现阶段机关办公室管理实践思考

文/江苏省扬州市妇女联合会 陶维

现阶段机关办公室管理实践思考

文/江苏省扬州市妇女联合会 陶维

机关办公室作为信息反馈处理的经营运作中心，沟通企业内外部，联系企业各部门。可以这样说，一个企业的素质和整体实力，都可以直接从机关办公室的工作质量和水平上反映出来。因此，企业要提高自身的整体管理水平和社会形象，首先要加强对办公室的管理。通过完善办公室的管理制度、提高工作人员的工作积极性、改变传统的工作模式、树立优良工作作风、建立和谐的办公室工作氛围，从根本上提高办公室的管理质量和效果。

现阶段；办公室管理；实践思考

一、机关办公室管理存在的问题

（一）管理落后。办公室承担着会议安排、日常接待、信息采集、资料整理等任务，既要对上级领导和局领导负责，又要和兄弟部门密切合作，还要与基层保持紧密联系和沟通，人少事杂，任务繁重。一些机关采取的是以前的经验管理方法，没有具体的制度要求，也没有将办公室的管理区域制度化和规范化，缺少了规范和制度的约束，机关办公室的工作人员往往就容易出现各项工作上的失误，从而影响到办公室的日常工作。再加之办公室人员和资源都不够充足，工作积极性薄弱，在专业素质方面也比较欠缺，工作热情和积极性不够，这些因素都严重制约了办公室规范化管理的发展。同时，机关企业也没有制定并完善相关的办公室管理制度，在管理工作出现问题没有进行相应的处理，或者根本无章可依，从而造成机关办公室管理状态的混乱。

（二）设备落后。提高整个机关的工作效益和办事效率，需要办公器材和技术支持为基础的。而在许多机关办公室，目前使用的是一些比较陈旧的办公用品，这大大限制了办公室收集信息的渠道和效率，缺乏像样的配套工具，办公室的工作人员往往会以缺乏相应的人工完成来推脱，因此极大地影响了办公室的工作效率。再加上部分办公室人员工作积极性不够强，对于办公室的工作应付了事，把时间都浪费在不是很重要的杂物处理上，也大大降低了机关办公室的工作效率，并使办公室应有的职能无法发挥作用。

二、新形势下的机关办公室管理

（一）完善管理制度。办公室的工作具有一定的挑战性和很强的综合性。要想干好办公室工作，就必须做到勤奋好学，积极进取，有强烈的事业心、责任感。在工作中勤于观察、善于思考、勇于实践、敢于创新。只有具备较高的素质能力，才能胜任办公室工作。一要具备“三种能力”。即:“调研写作能力，辅助决策能力，统筹协调能力”。同时拥有一个完善的规章制度，这对于机关办公室来说有着重要的意义，完善办公室的管理制度首先要明白的是权利和责任如何分配到每一个工作人员身上。明确每位工作人员的职责分工对于工作人员自身来说，也就明确了自己所要承担的责任，工作人员只有明确了自己的责任和权力之后，才会懂得如何去履行责任，如何去使用自己的权力，这样才能更好地做好自己的工作，完成相关的工作任务。由于机关办公室的工作事务比较繁琐杂乱，如果没有相应的规定和程序，就很容易会出现工作错误，从而影响企业的正常工作。而通过制定办公室相关程序和规定，办公室人员在进行工作时就有“规”可依。

（二）转变管理思想。接待服务是机关办公室的工作之一，对于机关办公室的工作人员来说，每天要接待不同身份的领导和群众，办公室工作人员的工作水平和质量直接影响到被接待人员对于机关的第一印象，群众的口碑甚至还会影响到机关的日后发展情况。因此，作为机关的办公室人员，要树立正确的服务观念，既为基层服务，也为领导服务，通过努力学习各种相关的服务技能和知识，以了解不同人的心理需求和情感状态。特别对领导交办的或基层单位请示的时间紧、任务重的事项，实现急事急办、快事快办、特事特办，对于涉及到需要几个处室协调的事情，根据处室职能分工，充分利用办公会等形式，确定由主办处室负责，协办处室会签、会审，做到有的放矢、有章可循，提高工作效率。在办公室内部，针对会务会议、文件起草审核、公文处理、文明考核、目标管理、机要保密、公务接待、来信来访、机关财务资产管理、政务信息、局域网管理、信件收发等事务众多繁杂的情况，办公室实行人员分工，落实各自职责，突显团结协作，实现“忙而不乱”、有条不紊的目标，完成各项年度任务。

三、结束语

本文是基于现阶段机关办公室展开的研究讨论，通过讨论我们不难发现，为了使得新时期的机关办公室的面貌焕然一新，我们必须要树立一种以人为本的管理意识，不断创新和提高办公室的工作效率才能够促进机关办公室更好发展。才能够紧跟时代的发展和改革步伐，适应新形势的要求。而机关办公室作为一个单位的重要服务管理机构和组成部分，一定要提高自身的工作效率，并充分发挥办公室的作用和职能，为企业的发展作贡献。

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