浅谈如何合理有效利用档案

李彦秋

浅谈如何合理有效利用档案

李彦秋

随着社会的发展、科技的进步，档案作为记录、查阅历史资料的有效凭证，越来越受到社会的重视，档案工作的重点就是档案利用工作，档案利用是向人民群众提供真实有效的档案资料，是为人民服务的工作。档案利用也是管理工作成果的具体表现，是档案整理效果好坏的成果反馈。档案工作最终目的也是档案利用工作的具体体现。在新形势下，如何做好有效利用档案是非常有必要的，笔者通过自身在工作中的一些经验提出几点有关合理有效利用档案的建议。

档案 合理利用

做好档案利用工作，使保存的档案得到发挥效果。笔者认为做好档案利用工作要做到如下几点：

一、不断提升档案基础工作建设

档案要有效利用首先要提升档案基础性建设。档案基础性建设是指收集、整理、装订、录入、查阅、编研等一系列基础性工作。提升档案基础性工作主要可以从：（1）加强制度建设。要建立健全档案管理制度，比如制定《档案归档制度》、《档案借（查）阅制度》、《档案利用制度》等，通过建立健全有效的科学管理制度来管理档案，做到有法可依。（2）加强领导建设。要发展档案工作就离不开领导的关心和支持。从人员配备、设备购置等都需要领导的支持，档案事业更是离不开领导的支持和关心。（3）加强设施设备建设。要利用好档案首先要管理好档案。档案管理要建立专业的档案管理库房、要有防虫、防霉、温湿度调节器等设备。要有必要的档案保管柜，随着科技的发展还应该有防磁柜等。

二、不断提高档案管理人员业务能力

档案工作是一项随着社会的发展、科技的进步而不断变化的，要做好这项工作档案管理人员就必须要不断提高自身业务能力。要提升业务能力主要可以从以下几个方面：1、定期参加培训。不学习就要落后，档案管理也应该与时俱进，定期参加各项档案业务培训，通过正规的培训来达到提高业务能力。2、定期举行档案管理人员交流会。所有档案管理人员通过交流来实现资源共享。在交流过程中可以把平时工作中遇到的困难和问题集思广益来达到共同发展和提高。3、现在信息化发展迅速。档案管理人员可以运用电脑、手机等设备学习新的档案知识，特别是对涉密档案的管理更是随时应该更新知识才能适应新环境。

三、有效处理好档案保密和档案利用的关系

档案利用就是为人民群众提供档案资源的工作。在提供档案资源的过程中，档案管理人员还应该注意到涉密档案的保管和处理。档案管理人员既要能为人民群众提供真实可靠的档案资源，使档案资源效果最大化但又要分清楚那些档案能提供，那些档案不能提供。所以在日常工作中档案管理人员要认真学习和执行《保密法》，在工作中严格把关，自觉履行保密义务，对涉密档案严格把关。对什么档案要保密，什么档案不保密，保密范围宽窄，涉密保管期限长短等问题处理不当，就会导致档案利用效果与保密之间矛盾发生。如果对档案的保密过严，就会造成档案信息资源的浪费，不能有效利用。档案保密过松，有密不保，又极容易造成涉密档案泄露，危害国家利益。因此档案人员随时学习最新档案保密知识，把决不能把保密信息提供给利用者，更不能把保密文件带出档案室。

四、进一步提高档案服务能力

档案工作是一项默默无闻的工作，也是一项要长期面向人民群众服务的工作，是一项为人民服务的工作，这就要求档案管理人员要有良好的服务心态，要有不骄不躁的服务意识，面对长期枯燥的工作始终要有一颗为人民服务的心才能在平凡的工作岗位上做好工作。其次，在对人民群众给予档案利用服务之外还应该注重档案的利用效率，档案管理人员应该及时收集档案利用反馈效果表，对在工作中人民群众利用档案时出现的问题，工作改进方便等在今后的工作中得以改进，进一步提升服务能力。

五、进一步提高档案利用效率

在以往的档案管理工作中，档案的收集往往是以纸质为主。随着科学的发展，除了传统以纸质为主的档案资料之外，各种新的档案载体出现频率越来越高，例如电子设备、视频、影像等。特别是计算机的广泛应用，档案管理人员应当建立档案电子信息系统，录入、查询档案都通过电子信息进行，极大的节约的人为查询档案时间，方便了广大人民群众。

六、加强档案利用效果宣传工作

要合理有效地利用档案，就要加大对档案工作的宣传，让越来越多的人民群众认识到档案的重要性，但是从历史的发展来看，档案工作枯燥、单调、难以出成绩，一直以来都不受到重视，加上宣传不够人们更是缺乏对档案工作的正确认识，人们对档案的了解少，就会把档案工作认为是一个不重要的工作。要加强对档案有效利用就必须对档案工作加强宣传，可以通过网址、报纸、宣传栏等一系列传媒，通过让广大人民群众知道档案工作的重要性以及对人民生活的关系密切层度，通过宣传提高人们对档案工作的认识。

随着社会的发展，时代的变化，信息量的增加对档案工作提出了新的要求，也为档案发展给予了新的机遇。档案工作者要做好档案利用工作，把馆藏档案价值最大地发挥出来，把历史赋予给我们的真实有效的信息资源传承下去，更好地为人民群众服务。同时，也要加强档案宣传工作，只有让档案的重要性得到广大群众的认可，才能更好地发展档案，最后还要加大档案利用效果反馈，只有档案事业做好，才能使档案工作深入人心,让档案事业更上一层楼。

[1]武阳．社交媒体对档案信息资源发展的影响[J]．兰台世界,2015(20)：26～27．

[2]王雪飞,林世敏．数字环境中媒体单位声像档案开发利用新模式研究[J]．云南档案,2013(08)：54～55．

（作者单位：达州职业技术学院财务处）