试析大数据时代的企业档案信息化建设

文/中铁十六局集团第三工程有限公司 邱丽琴

试析大数据时代的企业档案信息化建设

文/中铁十六局集团第三工程有限公司 邱丽琴

随着信息技术的快速发展，社会经济水平的不断进步，在信息化背景下，在大数据时代发展中，企业档案信息化建设的步伐也在加快。企业档案信息的管理与发展，实际上是对企业无形资产的管理，企业档案保存着企业发展的重要信息，也记录着企业的重要经营活动和发展决策，在企业不断发展与进步中，档案信息的种类和内容不断增加，这就需要采用先进的技术手段，提高档案信息管理的质量和效率，保证其完整性和可靠性。本文主要对大数据时代的企业档案信息化建设进行分析研究。

大数据时代；企业档案信息化；建设

在信息网络技术的不断开发与利用中，大数据时代已经到来，数据信息的类型、数量、内容、结构等都在不断变化，丰富性和复杂性也在不断增加。在社会主义市场经济的快速发展中，企业档案信息的开发与利用非常重要，档案中囊括了企业发展的重要信息资源，对企业的发展与进步具有一定的参考和指导作用。因此，企业档案管理越来越受到重视。为了提高企业档案管理的水平，必须结合大数据发展，创新管理模式，更新管理理念，促进企业档案信息化建设，提高档案信息的利用率，促进企业更好更快发展。

一、大数据时代企业档案信息化建设中的缺陷

（一）档案信息资源的开发与利用不充分。对于大多数企业来说，还没有认识到档案信息的重要性，把更多的精力投入在企业的经营与发展上，对档案信息的开发和利用并不充分，没有发挥出实际作用，在企业发展的重大决策上，也没有依据档案信息资料进行。企业对档案信息的利用，基本上都是停留在表面，也没能结合信息技术，实现档案信息的信息化管理，资源共享的水平还比较低，应用效果也不突出。

（二）企业档案信息建设缺乏合理的信息化标准。随着信息化的发展，很多企业在档案信息管理上，已经开始应用信息化技术，但是信息化建设还处于发展中，不够成熟，问题较多。在企业档案信息化建设中，还没有一个统一的标准，管理随意性较大。主要是因为各个企业之间的交流与沟通不协调，合作意识淡薄，信息共享程度不高。对于企业内部的各个部门来说，独立性较强，没有在信息化建设中，形成一个统一体，企业的档案信息系统功能发挥受限，管理上缺乏规范性，目标也不够明确，限制了企业档案信息化的发展。

（三）企业档案信息化建设的安全性较低。在企业档案信息化建设中，信息安全是重点。这也是关系企业安全发展的关键。首先，就是企业档案信息化建设设备的安全性，如果设备本身存在问题或者缺陷，很容易造成企业档案信息的丢失。其次，信息网络环境和实际操作上的安全。在网络技术的应用中，安全隐患也非常大，黑客和病毒蔓延，对企业档案信息化的安全造成很大的威胁，还有就是企业档案信息管理的相关人员在实际操作中，缺乏规范化，也是影响企业档案信息化建设安全性的重要因素。

二、企业档案信息化建设的强化措施

（一）完善企业档案信息化管理系统。首先，企业要根据实际情况加强档案信息化管理，建立完善的企业档案信息化管理系统，制定明确的管理目标和管理流程。其次，要积极采用先进的网络信息技术，完善档案信息数据库，积极开发技术软件，不断改进信息库，同时，还要建立健全企业档案信息化管理制度，对企业档案信息资源进行统一化管理。最后，根据企业实际需要，适当购买信息数据库和档案信息管理系统，强化相关软件的管理功能，提高档案信息检索、查询的效率，为高质高效利用企业档案信息资源奠定良好的基础。

（二）严格制定企业档案信息化建设的具体标准。要想提高企业档案信息化建设的水平，要保证企业档案信息化建设的规范性，这就需要根据实际情况，制定科学合理的档案信息化建设标准。在企业档案信息管理中，要对档案信息资料的整理、储存、转交等有一个明确的规定，明确档案信息管理的具体流程和方法。同时，要注重电字档案的发展与管理，严格控制档案资料的收集和整理规范，做好筛选工作，对企业档案信息进行统一管理。此外，就是要促进企业档案信息化技术的标准化应用，明确规定出软件和硬件应用的具体标准，提高相关资源的利用率，提高企业档案信息化建设的水平。

（三）注重企业档案信息化建设的安全性。首先，要完善企业档案信息化安全体系，采用优质的硬件设备，并且定期检查硬件设备，及时检修，杜绝安全隐患，保证技术设备安全运行。其次，创设良好的网络环境。对黑客、病毒等网络危险因素，要利用先进的技术进行防治，维护网络安全。最后，要对企业档案信息化管理人员进行技术培训，提高操作的规范性，保证信息系统的安全运行。

三、结论

综上所述，在大数据时代中，企业档案信息化建设意义重大，要根据企业实际情况，采取有效的措施，提高企业档案信息化建设的水平，提高档案信息的利用效率，为企业的快速、健康发展发挥出积极作用。

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