现代档案管理人员群体结构模式及优化策略探讨

李彩霞

现代档案管理人员群体结构模式及优化策略探讨

李彩霞

档案管理人员群体结构模式的科学合理化制定，可以使我国档案管理的环境创造得到完善，通过合理分配使整体和个体的工作效率得以有效提升。本文简要分析现代管理人员群体结构模式的重要性以及其优化策略，从而提升现代管理工作效率水平。

现代档案管理人员 群体结构模式 优化策略

随着我国信息技术的快速发展，档案事业也发生了质的变化。完善档案管理机制可以满足新时期社会对档案管理工作的需求，以及使档案管理工作中电子信息技术得到普及和应用，成为现今档案管理工作最主要的工作内容。本文对现代档案管理人员群体结构模式进行分析，从而对优化策略进行简要探讨。

一、档案部门的合理化群体结构模式

（一）结构模式具有专业性、合理性

具有专业性、合理性的结构模式在档案工作中是指综合性的专业工作。综合性的专业工作需要对多种专业学科知识进行掌握，对于人才的选拔也需要掌握多种专业理论知识为基础。档案部门内部的分配模式是决定档案结构合理性的重要标志，因此，只有多种专业人才共同努力才能实现我国档案管理工作的现代化[1]。于此同时，兼备档案知识与管理能力的符合型人才可以使档案工作顺利高效的开展。

（二）年龄结构模式的合理制定

实现档案事业的稳定持续发展，就必须对管理人员的年龄结构进行合理设计。合理的档案管理体系中，需要各方面专业人才的同时也要具备不同年龄段段的专业人才，只有使档案管理事业的年龄结构呈现老、中、青三者协调的年龄模式，才能使员工群体在工作中发挥最大的效果[2]。于此同时，年龄结构模式中不仅要以“老中青”为基础原则，还要保证档案全体的年轻化，根据科学研究表明，人脑力和活力最强的时期就是中年时期，也是最具创造力的年龄，因此档案管理部门人员的年龄最好是在四十岁左右，同时每位员工之间的年龄岁数差距也要在一定范围内，从而使我国档案管理部门部门具有最好的创造力和活力，使我国档案管理创新工作可以稳定发展。

（三）层次结构模式的合理性

以档案管理辅助人员、档案管理专业人员以及高级档案管理专业人才组成的现代管理人员层次结构模型是最合理的模式。档案管理辅助人员的主要工作内容是对档案的接收、整理、利用等基础功作；档案管理专业人员的主要工作内容是对设计档案业务程序、管理监督、对外联系等组织管理工作；高级档案管理专业人才的主要工作内容是制定档案管理政策、制定档案事业的发展规划。三个等级的管理人员呈金字塔式的档案层次结构是最为合理的结构模型。合理的层次结构模式可以使档案管理人才各司其职的同时相互配合提高我国档案事业。

二、我国档案部门管理人员群体结构的现状

（一）人才的流失

由于我国社会档案没有得到重视，大多数领导对于档案管理工作缺乏正确认识，导致出现配置档案管理人员的群体结构时存在不合性。在档案管理工作中一些专业能力较强的人才经常会被调往其他部门进行工作，同时在编制岗位人员时，对于档案管理人员只是安排人员进行兼职，从而对档案定期管理而已。与此同时，档案工作内容繁琐复杂，但是收入却很低，工作条件差，缺乏晋升机会，也导致我国档案管理人才的流失。档案管理人员的引进难和流失快，使得我国现有的档案管理群体结构不稳定，对我国档案科研和管理水平的提升造成严重的阻碍。

（二）素质水平较低

随着我国档案管理现代化进程的加快对于人才的要求越来越高，而现有的档案管理人员普遍学历偏低，专业能力较弱，对现代管理技术缺乏了解。懂得档案管理和现代化技术的同时又了解经济管理及社会科学的复合型人才更是稀少。档案管理人员综合能力偏低，导致档案管理工作中无法有效推广使用新技术、方法，使得部分档案管理人员对于工作中出现一些较为困难的情况问题，无法及时有效的解决。

三、档案群体结构的优化策略

优化档案群体结构，首先需要档案部门的领导人对本部门、单位的实际运营情况，以及人员情况进行了解掌握，然后根据实际情况提出相应的优化档案群体结构，使档案管理工作可以顺利有效开展。于此同时，档案部门的领导也要多与上级领导层进行沟通交流，使档案管理工作得到领导层重视，取得建设资金，建立一个专业化、现代化的档案室。一个现代化、专业化的档案室不仅需要一个较大的环境、先进的设备，还需要引进专业的档案管理人才建立合理的群体结构。领导层需要把人才队伍的建设工作融入到日常的工作管理及规划的制定，同时对采用的优化档案室内群体结构的有效措施进行支持，从而使我国档案管理工作可以稳定持续发展。

四、结语

档案管理结构的优化可以使档案队伍的现代化进程有所提升，同时大幅度对档案工作效率进行提高。档案管理结构的优化需要企业的高度重视，同时采用有效的优化措施，使我国档案管理人才得到合理的培养和运用，是我国档案管理工作人员可以满足新时期我国档案建设工作的需求，从而加快我国档案现代化得以完善。

[1]周琰,梁时荣.医院档案管理人员职业素质模型研究[J].中国病案,2015(9):56～58.

[2]钟冬梅.论现代档案管理人员的素质与能力结构[J].淮北师范大学学报（哲学社会科学版),2016(2):160～162.

（作者单位：潍坊学院）