浅析档案信息化建设与档案管理的研究探索

蒋杰

摘要：随着社会的发展，计算机网络技术以及信息技术有效提高了档案管理的水平和服务质量，有效满足人们对于档案信息的需求。但在档案管理的实际工作中还存在着诸多问题，本文对于档案信息化建设与档案管理进行了分析和探究，并相应提出了一些措施。

关键词：档案 信息化 管理

在如今的新形势下，计算机网络技术以及信息技术在档案管理工作中得到了广泛应用，这不仅是有效促进了档案建设的信息化，也有效提高了档案管理的水平和服务质量。档案信息化建设对于档案管理工作来说是具有十分重大的意义，并且也能有效满足人们对于档案信息的需求。但在档案管理的实际工作中还存在着诸多问题，比如相关管理制度的不完善以技术方面的落后等，这些问题都影响了档案管理工作的效率。所以相关单位应该要加强对档案管理的力度，并采取相应的措施来改善档案管理的现状。本文对于档案信息化建设与档案管理进行了分析和探究，并相应提出了一些措施。

一、档案信息化建设与档案管理的内涵及特点

（一）档案信息化与档案管理的内涵

在如今信息技术以及科学技术日益进步的新时代，各种上网络技术以及信息技术也在档案管理中得到了广泛应用，并且也给传统的档案管理带来了新的机遇。新时代发展的背景下，相关单位应该要加强对档案信息化的建设，这也符合当前档案管理的发展需求。另外相关单位也要加强对档案管理人员专业技能和修养的培训，培养他们能够善于使用计算机技术来检索和查阅所需的档案资料，这样也能效减少人力和物资的损耗。档案管理人员也可以利用计算机技术来对档案使用都的不同需求进行分析和记录，并及时提供个性化的服务，在满足用户需求的同时也有效促进了档案管理的服务水平。档案管理在应用信息技术时可以根据不同用户的需求来快速搜索到档案资料信息，这样能有效避免查阅纸质档案信息的复杂程序，信息化的档案管理可以为用户提供便捷、高效的查寻服务，从而有效提高档案管理的效率。

（二）档案信息建设与档案管理的特点

档案管理的信息化建设要在国家档案行政管理部门的组织下才能进行，档案管理过程中利用信息技术可以促进档案信息的收集、管理以及使用，为了提高现阶段档案管理的水平，就要对档案管理的模式进行创新，从而实现档案信息管理的社会化。通常档案信息化建设的特点主要表现为以下几个方面：1.档案管理的改革性，档案信息化建设就是将信息技术运用到档案管理工作中的各个部分，从而促使档案管理人员的职能以及工作结构都发生了变化，这也是档案管理的创新。并且档案信息化建设也有效改善了传统档案管理的不足之处，有助于工作人员在今后的档案收集、整理、使用以及销毁等方面都能更好的处理，并且创新型的理念以及方法也使档案管理方式发生了巨大的变化；2.檔案信息化建设的时效性，由于档案信息化建设工作是一个长期且复杂的过程，除了要将先进了信息技术作为基础，也要保证档案信息的时代性以及实时性。所以在档案信息化建设的过程中相关管理部门要对硬件设备以及软件系统进行及时更新，并要定期进行系统升级和维护，要确保档案信息化建设的时效性；3.档案信息化建设的价值性，档案管理在应用信息技术时能够有效扩展档案信息的资源，通过对档案信息的整合和共享来最大化地实现档案信息的价值。在进行档案信息的整理和归纳时，档案的各种价值也会随之上升。

二、档案信息化建设与档案管理的策略

（一）提高档案管理人员的认知

通过提高档案管理人员的对档案信息化建设的认知来实现档案管理工作的水平。档案管理人员在工作过程中一定提高对档案管理的认知，对于档案管理目标和要求要有相应的掌握，并且要加强对信息技术的应用，从而加快信息化建设的进程。相关管理人员要认识到信息化建设的重要性，并且要制定相应的管理制度，工作人员要严格遵守制度，对于违反制度的人员要给予相应的处罚，对于管理工作比较优秀的人员可以给予相应的经济奖励。与此同时，档案管理工作也要做好宣传工作，并且要根据所制定的档案管理方案来推动档案信息化建设。

（二）加大对档案管理信息化建设的资金投入

档案管理信息化建设工作中应该要增加资金的投入，比如信息技术的引入、计算机设备的购置以及管理人员培训等方面提供资金支持，以此来满足档案管理工作的需求。为了促进档案管理信息化的建设就一定要满足所需的物质条件，这样也是加快档案信息化建设的有效措施。为了改善当前档案管理水平的落后局面，通过对相关设备的资金投入来加强档案信息管理的效率，从而也能为档案管理工作的有效开展提供物质保障。

（三）提高管理人员的综合素质以及完善相关制度

档案管理人员要加强自身的业务技能，对于信息技术的应用技能也要熟练掌握，并促进传统档案管理水平的提高。相关档案管理人员要加强专业知识、信息化建设理论以及现代化管理理念的培训，从而有效提升档案管理人员专业技能和综合素质。档案信息化建设过程中也要完善相关的管理制度，并根据现代化管理理念来指导档案管理的各项工作。要档案管理工作中应用信息技术可以及时档案资料进行更新，并且有效实现档案的自动化管理，这也是提高档案管理质量的有效策略。

三、结语

在信息技术发展迅速的当下，档案管理也应该要与时俱进，通过对档案管理信息化的建设来有效提升档案管理的水平。管理人员应该要完善自身的管理技能以及掌握相关的信息技术的应用技能，并在实际工作中落实档案信息化建设。

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