朱晓娟
【摘 要】 随着计算机技术的不断发展,会计工作也从人工向电算化实现了转变。会计电算化具有成本低、效率高等特点。然而,会计电算化自身也存在诸多的局限性,而内部控制就是其中之一,具体问题主要体现在职权问题没有得到很好的解决,缺乏专业的会计电算化人才,以及会计电算化软件自身存在问题等方面。建立健全会计电算化内部控制的措施,主要包括加强对会计电算化人员的职管理,加强会计电算化专业人才的培养,严格规范会计电算化的操作等内容。
【关键词】 电算化;内部控制;影响
【Abstract】 as the development of computer technology, Accounting has also shifted from manual to computerized. Accounting computerized hais many characteristic, such as low cost and high effciency.But accounting computerized also has many limitations, which include internal control, The specific problems are mainly that the authority problem has not been well solved, short of the professional staff and the problem of accounting computerized software itself. The measures to establish and perfect the accounting computerization internal control mainly include strengthening strengthening the training of professional talent of accounting computerization, and strictly regulating the operation of accounting computerization.
【Key Words】 Computerization; Internal Controls influence
【中图分类号】 G64.26 【文献标识码】 A 【文章编号】 2095-3089(2017)17-0-02
会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计领域的应用,目前已经成为一门融信息科学、管理科学、计算机科学和会计科学为一体的边缘学科,在经济领域中有着举足轻重的作用,推动着社会经济不断向前发展。而在会计电算化中,其内部控制的发展是至关重要的。会计电算化与内部控制是相互促进、相辅相成的,所以会计电算化的内部控制制度的规范与完善则必须被提上日程。
一、会计电算化对内部控制的影响
(一)内部控制的形式变化
随着计算机的普及,会计电算化内部控制由传统手工会计的人为控制实现了向计算机内部自动实施的转变,如余额、发生额的平衡检查以及凭证的借贷平衡校验等等。其次,部分内部控制的工作在会计电算化时代失去了意义,如凭证汇总表失算平衡的检查以及科目汇总表试算平衡的检查,在一定程度上为企业节约了时间,金钱以及人力。同时,在会计电算化普及后,内部控制由单一的人工完成向人工与计算机相结合完成的转变。
(二)内部控制的内容变化
会计电算化对内部控制内容的影响主要体现在网络技术为内部控制工作引入的新的控制内容和措施,如对计算机硬件的使用、维护与管理,相关人员的岗位职责和内部制约等内容都有了新的内涵。此外,会计电算化下的内部控制的工作重点应放在计算机系统之间的连接控制、会计信息的输出控制、人机交互处理的控制等方面。
(三)内部控制的存储介质变化
在实施会计电算化之前,会计信息的从收集到管理均由会计工作人员以纸质的形式进行记录和存储,而在会计电算化的操作系统中,几乎所有的数据都是通过电子设备来保存的。通过计算机存储,一方面可以方便工作人员对会计数据进行有序管理,另一方面也可以对会计信息的安全性有所保障。
(四)内部控制的授权审批变化
领导或责任人授权审批是内部控制中重要手段。在会计电算化操作系统中,绝大部分的授权、审批程序控制可以通过计算机自动完成,节约了人力物力,避免了传统手工会计中,层层审批签章的复杂流程。
(五)内部控制的环境变化
会计电算化的实施也为会计人员提出了新的挑战,除了基本的会计专业知识需求以外,还要求会计人员具备一定的计算机操作能力。会计工作也由原先的账务处理实现了向会计核算与电子技术结合转变。除此之外,由于网络技术的發展,会计工作也脱离了地域限制的束缚,一方面提高了会计人员的工作效率,同时也扩展了会计工作的范围。
二、会计电算化内部控制制度存在的问题
(一)权限控制存在隐患
在会计电算化实施的背景下,由于计算机技术的发达,使得原先多岗位之间的职能可以合并。这就使得传统手工会计中界限分析的职权分配体系发生了改变,很多应相互制约甚至不相容的职权没有得到真正意义上的分离。由于电算化系统采取登陆的方式,同一财务工作人员可以以不同的身份进入系统进行操作,缺乏有效监督的条件下,会计信息安全性得不到保障,为不法分子提供了可趁之机,也会对企业造成一定的风险。
(二)缺乏专业的会计电算化人才
目前我国会计电算化较之先进的国家,无论是理论研究水平还是实际实施水平都还有所欠缺。在我国多数企业中,出于对用人成本和岗位急需的考虑等因素,企业往往会为简化对会计工作人员的电算化的培训,甚至很多企业无法为职工提供系统地培训体系。在这一背景下,往往使得会计工作人员对会计电算化一知半解,既无法扎实掌握电算化基础知识,也不能熟练使用电算化的相关软硬件,从而使得会计电算化在企业内部控制等多方面作用无法得到真正的发挥。endprint
(三)会计电算化软件自身存在问题
会计电算化软件目前自身也存在着一定的局限性。首先,软件自身的安全性存在着不足,目前市面上常用的用友、金蝶等软件,通常更加倾向于提高功能上的优越性,而忽视了会计数据的安全问题,因此,企业会计电算化软件的系统常常处于开放的状态,使得不法分子有机会侵入系统,窃取甚至篡改会计数据,为企业带来负面影响甚至直接造成损失。其次,会计电算化软件的通用性比较低,使用上也存在着混乱的状态。在我国的企业中,有的使用的是商品化的通用会计软件,有的则使用的是专用的定点开发会计软件。这样就会使得不同会计软件的数据接口无法自如的对接,而各种电算化软件之间又无法实现兼容,从而导致数据传输上的困难,造成财务软件使用的混乱状况。此外,会计资料还存在保存不当、备份不及时的现象。虽然在会计电算化的法规中有明确规定,每个企业必须保持每天双重备份,并分人分处保管。但是在实际工作中,这项规定并没有得到所有企业的落实,也没有将所有的凭证、账簿和报表及时打印和保管,从而在电脑出现故障时,造成部分会计资料的丢失,给企业带来无法弥补的后果。
三、会计电算化环境下加强内部控制的措施
(一)加强对会计电算化人员的职权管理
在传统的会计管理中,会计岗位分为会计机构负责人、出纳、稽核、资本合算等多个岗位。信息化技术发展以后,越来越多的企业开始实行会计电算化制度,那么企业就会对传统的会计岗位进行一定的调整,使会计岗位可以更好的适应会计电算化在企业的实施,调整后的会计岗位则包括系统管理、系统操作及维护等。
无论是何种会计形式,都需要本着职责分离的原则,这样这样才能使部门之间彼此牵制、共同发展,从而避免出现不必要的错误,同时也能够防止出现违法行为,以此为基础,才能保证会计数据的准确、有效。比如,软件操作人员作为一个关键存在,不能兼任多个岗位,审计记账人员就是其中一个,另外还包括电算维护人员等;数据输入职务也一样,不能兼任审核记账职务等。除此之外,企业还需要实施职务轮岗制度。
(二)加强对会计电算化专业人才的培养
现在,我国大部分企业都跟上了时代发展潮流,纷纷开始实行会计电算化,可是这些企业却忽略了培训的重要性,这就造成我国会计电算化举步维艰,所以,我国企业需要深刻认识到这一点,积极组织员工培训,让其具备夯实的理论知识的同时,提高其知识运用能力,这样才能将所掌握的知识应用到实践中,发挥知识的价值。此外,企业需要聘请会计电算化专家,当出现操作问题时,其能够帮忙快速解决,这样才能推动会计电算化有序发展。
(三)严格规范会计电算化的操作
会计电算化作为一个关键存在,具备明确的执行主体,即电子计算机,同时它也具备专门的操作主体,即会计人员,企业为了保证会计电算化有序进行,需要对操作进行严格把控。首先,需要对会计电算化系统的输入工作进行有效管理。完善审批制度,针对输入数据,进行审核,避免出现不必要的错误。同时企业还需要优化编码制度,这样能够更好地控制会计业务。其次,企业需要对会计电算化的处理过程进行严格把控。企业在约束会计人员的同时,需要给其相对的自由,员工可以在不违反相关规定的情况下,完成会计电算化工作,以企业的现实状况为依据,对工作进行适度的调整。最后,企业需要对会计电算化的输出工作进行有效控制。制定完善的保管制度,在完成资料输出后,相关人员需要在符合规定的条件下,对资料进行保管,当有人借阅时,需要详细登记。
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