新时期高校档案收集工作存在的问题及对策

文/重庆文理学院档案馆 蔡华锋

新时期高校档案收集工作存在的问题及对策

文/重庆文理学院档案馆 蔡华锋

档案收集工作是做好高校档案工作的前提和基础，在新的历史时期，高校档案管理机构应采取有效举措，切实做好档案收集工作。本文就新时期高校档案收集工作存在的主要问题进行分析，并提出具体对策和建议。

高校；档案收集；问题；对策

一、当前高校档案收集工作存在的主要问题

（一）档案意识薄弱，材料收集不齐全。高校档案真实记录了学校发展历史和办学成果，反映了学校建设和发展的全程和全貌，高校档案作为一所学校发展历史的积淀和原始记录，具有“存凭、留史、资政、育人”的特殊价值。但受学校中心工作、传统档案管理思想等因素影响，高校对档案工作重视不够，兼职档案人员流动大、更换频繁、业务不精，专兼职档案人员对新时期档案发挥的作用认识不足，未能充分认识到档案收集工作是做好高校档案工作的前提和基础，往往偏重档案工作的日常管理，对档案收集工作重视不够。导致档案收集工作不到位，应该归档的教学、科研、行政管理等方面材料收集不齐全、不完整、不系统，不符合归档规范和要求，不能真实完整反映学校发展过程的全貌，较大程度上影响了高校档案的利用价值和质量，影响了高校档案管理工作整体水平。

（二）档案移交迟缓，归档材料不规范。根据相关规定和要求，高校二级部门一般应在当年6月底前完成上一年度学校教学、科研、行政管理等方面活动中形成材料的移交工作，以便档案馆及时整理、鉴定、分类、编目和入库。但从实践效果看，仍有不少部门以各种理由拖延档案移交时间，不按时移交该部门应该归档的相关文件和材料，影响档案管理后续工作的正常运行，影响档案管理工作的顺利有效开展。在已经收集的档案材料中，有诸多不规范之处，主要表现在以下几个方面：一是文件材料不完整，系统性不强，比如有些部门移交的文件材料只有上级的批复文件，相关部门的论证报告和请示欠缺；二是文件材料的原始性不强，比如有些部门移交给档案馆的文件材料是复印件，为了利用方便，原件却留在本部门；三是文件材料书写不符合归档要求，比如有些部门移交的文件材料涂改严重，甚至用圆珠笔、红笔书写，不利于永久保存。

（三）收集制度滞后，约束机制不健全。俗话说“没有规矩，不成方圆”，制度是通过组织行为改进原有规程或建立新规程，以追求一种更高的效益，它保证了良好的规矩、规则和秩序，是各项工作有效开展的重要保证。《档案法》第十条明确规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。尽管档案法律、法规对档案材料收集作了相关规定和要求，然而在实际工作中，有的高校没有根据自身发展和实际情况制定具体实施细则；有的高校还沿用原来的规章制度指导档案收集工作；有的高校虽然制定了档案收集相关规章制度，但由于档案管理部门行政职能不高、管理权力有限，无法采取强硬举措，导致业务部门执行力不强，二级部门兼职档案人员在档案收集过程中，收多收少一个样，干好干坏一个样，档案收集工作无法落到实处。

（四）收集方式单一，信息化水平不高。在传统的档案管理中，高校档案收集工作一般是在当年6月前，集中一次时间，对上一年度各二级单位形成的材料进行归档，收集时间固定，方式单一。但由于高校档案材料形成的多样性和特殊性，这就要求档案收集工作的时间不能太统一，有的档案材料收集宜采用自然年度，如党群、行政档案等；有的档案材料收集宜采用学年度，如教学档案等；有的档案材料则需随时收集，如学校临时重大活动、基建工程项目竣工验收等。随着科学技术发展，信息技术已在档案管理中广泛运用，但面临招生、教学、基础设施建设、就业等方面压力，高校对档案信息化建设投入不足、重视不够，信息化档案设施设备比较陈旧，有的高等学校仍采用单一的人工收集纸质档案方式，没有很好利用现代信息技术收集、整理、保管、利用档案，没有将档案信息化建设列入学校发展规划，影响了档案收集工作的质量和效率。

二、新时期加强高校档案收集工作的对策

（一）加强档案工作宣传，提高档案意识。思想决定认识，认识决定行动，只有先解决了思想上的问题，才能更好引领行动，由此可见提高档案意识非常重要。一是要加强档案法制宣传。高校要顺应时代潮流，适应社会新需求，创新档案法制宣传方式，采取喜闻乐见的方式进行宣传，特别是要充分利用现代网络技术进行档案普法和法治宣传教育，发挥现代媒体的优势和作用，大力宣传档案工作，普及档案法律知识，要让学校各二级单位负责人充分认识到档案工作的重要作用，要让学校专兼职档案人员充分认识到依法移交档案是他们的义务，要让学校师生员工了解档案、关心档案。二是要加强档案知识的宣传。要充分利用校报、校园广播、橱窗、展板等方式广泛宣传档案知识，特别是要重点宣传与档案收集有关的规章和制度。要让学校专兼职档案人员熟悉档案知识和业务，知晓档案收集方式和方法，要让他们认识到日常工作中形成的文件材料、教育教学成果，都是学校宝贵的财富，确保档案收集齐全、完整、系统。三是充分利用馆藏资源进行成果展览。充分利用学校档案管理部门有价值的馆藏精品和生动的案例介绍，如建校初期的老照片、毕业生照片等，使原本在库房的档案走向校园，走向师生，使广大师生自觉体会到学校档案的重要价值和人文精华，从而走进档案，全力支持学校档案收集工作。

（二）采取多种收集方式，确保应收尽收。档案材料收集工作是档案管理工作的基础性工作，没有收集工作这一流程，档案管理工作就好像是“无米之炊”。在档案收集工作中，可以采取以下几种方式进行：一是集中收集。集中收集是高校目前档案收集工作的主要渠道和方式，根据各高校档案部门归档相关制度，各二级部门按照学校的归档范围和要求，在规定时间内将上一年度本单位形成的档案材料依照流程和规定向档案部门移交，集中收集适用于文件材料比较集中的档案，比如一年来学校形成的文件、会议记录、学生成绩、录取名册等。二是专题收集。专题收集适用于不是经常进行的学校重要活动、重大事项、重点建设工程或特色工作，比如教学评估工作、党代会、工代会、学代会、团代会、学校校庆等，这些重大活动中形成的文件和材料，为了确保归档资料的完整性和系统性，同时有利于今后利用和查阅，可采用专题收集的方式，活动结束，立即启动档案收集工作，避免时间久远或人员变动造成档案丢失。三是临时收集。临时收集主要针对二级部门没有在规定时间向档案部门移交或按照相关规定未移交的档案材料，档案部门工作人员应严格履行自己的工作职责，督促相关部门在规定时间内向档案部门补齐尚未移交的档案，确保应收尽收，确保档案的系统性。

（三）制定完善的规章制度，为档案收集提供制度保障。做好高校档案收集工作，必须制定与收集工作相关的规章制度，为档案收集工作提供制度保障。一是制定档案收集规范。明确档案收集人员的职责，督促档案工作人员严格按照规章制度和相关流程收集档案。特别是要根据各高校实际情况制定翔实的档案收集范围指导性意见，用制度规范工作行为，用制度规范档案收集，确保有章可循。二是引入考核机制。将档案收集工作列入高校二级部门年度工作目标，作为该部门年度考核的重要内容，在二级单位考核中档案工作拥有否决权，与部门年度考核直接挂钩。三是实施督办机制。加强档案收集过程实施情况的督促检查，发现二级部门档案材料收集不齐全、不及时或不完整时，档案管理部门要及时指出，督促其限期整改，提高档案收集工作效率，使应该移交的档案顺利收集，确保归档材料的完整性。四是建立奖惩机制。高校档案管理部门可以通过召开全校年度档案工作总结大会等形式，对档案收集工作表现突出的单位和个人进行表彰，号召全校向他们学习，在全校掀起关心档案、关注档案、重视档案的热潮。同时对档案收集工作不积极，归档不全、不及时的单位和个人进行全校通报，对于情节特别严重的，应根据《中华人民共和国档案法》和学校相关规章制度进行惩处。通过建立奖惩机制，促进高校二级部门和档案工作人员档案工作意识和水平的提升。

（四）加强信息化建设，做好非纸质载体档案收集工作。信息化建设是新时期对档案工作的新要求，高校档案收集工作要适应信息化时代需要，加大档案信息化建设力度，切实做好非纸质载体档案材料收集工作，优化馆藏结构，丰富馆藏资源。一是要做好档案信息化建设的统筹安排。将档案信息化建设列入高等学校发展总体规划，与学校其他工作同步部署，统筹安排，笔者所在学校就将档案信息化建设纳入学校十三五发展规划，明确提出在十三五时期将学校档案馆建设成为管理规范、功能完善、馆藏丰富、利用方便的档案信息服务中心。二是要加大档案信息化建设投入。学校应该从经费上进行支持，每年列支专项资金，用于档案管理信息系统和档案设施设备建设，为档案信息化收集打下坚实基础。三是要注重非纸质载体档案的收集工作。随着信息技术的快速发展，现代无纸化办公逐步推广，电子档案应运而生，新形势下档案载体的形式表现出多样化趋势。但受传统档案思想观念的影响，部分高校档案人员仍习惯于传统的档案收集方式，偏重纸质档案收集，非纸质载体档案收集工作重视不够，偏软偏弱。高校档案人员要转变传统档案思想观念，既要注重传统纸质档案收集工作，又要加强非纸质载体档案特别是电子档案的收集工作，切实做到纸质档案与电子档案一起收集、一起归档、一起入库，保证信息化条件下高校档案工作的系统和安全。

（五）加强队伍建设，提升兼职档案人员素质。兼职档案人员是高校档案收集工作的关键和主力，因此加强队伍建设，提升兼职档案人员素质十分重要。一是要配齐兼职档案人员。高校二级单位要站在对历史负责、对学校负责、对档案负责的高度，选拔责任心强、熟悉档案工作、热爱档案工作的人员担任部门兼职档案人员，教学单位兼职档案人员可由教学秘书担任，非教学单位兼职档案人员可由办公室秘书担任，他们熟悉本部门工作，熟悉部门相关材料，协调和沟通能力强，收集档案相对容易。二是要减少兼职档案人员的流动。兼职档案人员从不熟悉档案工作到熟悉档案工作，需要一个过程，培养一个合格的兼职档案人员实属不易，高校二级单位一定要采取有效举措，采取感情留人、事业留人、待遇留人等多种方式，让兼职档案人员愿意从事档案工作，安心从事档案工作，切实减少兼职档案人员的无序流动，为管理好高校档案工作打下坚实基础。三是要加强兼职档案人员档案职业道德建设。档案工作保密性强，政治要求高，要求档案工作者必须具备坚定的政治立场，因此要加强兼职档案人员思想政治和职业道德建设，培养兼职档案人员高度的爱岗敬业精神和强烈的责任感以及事业心，让他们安心档案工作。四是要加强兼职档案人员培训。档案收集工作业务要求高，要通过采取“请进来”和“走出去”等多种方式，加强兼职档案人员业务培训，让他们熟悉高校档案收集工作，熟悉高校档案工作流程，不断提高专业水平，以适应新时期档案工作的新要求。

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[2]董红霞.浅谈如何做好高校档案收集指导工作[J].办公室业务,2014(6).

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