浅析财务档案管理工作重点

文/云南省农业科学院粮食作物研究所 谭丽明

浅析财务档案管理工作重点

文/云南省农业科学院粮食作物研究所 谭丽明

强化企业单位财务档案管理的规范性、科学性，能够增强企业单位的财务管理工作水平，同时对企业单位有序、良好发展产生非常大的助推作用。现阶段处于国家重视经济发展的重大方针的引导下，各个单位、部门在进行经济活动的过程中，不断追求着社会效益与经济效益之间保持一致增长的最有效的方法，由此记录各种经济活动的财务档案变得非常重要。财务档案管理工作成了各项经济活动、档案管理工作的不可缺少的一部分。

财务档案管理工作；现状；重点

财务管理是企业单位开展社会活动、经济活动的真实书面凭证和记录，能够真实地反映出企业单位的经济业务的不可缺少的史料，属于整个企业单位档案管理中最重要的一部分。 因此，财务档案作为企业单位中至关重要的档案，必须要严格规范、强化档案管理工作中涉及的各项具体内容。

一、企业财务档案管理的现状

（一）企业财务档案管理方面的工作人员、负责人的意识不足。根据相关的调查表明，绝大多数的财务管理者对财务档案管理工作没有产生足够的重视，并且也没有真正地理解和认识到财务档案管理的重要性和意义。由此，也必定对财务档案管理工作的内容不够重视，如果对其内容缺乏认识和重视，就会很容易造成财务档案管理的信息资料被遗失，也会造成档案管理人员的工作出现失误，甚至会导致财务管理无法正常地运行，最后引发不必要的经济损失。

（二）现阶段企业单位内部的财务管理制度不够完善。所谓财务管理制度，其主要任务是维护财务管理工作能够正常开展。然而，现阶段很多的企业单位不具有与企业档案管理相匹配的制度体制。企业大多也没有对财务档案管理工作的具体内容作出详细的要求，甚至不具有档案管理的结构框架，进而造成企业单位财务管理资料的整合不明，工作操作环节混乱，一旦出现问题，管理人员不能够有效地应对。这些都严重地制约了企业单位财务流程中资金的正常流动和配置，无法为企业带来可观的经济效益。

（三）现阶段企业单位内部的财务管理工作不够规范。由于企业单位在财务档案管理方面的工作开展不够规范，使得其管理内容只能是一些股票的凭证、账表等方面的资料信息。由此，在企业单位涉及的合同、检测报告方面的资料管理就相对的不足、不规范，同时还无法有效地将档案进行归档、管理。企业单位内部没能足够重视这项工作，并且没有充分地结合具体实际情况开展切实的管理工作，最后导致企业单位财务档案管理过程中时常会出现资料错乱的问题。

二、完善档案财务管理工作

（一）创新财务管理的管理方式。第一步要做的是优化和提高企业单位财务管理涉及的相关硬件基础设备。这能够更好地促使企业单位内部创建财务档案管理的数字信息化、网络化管理方式。随着我国科学技术的高速发展，加快了企业单位财务档案管理工作实现网络化。而其网络化的实现能够在很大程度上增强财务档案管理的工作效率，同时还可以完善和强化企业单位财务档案运用的便捷性。通过网络技术的运用，能够极大地提升财务档案的利用效率，还能够增强企业财务档案的透明度、公开度。第二步是要大力引进国外先进的管理模式和技术，进而提升企业单位档案管理部门的生产成效。第三步是合理引进和借助国外现代化管理理念，进而促使企业财务档案管理的设施统一完善。

（二）合理配置财务档案管理人员。实现企业单位财务档案管理人员的有效配置，必须要针对企业单位的具体实际状况，在充分地结合档案管理工作的特点、规模，合理设定档案管理人数，并要科学、合理地规划管理人员的各项具体工作。这一做法能够在很大程度上促进财务档案管理工作的开展，同时还能够充分地利用和配置人际资源。由此，就财务档案管理工作岗位安排来说，必须要采取专人专岗的形式，不可以多或少设定工作岗位。然而，现阶段很多的企业单位内部设定的财务档案管理是不合理、不科学的，对于专人专岗方法落实不到位，都对企业财务管理产生负面影响。

（三）提高财务档案管理人员的素质。企业单位的财务档案管理人员必须具有较强的专业素养，譬如：具有财务管理方面的从业资格。企业单位财务档案管理部门在录用人才的过程中，不可以只局限在形式上，必须要充分地结合管理工作的条件选择优秀的管理人员。在录用财务档案管理人员时，必须注重考虑其工作态度，其该项工作的认识程度，必须具有严谨的工作作风。除此之外，必须要重点权衡企业单位财务档案管理的特性，有关管理人员必须要求增强自身的专业知识储备，尤其是在保管会计财务信息档案方面的人员，必须要拥有会计从业资格证，进而才可以工作。最后，企业单位要定期组织相关的培训，要求财务档案管理人员必须参加，进而增强自身的工作知识素养，使其能够更好地进行财务档案管理工作。

（四）强化档案管理人员的意识。要想有效地增强企业单位财务档案管理的工作效率，就必须从意识层面着手。首先要领导层认识到财务档案管理对整个企业发展运营的作用和影响。企业的领导者认识到财务档案管理工作对整个企业单位的经济活动开展的重要性。由此，增强企业各阶层人员财务档案管理的意识，必须要将财务档案管理工作提上议程。财务档案管理人员必须要具备较高的档案管理意识，这个意识主要体现在财务管理工作不只是做好档案的管理者，还要做好财务工作方面的监督者。除此之外，在进行这项工作的过程中，企业必须要严格、细致地审核，全面监察财务管理工作开展的有效性、准确性，进而充分地发挥企业单位档案部门的监督职能、档案情报方面的参谋职能。

（五）会计电算化带来财务档案管理的新挑战。现阶段要将会计电算化有效地渗透到企业单位的财务核算和管理工作当中。因此，要有效地实现企业单位财务档案管理工作的规范化、科学化、合理化，就需要正确地认识到会计电算化在财务档案管理中的运用。要想实现会计电算化有效融入企业财务档案管理工作中，需要有财务档案定时备份的制度支持。具体来说，就是要将存储在计算器服务器里的档案数据信息复制到磁盘、光盘内，并且还要在备查簿上仔细地记录备份的各项基本信息，譬如：日期、数量以及保管方式等方面的信息。虽然将会计电算化融合到财务档案管理存在一定的难度和挑战，但也具有独特的优势特点。譬如：它能够将历史数据信息最大限度地集中起来，使得运用、调取数据信息比较便捷；还可以采用图表的形式进行数据信息的整合、处理，这能够在很大程度上极大提升企业财务档案的利用率。

三、结语

综上所述，企业单位的财务档案管理工作实际上好比一项系统化、多样性的工程，而这个工程在开展过程中会面临各种问题和挑战。虽然财务档案管理具有很强的合理性，但是存在一定的隐性问题。因此，有效地强化和完善企业单位的财务档案管理工作，这不但是企业整个档案管理的核心工作，同时还是企业档案管理工作可以实现公平、公正的强力保障。此外，还要及时发现、分析企业单位财务档案管理过程中存在的各种不足和问题，努力做好财务档案工作者的本职工作，尽可能地为领导层的决策提供真实、有效、全面的信息依据。

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