浅析如何加强中学档案信息化建设工作

文/惠州市华罗庚中学 陈雁如

浅析如何加强中学档案信息化建设工作

文/惠州市华罗庚中学 陈雁如

随着计算机信息技术的日益普及，信息化管理成为档案管理工作的发展趋势，保障工作的有序进行。然而，当前档案管理工作存在诸多问题阻碍了信息化建设发展的步伐，如何加强中学档案信息化建设成为档案管理工作的发展瓶颈。本文全面深刻地分析了问题并针对性地提出解决对策，以更好地发挥档案的使用价值。

中学；档案；信息化；网络管理

档案作为当今社会选人用人的重要依据，记载了每个人人生发展中的重要经历，因此做好档案的管理工作显得异常重要。然而，当前中学档案管理存在工作不规范与人员素质不高等诸多问题，伴随着计算机信息技术的日益普及，信息数字化管理可解决档案管理工作的传统问题。因此，如何加强中学档案信息数字化建设成为工作发展的瓶颈，本文全面剖析了当前工作存在的主要问题，并针对性地提出解决对策，以保障在档案管理工作中做到归档规范、查看清晰、分享便捷、保密可靠、保存持久、责任明确，以更好地保证工作的有序进行，发挥其应用价值。

一、中学档案信息化建设存在的问题

我国档案管理信息化起步较晚，发展速度较为缓慢，在档案管理工作发展过程中存在诸多问题导致档案无法有效发挥其使用价值。学校领导没有从思想上高度重视档案管理工作，管理员也没有意识到工作的重要性，没有加强自身修养，在信息化时代没有与时俱进，开拓创新，缺乏电子信息技术的专业知识，无法把计算机电子技术应用到档案管理工作中，或者发展了档案管理信息数字化却没有对系统安排更新与维护，导致电子档案的丢失与泄露；档案管理工作投入资金不足，基础建设不完善，很多储存场馆的建设不符合标准而致使原稿发霉腐烂，特别是在发展档案管理信息化的时期，所投入的资金不足，拖误了信息化的进展；档案网络分级管理体系与监督机制不健全，绩效考核机制不完善，档案网络管理与维护得不到协调，同时没有从量化上对管理员的绩效项目进行考核，没有明确的监督奖惩机制等。

二、加强中学档案信息化建设的对策

（一）加强档案人才培养，构建现代化、专业化的管理队伍。加强人才培养，构建具备管理与信息双重能力的全面性、专业性的队伍有利于保障档案管理信息化工作的有序进行。学校领导应重新认识档案的作用，从思想上高度重视档案管理工作的发展，在组建档案管理队伍过程中要注重电子信息技术的掌握，同时积极组织档案管理基础知识与电子信息技术专业知识的培训，激发管理员的创新意识，时常为其提供对外交流的机会，鼓励管理员积极运用现代化技术加强档案管理工作的能力，提高管理员避免电子档案信息丢失与泄露的能力，把管理员培养成为具备档案管理及信息技术的双重人才，保持其全面性与专业性。

（二）加大资金投入，完善基础设施建设。充足的资金是档案管理信息化发展的物质保障，在信息化时代，要想发展档案管理信息化必须提供必备的电子设备等硬件和系统软件。然而，很多学校在档案建设上的资金投入不足，延误了档案信息化的进展。因此，学校应加大在档案管理上的资金投入，如若资金不足可向上级单位申请专项资金拨款，制定明确清晰的预算与开支一览表，明确资金流出符合规范，确保资金的合理使用，按照标准建设档案管理室，购买软硬件设备，完善基础设施建设，同时减少人员配备上的资金支出，加大对管理员管理知识与电子信息技能的培训资金，以提高管理员的业务能力。

（三）建立健全档案网络管理体制。当今社会是网络化、数字化的时代，要实现档案管理的信息化，达到查阅方便、资源共享的目标，就必须完善电子档案网络管理体制，统一规范的档案管理机制，运用现代化信息技术创新管理模式，利用统一的信息管理软件、CAD/CAM软件、OA系统等促成软件的兼容，实现智能化服务，同时制定量化的考核机制，通过把绩效考核与经济挂钩对管理员进行奖惩。大力推进传统档案信息化，强化网络安全防护措施，防止电子档案的丢失与泄露。建立网络分级负责制，通过馆长、组长、组员的分级逐级实现管理各个环节的有效落实，实现岗位职责明确，监督到位。

三、结语

在计算机信息技术日益普及的时代，加强中学档案信息化建设的工作显得异常重要，不但能减缓档案管理员的工作压力，提高学校的工作效率，而且减少了不必要的纸张浪费，响应国家建设环保型社会的号召。如今，中学档案管理科室应抓住机会，与时俱进，开拓创新，不断总结反思管理工作中存在的实际问题，创造性地提出优化对策，为更有效地保证工作的有序进行，使得档案管理工作做到制度化、专业化、现代化，充分发挥档案的使用价值。

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