操作系统。同时计算机档案管理系统是一环扣一环的，任何一个地方出了差错就会影响到档案管理工作的高效进行。因此做好档案管理人员的培训工作是非常重要的，也是管理过程中的一个重要环节。

档案管理人员的培训工作需要有针对性地开展，比如有的管理人员只是负责档案数据信息的录入工作，这一工作是初始阶段也是核心阶段，可以针对这部分管理人员开展一次计算机技术培训工作，主要讲述在数据录入过程中所需要注意的问题，以及数据信息录入过程中的一些小技巧，比如excel表格的应用可以优化很多的录入过程，节省大量的时间。但是往往有的工作人员不知道如何使用档案管理的计算机软件，这时候可以针对性进行培训。还有的管理人员负责信息的检索和分类，这时候可能会对一些计算机检索环节存在着疑惑，培训人员要主要针对计算机检索和分类方法进行讲述。而有的时候一些资源数据库会不定期地更新，这时候一些操作上就会和以往有所差别，管理人员要及时培训，以免在工作过程中出现问题。通过这种方法可以确保档案管理工作高效率进行，及时对档案管理人员进行培训，对保障管理工作的顺利进行有着积极的作用。

三、完善档案信息管理工作的步骤

传统的信息管理模式在信息检索过程中太过于繁琐和复杂，往往需要花费很多的时间和精力。但是计算机在档案管理中往往会简化这些工作内容，利用信息化和智能化能更好地管理。利用计算机把一些档案信息进行分类归纳、统一制作，然后把位置和时间相关信息输入到计算机当中，便于后期的检索和应用。比如在学校的档案管理中过程中任务量是非常大的，不仅要记录上每一个学生的入学时间、所在班级和学习情况，还要包含部分个人信息。在后期的档案处理过程中也需要对学生档案进行处理，因此可以把学生的个人信息进行编号，按照学院班级进行系统分类，然后把所有的学生划分成若干个小部分，随后按照每一个小部分分别录入信息。并且在检索的过程中只需要输入学院班级和姓名就可以在计算机中找到相关信息，非常方便快捷。

总而言之，计算机技术在档案管理应用中已经大大提升了效率，但是计算机技术还没有在档案管理过程中得到充分作用，这需要工作人员不断地进行探索和思考，力求运用计算机更好地提升管理效率。

[1]李南南.计算机在档案管理中的应用[J].办公室业务,2012(12):58-59.

[2]任绪娥.计算机在档案管理中的应用[J].轻工科技,2012(6):74-75.

[3]唐红杰.浅谈计算机在档案著录管理中的应用[J].科技致富向导,2012(9):42-43.