谈中学档案管理工作的误区及改善途径

文/云南省红河州建水县第三中学 王美言

谈中学档案管理工作的误区及改善途径

文/云南省红河州建水县第三中学 王美言

本文通过分析中学档案管理工作的误区，阐释了中学档案管理工作的改善原则，并就具体的改善途径提出了若干建设性意见。

中学；档案管理工作；误区；改善；途径

在教育改革持续深化推进的新时期，中学档案管理逐渐超越了传统模式下单纯的资料收集与保管的范畴，而是越来越成为学校教育与管理工作的经验总结和未来发展规划的重要参考。与此同时，伴随着信息化的全面普及和渗透，中学档案也日渐成为公众了解和掌握学校教育形式与成果的一扇窗口。档案管理不仅是学校内部管理工作的重要组成，更在很大程度上成为影响学校未来生存和发展的决定性因素之一。

一、中学档案管理工作的误区

管理思想和手段落后、系统性和规范化程度欠缺、人员素质较低且专业化不足是比较常见的误区。长期以来，中学管理工作基本只围绕着教学这一个中心点，只要与教学直接相关的管理形式和内容都会得到领导与各级管理人员的重视。因此与日常教学存在一定距离的档案管理便逐渐被边缘化，无论管理思想还是具体手段几十年如一日，在不思进取中故步自封。由此导致中学档案管理工作始终欠缺足够的系统性与规范化。同时，因为不被归纳到核心工作中，负责档案管理工作的人员或是由某些课任教师兼任，或是后勤行政人员半路出家转岗而来。总之，这些管理人员不仅鲜少接受过专业教育，其在档案管理工作中亦表现出素质偏低、专业化缺乏的问题。

二、中学档案管理工作的改善原则

思想重视、行动落实、与时俱进走信息化发展道路是新时期中学档案管理工作最重要的改善原则。意识决定行动。要彻底改善当前既有的管理误区，必须首先从中学领导到直接管理者开始转变观念，认识到档案管理对学校管理工作整体水平提高的重要促进作用。其次则要从管理规则、形式、手段全方位开始修正和完善并切实将其落实到日常工作之中。最后，教育改革不能仅仅着眼于教学环节，还需要在档案管理层面不断实现现代化、信息化，通过与前沿理念和技术的融合实现管理工作全局的进步。

三、中学档案管理工作的改善途径

（一）转变思想，在意识层面加强对档案管理的重视。中学领导和决策层首先需要加强对档案管理工作的关注和重视，并积极引导和带动具体管理人员以及全体教职员工共同参与到优化档案管理工作进程中来。学校管理层应视具体情况加大对档案管理工作的支持和投入力度，为档案管理营造出更加优良的环境与氛围。应定期开展档案管理监督检查工作，并将其作为学校日常管理工作的核心内容纳入到考核评价体系中。

（二）完善管理体制并加强对相关人员的专业化教育和培训。要尽快完善涉及档案管理的各项规章制度与操作细则，尤其需要根据国家有关档案管理的法律法规及时修改与弥补内部管理规则存在的误区或缺失之处。特别是发现因长期停滞不前导致内部管理内容与法规政策出现冲突的情况时，需要结合学校档案管理实际情况及时更正或删除后新增。而有了相对完善的管理体制、细则后，还需要将具体工作内容与结果等与有关领导和直接管理者的业绩考核进行挂钩。要通过物质或精神的奖罚进一步敦促领导层与管理层与时俱进，在档案管理理论和措施上跟上时代发展的节奏。

（三）紧密结合前沿技术，走信息化档案管理道路。信息时代下改善中学档案管理工作的核心途径之一是实现传统纸质档案的电子化、数据化、线上化，也就是紧密结合前沿技术，走信息化档案管理道路。信息化档案管理最突出的优势之一是能够极大规避纸质档案容易遗失、错漏的常见问题，以电子数据形式存在的档案能够将因自然环境变化造成的潜在损失降至最低。同时，由于电子档案进入系统时需要在一定标准环境下进行，也就确保了原始档案的统一归档处理。这不仅能够让档案管理实现规范化与系统化，也能更加有助于提高档案检索、查询、调取与使用的效率。出于安全性考虑，实现信息化档案管理还应做好平台建设、访问权限设置与内外端口接驳等工作。通常情况下，需要首先建设内部档案管理局域网，给予不同保密级别人员各不相同的访问权限，特别是对高级权限用户的数量和类型必须严加管控。待条件成熟时，再将局域网与外部互联网相联，但为避免遭到攻击或病毒侵袭，还要格外加强病毒查杀与防火墙设置并根据实际需要安排好定期查毒杀毒等工作。

四、结束语

不可否认，虽然教育改革已经推进了相当长的时间，不过长期以来以教育为核心的中学教育和管理工作中普遍存在着对档案管理重视不足的问题，这直接导致了中学档案管理过程中出现种种问题，也使管理的思想和手段发展相对迟滞，难以满足新时期档案管理的时代发展要求。要解决这样的问题，除了需要在思想认识上有所突破外，还需要不断完善管理机制并走信息化档案管理道路。这不仅是中学档案管理顺应时代变化采取的优化创新措施，也是实现教育行业管理工作可持续发展的重要手段之一。

[1]白皎曦.浅谈如何做好中学档案管理工作[J].才智,2012(02):188-190.

[2]谢婷雨.新时期中学档案管理工作探析[J].佳木斯教育学院学报,2012(07):215-217.