现代企业档案管理优化策略的相关研究

文/辽宁排山楼黄金矿业有限责任公司 程光远 李君

现代企业档案管理优化策略的相关研究

文/辽宁排山楼黄金矿业有限责任公司 程光远 李君

伴随市场经济体制的深入改革，科学技术飞快地发展，给企业带来新发展机遇，同时企业面临着极大的挑战。在激烈的市场竞争环境下，档案管理是现代企业运营及管理中的重要构成部分，要求加强企业档案管理工作，必须坚持与时俱进，加大改革创新力度，从而提高现代企业经营的效益。本文分析了现代企业档案管理的现状，并且阐述了现代企业档案管理相关优化策略。

现代企业；档案管理；优化策略

随着我国信息化水平的提升，电子档案也得到了广泛的运用。在现代企业档案管理中，引入了先进的计算机技术，并且构建了信息管理系统，这都对现代企业档案管理有了严格的要求。所以说，怎样对档案管理工作进行创新，促使现代的企业档案管理工作更加规范化和科学化，发挥档案的价值，这是现代企业档案管理者必须要研究的重大课题。

一、现代企业档案管理的现状

（一）缺乏档案管理意识。有部分企业领导者认为档案管理工作在促进企业改革发展中，并不是很重要。在这样的意识下，往往只重视企业经济的发展，将现有的财力人力投入企业生产中，导致在档案管理环节，缺乏积极性及自主性，使得档案管理工作和企业经济发展未有机地结合。目前大多数企业在档案管理工作方面具有一定的难度，主要是因为企业的管理者不重视。因为高层领导者缺乏档案管理意识，经常忽略了档案管理工作。长时间下去，企业没有人创建完整的企业档案管理制度，那么档案管理者就不能有效地执行档案管理制度，提高现代企业档案管理的水平。

（二）档案管理体系不健全。对现代企业来说，只有创建一整套完善的档案管理制度，才能够有效地提高档案管理工作的效率，从而为企业争取更大的竞争力。但是，结合多数企业管理现状来分析，大部分企业在档案管理环节，仍然还存在诸多的问题，最突出问题就是档案管理制度不完善；在档案管理工作方面，缺乏优秀的档案管理员，并且有一些企业没有推行电子档案管理，而是通过纸质方式来开展档案管理工作，加之缺乏专门的企业档案管理部室，导致现代企业档案管理工作难落实和难进步。通过调查表明，有部分企业对档案管理工作中不重视、不规范，有一些档案管理员处在身兼多职状态，依照企业内部的要求听从调整。这样的行为已经违背《中华人民共和国档案法》，不仅阻碍了企业的发展，同时企业的档案信息容易出现缺失甚至泄露等现象。

（三）档案管理信息化水平较低。现阶段，大多数企业在档案管理方面，运用了计算机技术、信息网络技术等等，在很大程度上促进了现代企业档案管理的发展。但是值得注意是，文件与信息传输工作信息化水平比较低，导致现代企业档案管理工作的质量、工作效率受到影响。为什么档案管理信息化水平并不高？主要是因为有部分企业还没有创建出健全的企业档案管理信息系统，在档案管理工作中缺少系统与技术的支持。另外有部分企业创建了管理信息系统，但没有结合档案管理实际情况完善档案管理工作，致使现代企业档案管理不够规范化、科学化以及创新化。

二、现代企业档案管理相关优化策略

（一）注重档案管理工作。不管是企业高层管理者，还是企业档案管理人员，都应当改变过去落后的管理观念，在现代企业运营和管理过程中，应该将档案管理工作归纳到企业重点管理工作内容，并且强化科技建设和创新发展，意识到企业档案管理工作在促进现代企业发展中起到积极的作用。对企业管理者而言，应该起到自身的领导作用，随着现在科技时代的发展，坚持与时俱进，通过现代化管理方法，引进先进的科技，对企业档案管理工作，加大完善和优化力度。另外对企业档案管理工作的重要性，各级领导者应当做好宣传、教育、督导工作，对企业档案管理给予资金支持，强化基础设施建设，更新现代化管理设备，重视创建起更加规范化、信息化以及创新化的档案管理系统。

（二）建立健全的档案管理制度。对现代企业档案管理工作而言，只有通过创建完善的档案管理制度，才能够保证企业档案管理工作的效率及质量，推动档案管理工作更加规范化和科学化发展。在知识经济时代下，现代企业应当坚持与时俱进，加大创新力度，努力构建起创新型企业档案管理体系，对档案信息采集程序与相关注意事项应当加以明确，还要求遵从《中华人民共和国档案法》，结合有关法律和法规，保证企业制定出档案管理制度达到我国法制的要求，使档案管理制度更加标准化，实现有法可依。

（三）注重档案管理法律问题。在现代企业档案管理工作中，我们必须要树立良好的法律意识，特别是档案管理工作交接的时候，这就要档案管理员秉持严谨的态度，做好档案管理交接工作，同时要确保企业内部相关档案信息不被泄露出去，增强档案信息的安全性，使得档案信息更具严密性。目前现代企业档案，凝集记录了企业一切具有价值的信息。在通常意义上，损害企业的档案，将会给企业构成严重的危害，远比损害了企业的财物更严重。所以说，我们应该以法律途径加强防范，通过法律武器确保企业档案信息安全，保护企业合法性权益。例如企业知识产权维护，主要包含了专利权、企业商业机密、商标权、计算机软件、著作权、设计权等等。

（四）加强信息化程度，全面采集档案信息。随着网络化与数字化的迅速普及，为现代企业档案管理带来了新的发展活力，致使企业档案管理方式产生了重大的变化。大部分企业从以往实物保管模式，转变为电子化管理方式，就是说过去的可视识别已经被机器识别取代，我们常说的机器识别代码型就是电子档案。通过计算机技术，加上辅助电子图纸，促使档案信息更方便存储及查询，保证企业电子档案更加形象化和具体化。另外过去文书档案、人事档案、科技档案、声像档案、会计档案和基建档案等逐渐被取代，已经构成企业信息集中系统，对不同的流程与模块进行设置。通过电子档案管理，能够将较分散的管理系统档案经过计算机的相关指令，实现随时性调整分类方案。所以说，在现代企业档案管理中，有必要强化电子档案管理工作，促进现代企业档案管理更加数字化、科学化以及信息化。

（五）加强档案管理团队建设。作为企业档案管理者，必须要具备这样的素质。1.良好的身体素质。2.高尚的思想品质。3.丰富的文化水平。4.较强的业务素质。另外企业档案管理者应当责任心很强，具备进取的精神，并且恪尽职守，为企业兢兢业业作贡献；还要求一定的学习及沟通能力等等。这就要企业定期开展培训活动，组织档案管理人员积极地参与学习，不断丰富自己的档案管理知识，提高自身档案管理技能，并且重视自主性学习，通过多样化途径提升自己，使得档案管理人员的知识结构得到有效优化；企业还可以组织档案管理员到先进企业观摩学习，进一步提升档案管理者的实践能力，帮助档案管理员树立强大的责任心；持续性进行岗位练习，在学习中提高自己。另外作为档案管理者，还需要熟悉岗位职责，清晰各文件的材料，根据管理标准实施科学化分类和整理编目以及立卷。

三、结语

综上所述，随着信息技术的飞速发展，在现代企业档案管理工作中，坚持与时俱进，加大创新力度，促使档案管理工作更加科学化和规范化。这就要档案管理员更新传统理念，重视现代企业档案管理工作，有必要加强制度保障，创建完善的档案管理体系，强化电子档案管理，促进现代企业的稳定发展。

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