试论高校办公自动化系统中工作流技术应用

文/陕西学前师范学院 刘然

试论高校办公自动化系统中工作流技术应用

文/陕西学前师范学院 刘然

我国的电子信息技术的发展起步较晚，因此在办公自动化的推行上也相对较晚。20世纪90年代初期办公自动化在中国的发展已经步入成熟。越来越多的企事业单位对于办公自动化的优势予以认可，并将这种技术形式引入到自身的发展中。随着我国网络建设的不断推行，与高校发展相关的网络建设也逐步成型。并引进了一些先进的教学网络系统和科研网络系统。本文将办公自动化的运用与高校工作流程中的计算模型的相互结合作为研究方向，探讨工作流技术对高校办公自动化的作用和影响。

高校办公自动化；工作流技术；应用

办公自动化在高校的使用，充分发挥了其自身的技术优势和信息优势，不仅简化了传统办公的流程和工作量，同时将信息资源以及内容更好地进行了分享和传递。高校办公自动化的发展，有效地结合高校自身的特点，将办公自动化与高校的发展和管理制度相统一，既通过办公自动化的手段实现高校日常办公的目的，又能提高办事效率。办公自动化的发展使得现代化的办公模式与计算机技术以及网络技术更好地结合起来。它是我们经济发展、技术发展的时代产物。通过办公自动化的运用，相关人员的工作不再受到办公时间、办公地点的限制。可以实现全网络覆盖下的协同办公，使相关信息的传递更加高效、快捷，以满足高校高效率办公的需求。

一、运用于高校的办公自动化

（一）高校办公自动化的发展。办公自动化的实际意义就是结合先进的网络技术和计算机设备，将人们日常办公活动的一部分植入到各种设备中。通过设备运行来使人们达到信息处理的目的。其带来的优势就是能够使人们充分地使用信息资源，加大对资源的利用率，从而提高办公质量、办公效率以及数据信息的辅助决策。随着我国信息技术的不断发展，对于高校的办公自动化的水平也有了更进一步的要求。它所面对的内容不再是单一、独立的信息知识的传递和分享，它更进一步向着政务处理、协同办公、知识管理等新的办公自动化的发展领域迈进。

（二）目前的使用现状以及呈现的特点。1.条件不断成熟。受到先进技术和网络发展的不断影响，办公自动化的内容也在不断地增多，同时与办公相关的各种办公设备也不断地加入。使用办公软件制作文档、表格、PPT以及实现文档打印、撰写已成为高校办公的日常。利用电子邮件进行文件传输，不仅快捷高效，同时还能够满足无纸化办公的需求。2.跨区域办公。随着高校规模的不断发展，一些高校呈现多区域的管理模式，校区的地理位置各异，这就给高校的管理带来了不小的挑战。通过办公自动化的引入，实现了移动化办公，相关领导不再需要被捆绑在岗位上，通过移动协同办公的方式就可实现信息的及时更进、决定的及时发布和对应文件的批示。同时通过网络传输，使移动数据和校园网络数据进行连接，从而使移动办公真正凸显其作用。3.信息化管理。高校的管理运行也与企业的运作结构相类似，需要很多个不同部门的支持和协作。实现信息化的管理和办公，将校办、教务、科研、财务、人事等部门相关数据进行协调统一，通过数据集成进行有效信息共享，从而使不同部门能够通过信息分析尽快地进行调整和反应。4.知识更新要求更高。高校知识分子人员众多，是知识数据集中的地方，尤其是科研项目，多数以高校作为源头。因此，必须做到知识的有效规范、整理存储和更新。从而避免由于人员调配而引起的知识数据流失和重复劳动。

二、工作流的内涵

工作流在目前暂没有确切的定义，它是为了更好地提高工作效率而提出的概念。其实际的出发点在于通过与工作流程中的既定目标进行预定义的规则设定，从而使在工作流程中的相关文件、信息以及任务进行自动的匹配，从而达成预期的业务目标。

工作流的概念最初是来源于办公自动化以及生产组织的发展，它是对在日常工作中的一些具有固定流程的活动或者程序提出的一个新型的概念。在工作中加入工作流技术能够使工作中具有特定任务和角色的工作依照一定的程序和规则开展任务，并通过监控的手段来确保工作完成质量。通过这种技术不仅仅能够很好地对程序化的工作进行控制，同时也能够满足服务需求，提升业务流程的进展速度。

三、先进技术的引入所产生的意义

办公自动化在高校的工作中正不断深入，已经成为高校办公过程中不可或缺的技术手段。然而随着信息技术的不断发展，对于办公的效率的要求也不断地提升。我们可以发掘更多的办公途径，无论是信息的检索、存储还是生成都可以通过工作流的形态来更快的达成。通过工作流技术的介入使信息资源、工作效率以及决策力度更进一步得到提升。高校作为知识的传授、更新，科技的研发以及智力的培育主要源头。因此，对于高效率的办公以及简化有效的办公流程的需求更加迫切。它的使用能够促使高校教育质量得到进一步的提升，同时促进科研水平以及改进教育教学环境。信息化、自动化、科技化的发展已经达到能够影响高校发展水平以及管理能力的阶段。因此，高校办公自动化引入工作技术流，对于高校的发展有着独特的意义：

（一）通过工作流的介入，使办公自动化的工作流程和规则更加规范。不仅有效地还原了工作的具体流程，同时也反作用于实际的办公流程使其更加规范。在工作流技术的影响下，对于开展工作的流程中的相关人员以及责任分配等进行了更加明确的划分，可以有效避免人为的失误和随意性问题的产生。对工作的开展进行更加有效的监督机制，使办公自动化的运行更具权威性和严谨性。

（二）增强了管理的力度。通过办公自动化的办公模式，有效地减少了文件信息传递过程中的内耗，通过网络进行更加快捷准确的传递，从而减轻了高校各个校区之间、各部门之间的管理成本，并简化了相关的业务流程。

（三）促进了决策的科学性。工作流的介入使办公更加科学化、信息化、智能化以及资源的整合化。通过办公手段对数据的整理和分析能够有效地得到相应的数据分析，从而通过数据分析结果能够对制定更加合理的决策提供支撑。

四、具体实施方式

（一）文件管理。高校在发展过程中，难免会出现多部门之间协同工作的情况，尤其是涉及上下领导之间的公文批示等问题。需要相关部门的层层审批和复核。不仅加大了工作内容，同时也给各个部门的协调带来一定的难度。通过工作流技术引入，将审核流程引入到计算机的环境中。公文的批复只需要通过电脑端口进行人机交互。通过电脑设定的特定流程，避免了文件传递不及时和对公文内容的修改，对公文的下发有着较大的促进作用。

（二）查询和相关档案的管理。通过技术流的介入，对档案管理和查询进行对应管理系统的整合。帮助使用者更加快捷方便地找到所要查询的文档。同时还能够对文件的传输进行流程上的监控，更加快捷方便地看到文件流转进程。

（三）事务管理。高校的日常事务比较繁杂，通过将工作技术流和办公自动化的有效结合。就能够实现对事务发展的申请、确认、跟踪、管理等一系列的工作内容的开展。不仅提升了对事务管理的有效性，同时还能够更加快速直接地将事务的进展进行分享。

五、结束语

随着工作技术流技术的不断深入，高校的办公自动化水平必然会得到更进一步的提升，通过工作技术流的引导，有效配合日常的工作内容。使办公自动化的内容向更加科学、有效、全面的方向发展，从而更进一步地提升高校的管理水平，促进高校的发展。

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