高校声像档案利用现状分析及对策探讨——以上海交通大学为例

陈海燕

（上海交通大学档案馆上海200030）

高校声像档案利用现状分析及对策探讨
——以上海交通大学为例

陈海燕

（上海交通大学档案馆上海200030）

本文以上海交通大学为例，就目前我国高校档案馆声像档案利用率低的现状进行了原因剖析，阐述了声像档案征集困难、缺乏主动服务意识以及信息化建设滞后是声像档案利用率低的主要原因，在此基础上针对性地提出了增强高校声像档案意识、提升声像档案服务水平、加快声像档案信息化建设进程等建议，以期进一步发挥高校声像档案的功能，从而更好地服务高校发展。

声像档案高校利用率建议

G273

A

2017-07-12

高校声像档案是指能反映高校教学、科研、管理及各类重大活动和历史发展，具有保存价值的各种以影像、声音等方式记录的专门载体及配套的文字说明材料。声像档案从资料载体上有照片、录音制品、录像制品、影片、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、磁盘、光盘、移动硬盘等存在形式，大致可以分为照片档案、光盘档案、录音录像档案等。声像档案作为大学历史的真实记录，具有直观性、特殊性、补充性等特点[1]86。

高校声像档案不仅再现了事物的原貌，留住了历史的记忆，并且对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。但目前声像档案在高校档案管理中的现状不甚理想，由于历史习惯、认识差距、技术条件等方面的原因，高校声像档案资料还没有引起足够的重视，声像档案的收集、检索、开发利用等过程中仍然存在问题。

一、声像档案利用现状

随着高校的发展和办公条件的不断改善，在各类活动中形成了大量的声像档案。但是在高校中存在着重纸质档案、轻声像档案的现象，声像档案的完整性、安全性堪忧，收集渠道不畅，信息化进程缓慢。由于声像档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视，高校的声像档案利用中普遍存在着重存储、轻利用，内容广、检索难，重技术、轻人资，多被动、少主动等问题[2]45。相比其他档案门类，高校声像档案的开发利用还处于一个起步阶段。

截至2016年底，上海交通大学已拥有馆藏照片档案4万余张，并且仅2016年度档案馆就有88卷声像档案归档，其中照片占42卷共计2612张，光盘45盘（卷）。但在档案利用方面，上海交通大学声像档案的利用率较低。2016年上海交通大学声像档案利用情况具体见表1。

2016年度上海交通大学档案馆查阅档案共计2051人次，而从表1可知，针对声像档案的为59人次，仅占2.88%，其中56人是通过内阅查询的，通过电话、传真等电询的仅为3人，大部分的声像档案开发利用还停留在形式单一的传统利用形式上——通过查询、借阅等形式为利用者提供原件或拷贝。另外，该年度共利用声像档案案卷数仅为293卷。从声像档案利用的目的看，因为工作查考原因利用声像档案的占绝大多数，约占66.11%，为进行学术研究和编史修志所利用的声像档案也为数不多，利用声像档案进行宣传教育的仅为3.39%，主要局限在上海交通大学钱学森图书馆所进行的宣传教育。说明社会公众缺乏到高校档案馆查找资料的意识，具有很高的历史文化价值、宣传教育价值、教学科研价值等的声像档案一经归档，往往被“束之高阁”，隐藏在库房里，较少查询利用，没有发挥出应有的服务师生和社会、对学校发展决策、对教学科研活动的作用，不得不说是极大的浪费。

因此，进一步发挥声像档案的功能，提高声像档案的利用率，让声像档案更好地服务于高校的各项发展与建设，提高声像档案的管理水平是十分必要的。

表1 上海交通大学档案馆2016年度声像档案利用情况统计

二、声像档案利用率低原因分析

1.声像档案收集渠道不畅。相比行政档案、党群档案等其他门类档案的归档工作已经较为成熟，声像档案归档积极性较低，征集工作较困难。由于收集不完整，会造成声像档案馆藏贫乏、单一。馆藏声像档案资源不足影响着利用者利用需求的实现，给利用者造成无档可用的现象，制约着高校声像档案的利用工作[3]50。

出现收集不全的原因首先在于收集上的信息不对称。档案管理部门相对独立，与学院和其他机关部门等除了有档案收集和查找上的业务联系外，鲜有其他互动，档案馆不了解学院和机关部门有哪些具有存档价值的一手资料，学院和机关部门不了解声像档案归档的具体细节要求，造成了声像档案收集上的信息不对称。

其次是声像档案分散保管，归档意识不强。部分院（系）、部、处、直属单位等配备的兼职档案员认为所拍的照片等声像材料等只属于个人或单位，对高校各类活动中形成的照片、音频、视频等材料没有及时加以整理、归档，移交到学校档案馆保存，致使很多本来很珍贵的声像资料，失去了其应有的保存价值和利用价值，导致部分声像资料长期在个人或本单位内部保存。当负责归档人员变动或单位机构调整时，极易造成声像档案的失控或流失。

最后是因为声像档案自身的特殊性。声像档案的归档工作从摄录环节开始就已经启动，但因摄录人员对声像档案性质不够了解，拍摄过程中没有对原始声像信息加以记录和说明，增加了日后声像档案实际归档操作的难度。声像档案相对传统纸质档案资料来说，保管条件更为严格，需要具备恒温、控湿、防磁等特殊的保存环境，防止声像档案失真、损毁等而无法读取，在搜集和管理上更具专业性和复杂性。声像档案平时不引人注目，有一定的潜在性，是一项功在当代、利在千秋的事情，尽管近年来高校领导重视支持声像档案工作，但很难在短期内见到成果。

2.缺乏主动服务意识。声像档案利用率低的现状和档案馆长期以来的缺乏主动服务意识也有一定的关系。从表1可以看出，利用声像档案进行宣传教育的仅为3.39%，主要局限在我校钱学森图书馆进行的宣传教育，利用者以校内人员居多，校内校外人员比例为50:9，校内人员中馆内人员占到40%。说明师生及社会公众都缺乏到高校档案馆查找资料的意识，这在一定程度上和档案馆长期以来的被动服务也有很大的关系，即永远都是等待利用者上门而不是主动宣传档案馆的功能。社会公众对高校档案、档案馆不了解，对档案内容不感兴趣，甚至不清楚高校档案馆所藏究竟是何物，也不知道能给他们提供什么样的服务。高校档案馆的服务仍停留在以师生、校友、公众到学校档案馆查找获取有关信息的方式上，不了解师生及社会公众真正的档案查询需求，尚未开展更加多样化、亲民化的服务形式，如在档案网络服务、手机应用、专题广播等方面的工作开展还不够完善。对于档案馆工作人员而言，缺乏量化的考核机制，因而也没有最大限度地激发主动服务的积极性。

3.声像档案信息化滞后。由于声像档案的信息化建设进程缓慢，对广大师生、校友和社会公众的档案查询利用存在诸多不便，无法满足多元化的档案利用需求，影响工作效率。上海交通大学档案馆信息化建设起步较早，乐于将新技术、新手段运用于高校声像档案管理的尝试中，我们经历了从录像带、录音磁带、照片到电脑光盘、移动硬盘、服务器、云存储平台等，确实提升了声像档案的管理效率和水平，其数字档案馆系统经过多年的完善，已经成为全国典范，获得了无数的好评。但随着新一轮信息技术的飞速发展，大众对档案利用需求的不断变化，现有的档案馆在利用方式上相对比较传统和落后，在服务模式上比较单一，信息化进程滞后。

首先是档案信息化工作缺乏顶层设计，在信息化建设初期尚未做好统筹规划，引进的档案管理信息系统往往处于一种孤立状态[4]34。近年来高校各个部门、院系等自行开发了各种办公系统，而档案管理信息系统未能从源头上进行介入，导致无法与其他部门院系的工作很好地配合，而需要事后进行对接，有些甚至由于系统的相互不兼容无法实现无缝对接。

其次在声像档案的利用上，还缺乏完善的档案利用检索系统，缺乏完善、舒适的查找、浏览、利用环境。仅仅是通过光盘、移动硬盘等拷贝到电脑上，尚未进入系统进行统一的管理利用。目前针对声像档案的查找利用大多数还是依赖于手工目录检索，这就造成查找效率十分低下。如果需要从音频、视频档案中捕捉一句话或一段录像而并非整个文件，但这些详细的信息无法体现在文件名中，只能按文件逐一查看，往往需要从头开始查听查看，方能查找到所需的录音录像内容，造成准确率不高，而且工作量大、效率低。

三、提升高校声像档案管理利用水平的建议

1.增强高校声像档案意识。声像档案具有真实性、历史性、生动性等特征，这些资料不仅是学校辉煌历史的客观见证，也是学校制作宣传片、专题片，编印宣传册及相关图书，举办展览、校史馆陈列等非常重要的素材，在招生宣传、新生报到、师资引进、教学资源社会化等多方面是宣传学校最生动、最具有说服力的材料。因此，档案馆需要抓住机遇服务学校的重大活动。2016年4月在上海交通大学120周年校庆之际，档案馆通过挖掘校史资料，为校庆活动提供了大量珍贵的史料照片。校庆期间推出《百廿交大，多少人曾爱慕你年轻时的容颜》微信专题，通过一张张照片，让照片背后的故事鲜活了起来，点击量超过21万，人民日报等多个官方微博相继转载，多个网站首页大幅刊登，引起了社会媒体的强烈关注，大大提升了自身的影响力。

要做好高校声像档案的管理工作，提高声像档案的利用率，仅仅依靠档案馆是不够的，还需要提高高校的整体档案意识，以师生对声像档案的需求推动声像档案的开发利用工作。因此，档案管理部门可以通过各种途径宣传来提高声像档案的影响力和认知度。档案管理部门在展示自我的基础上，要积极争取学校领导和各职能部门的重视支持，使全体师生和各个部门积极配合，收集、保存和开发利用好声像档案资料，充分认识到高校声像档案资料的重要价值，使其真正成为一项常规性工作。档案馆需要跳出档案馆，注重与各个院系部门的合作互动。调动所有兼职档案员的归档积极性，更好地捕捉到在归档范围内的照片等声像资料，丰富和优化档案馆声像档案馆藏。而档案馆又可以反哺这些部门，为其提供最完整、最真实的素材，达到双赢的效果。

2.提升声像档案服务水平。高校声像档案的利用者包括师生、校友及社会公众等。收集声像档案的最终目的是为了利用，而不是让声像档案一直沉睡在库房。所以，高校声像档案要走近师生，走向公众，以一种更加开放的、亲切的姿态迎接各类利用者。

首先，档案馆在档案利用方面需要进行服务创新，进一步简化服务手续，努力提高服务质量，尽最大可能满足利用者的需求。如在一门式服务上，主动向师生、公众公开相关服务窗口的联系方式，开展电话预约查档或网上预约查档服务；利用微信功能向公众推送信息，提供相关业务服务系统的对接，使档案馆公众平台在推广方面更具优势，打破档案馆自身长期以来的默默无闻形象，吸引全校师生的注意力。

其次，以学校新馆建设为契机，在馆内设计上应当从服务于档案利用者的角度出发，加强人性化设施的建设，向声像档案利用者提供良好的借阅查询环境；在馆内配备多媒体阅览室，提供可供开放浏览的档案影片、音频等，满足借阅查询者对“影片、照片、录音档案”、“电子版档案”等声像档案的利用需求；在配套服务方面，加设一些声像档案文化产品小铺，出售与档案、档案宣传有关的档案科普读物或档案声像资料，具有代表性的文化礼品、纪念品，通过这种形式提高公众的声像档案意识。

再次，进一步细化考核内容，即将档案利用的数量和服务质量等指标纳入管理人员的工作量考核中，唤起档案管理人员的主动服务意识，以更热情的姿态、更开放的思维接待档案利用者，并与其进行交互，积极引导其利用各类声像档案资源和服务内容。此外，加强对利用者需求的分析，除了需要吸纳常规的声像档案利用者之外，还需要全面考虑到潜在利用者的利用诉求，吸引更多的人来接触、认识并重视声像档案服务工作。

3.加快声像档案信息化建设进程。在声像档案管理信息化建设方面，必须加强对声像档案管理工作的顶层设计。需要从高校全局的角度，对声像档案信息化建设的各方面、各层次、各要素进行统筹规划。档案管理部门要有强烈的融入意识，主动参与到各部门信息化建设中去。让高校的各大院系、各个职能部门等掌握着大量信息化建设资源的相关方都参与到这项系统性工程中，从源头上实现匹配与有机衔接，实现理念一致、功能协调、资源共享、整体关联、操作性强。

完善声像档案管理系统，在硬件和软件基础设施建设方面做好支撑，例如为了快速检索所需的影像资料，在声像档案的归档过程中，充分运用语音识别及人像识别等技术，将声像档案中所对应的音频信息录入查询系统中，如人物的姓名、活动的时间和地点、演讲的底稿、内容摘要、录音文稿等，便于利用者通过关键词、主题词等查找关键信息，为档案利用者提供便利化、快捷化的声像档案查询方式，帮助档案利用者减少档案信息的查询、获取时间，消除其利用顾虑。

在声像档案信息化建设方面，传统的档案借阅方式效率比较低下，查看不够便捷，而且存在着被盗和丢失的风险。这方面，国外有许多经验可供借鉴，如美国德州档案馆采用的“超市”式借阅模式，即开架借阅，让不同的阅览者在有效的空间里自由挑选所需要的声像档案，最后，把满意的档案在出口处统一进行扫描[5]57。在国内采用RFID技术，完善档案管理系统，通过每件声像档案中安装的电子标签中的微芯片和天线，跟踪并记录档案的流动全过程，并且可在任何一台内部网络电脑上显示。通过该系统，用户可以快速知道自己需要查询的档案存放位置，确认档案的最新动态，大大提高档案管理人员的工作效率。

声像档案的宣传也应该顺应信息化这一趋势，拓展宣传广度，利用互联网渠道，选择网站、微博、微信公共服务平台等方式进行宣传，以更加趣味、亲近、易懂的方式向广大师生校友及社会公众推送内容，以便能够更全面、更便捷地了解声像档案、了解档案馆和档案利用。

大数据时代对声像档案管理工作提出了新的要求，声像档案的工作任务、服务对象、管理方式等都发生了巨大的变化。为了迎接这些变化，档案管理部门需要做好声像档案人才的培养和储备，除了引进具备档案管理专业素养和信息技术能力的复合型人才，也需要通过不同的途径来加强现有档案管理工作人员的专业知识和技能培训，改变知识老化和技术落后情况，为做好声像档案信息化管理工作打好基础。

四、结语

高校的档案管理制度虽然已经比较完善，但随着高校的发展声像档案更加丰富多样，给声像档案的管理工作带来了新挑战，高校声像档案管理工作也是一项涉及面较广的工作。因此，要真正做好声像档案管理工作，需要抓住机遇，服务学校中心工作及重大活动，争取各级部门领导支持，增强声像档案管理意识；做好声像档案的宣传工作，使师生能够广泛关注这项工作，创造良好的工作环境；加快声像档案信息化建设进程，为广大利用者提供便捷化的服务，提升声像档案的服务质量和水平。

[1] 陈正娇.高校声像档案工作思考[J].文山学院学报,2016（2）.

[2] 聂敏.高校声像档案管理现状与改革设想[J].电脑编程技巧与维护,2016（17）.

[3] 刘社文.高校档案利用障碍及对策分析[J].云南档案,2012（9）.

[4] 张英奎.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版）,2014（3）.

[5] 李佳,陆梅.对美国声像档案开发利用的认识与思考[J].兰台世界,2016（4）.

Analysis of the Current Status and Countermeasures of Audio-visual Archives in Colleges and Universities——Taking Shanghai Jiao Tong University as an Example

Chen Haiyan
(Archives of Shanghai Jiao Tong University,Shanghai 200030,China)

Taking Shanghai Jiao Tong University as an example,this article introduces the current status and existing problems in the audio-visual archives and analyses the factors restricting audio-visual archives using in colleges and universities from three aspects:difficulties during the archives collection,lack of initiative service consciousness,lower information technology and so on.It explores the effective ways of giving full play to the functions of audio-visual archives to better serve university development as follows:enhancing the consciousness of audio-visual archives in colleges and universities;improving the service level of audio-visual archives and speeding up the construction of audio-visual archives informatization.

audio-visual archives;colleges and universities;utilization rate;suggestion

陈海燕，上海交通大学档案馆助理馆员，研究方向为档案管理。