高校研究生档案管理的问题及策略浅析

张 丹

高校研究生档案管理的问题及策略浅析

张 丹

大数据时代下，高校的人才培养质量得到蓬勃发展，研究生招生规模也在逐年增加。研究生档案管理作为高校研究生管理工作的一个重要组成部分，其对研究生培养、毕业都有着至关重要的作用。本文从研究生档案管理工作的实际出发，针对性的找出问题所在，探析提高研究生档案管理的策略。

高校 研究生档案 管理

在大数据时代背景下，高等教育信息化不断的发展，高校的办学理念、教育水平以及办学水平都有了质的飞跃，高校研究生培养规模也随之扩大，与此相对应的研究生档案管理工作量也大幅度提高。高校研究生档案不仅是作为研究生在校期间综合记录的载体，更是以后研究生毕业就业、升学、参加各类等级考试的重要依据。高校研究生档案管理工作作为学校档案管理工作的重要组成部分，更能直接反映出该校研究生管理工作乃至整个学校管理工作的能力和水平，同时也是教育部考核评估高校研究生教育的重要依据。就目前全国研究生档案管理现状而言，如何更科学有效的加强研究生档案管理，是值得我们重视和探讨的一个问题。

一、高校研究生档案管理工作存在的问题

（1）管理层面重视程度不够，缺乏专业管理人员。从现存的高校行政管理体制来看，大多数高校管理层面对研究生档案管理工作认识不到位，重视程度不够。从现行岗位编制来看，大多数高校没有专门的研究生档案管理办公室，也没有专门的研究生档案管理人员编制和任命，尤其是二级管理体制下的二级学院。研究生的档案管理工作多由教务秘书兼任。教务秘书工作量很大，头绪较多，很难集中精力系统化、专业化的做好档案管理工作。从工作人员的层面而言，认为只要不遗漏、不丢失就是出色完成工作任务了。

（2）研究生归档信息内容单一。研究生归档材料是日后研究生踏上工作岗位、进行各种考核的重要凭证，因此，归档材料名单的确定有着至关重要的作用，但很少有高校在这方面给予足够的重视。首先、目前大多数高校档案的归档内容大同小异。研究生归档材料一般包含招生录取材料、个人培养计划、学籍总表、中期筛选考核表、实践报告书、学位论文开题报告、答辩材料等。这些资料多为学生在学期间的学习表现。其次，研究生归档材料趋同化信息较多，没有更好的体现出学生的独特性。与本科生的培养模式相比，研究生培养更注重专业性和学术性。

（3）管理模式和手段相对落后。由于受传统档案管理观念的影响，现在全国大多数高校并没有很好的利用互联网，进行信息化管理，依然是延续传统的人工整理的管理模式。以青岛大学为例，现在的研究生学位档案管理，还是采用由学校综合档案管统筹，各学院教科办依据卷内目录进行档案收集和整理。同时，随着各高校研究生招生规模的不断扩大，纯人工的档案管理模式，很容易出现档案归档材料不全，甚至错误的情况，比如档案材料编号混乱，没有日期，没有按照规定试用黑色签字表等等。

二、高校研究生档案管理工作的几点思考

（1）重视研究生档案管理工作，专人专职。高校管理层应从思想上高度重视研究生档案管理工作，切实制定高校研究生档案管理的规章制度，建立合理的工作流程、规章准则，强化研究生档案管理工作人员的工作职能。同时，高校应成立专门的研究生档案管理系统，真正做到专职专人。这样，专职管理员能够更加准确的明确自己的岗位职责，积极主动的学习相关的规章制度，更好的为学生普及档案知识，有效减少工作失误，为研究生的就业求职提供有力保障。

（2）加大经费投入，研发并合理利用研究生档案信息管理系统。在大数据时代背景下，传统的纸质档案管理已经不能满足时代的需求。提高档案信息化管理，对研究生档案管理进行数字化建设，是目前一些“985”和“211”院校的先进举措。加大档案管理相关工作的经费投入力度，加快研发并充分利用研究生档案信息管理系统，是高校发展的未来之趋。首先、要集中培训并提高研究生档案管理专业人员的计算机水平，充分利用研究生档案管理信息平台，做到会查询、会检索、会存贮、会根据现有数据进行统计分析。这样既可以有效的减轻工作人员的工作量，又能避免一些人为的失误保证数据材料的真实性。其次、也可以利用电子信息平台实现校内各职能部门以及各高校之间的数据和资源共享，发挥档案的潜在作用，为学生的在校生活提供咨询，为学生的就业提供更多信息和机会。

（3）加强研究生档案管理人员的专业培训，提高综合素质。研究生档案管理人员要不断的提高专业素养，适应信息化时代下档案管理工作的新要求。首先、要在思想上高度重视，提高服务意识。高校要加强思想政治教育，增强档案管理工作人员的事业心，真正做到“管理以服务为本”。其次、档案管理工作具有很强的专业性和系统性，这就要求档案管理人员应该有着很高的专业素养。高校应加强校内研究生档案管理人员的业务技能和相关知识培训，开展岗位培训、集中学习等多种形式的培训活动，加强与兄弟院校同行业的学习，不断提高专业业务水平。此外，在研究生毕业季时，高校应指派综合档案馆骨干到各个二级学院进行业务指导，确保应届毕业生的人事档案和归档材料完整和完好。

三、结语

总而言之，随着高等教育的不断发展，研究生工作的不断深入，研究生档案管理工作应该引起足够的重视。为切实保证高校研究生档案的有效管理，这就需要我们认清形势，对研究生档案管理工作提出更高的要求，采取更有效的措施，为学生和社会提供更好的服务。

[1]刘太胜,王晖.研究生学位档案在信息化背景下的管理探索[J].开封教育学院学报,2015(2).

[2]满保华,张秀婷.高校研究生档案管理工作探究[J].太原理工大学学报,2012(6).

（作者单位：青岛大学文学院）