我国现代人事档案管理存在的问题及对策研究

李星星

摘 要 随着当代经济的不断发展，人事档案在企业和机关单位中占有越来越重要的作用，其不仅记录了企业工作人员的所有信息，在进行企业决策的过程中也需要发挥一定的作用。现代人事档案在管理过程中存在的问题日益凸显，导致人事档案管理效率低下，管理工作质量不高，影响企业的整体发展。本文主要通过对我国现代人事档案管理中存在的问题进行分析，并提出相应的解决对策。

关键词 现代人事 档案管理 问题 对策

人事档案中记录了企业所有工作人员的学习、工作和个人状况，并且包含工作人员的奖惩记录，对于衡量其工作能力有重要的作用。现代人事档案管理工作的开展需要从信息资料的收集、整理和保管做起，并且在必要時还需要提供给企业领导者和部门管理人员进行决策，因此做好现代人事档案管理工作对企业的发展而言具有不可忽视的意义。

一、我国现代人事档案管理存在的问题

（一）对档案管理的认识不足

对于我国的现代人事档案管理工作来说，很多人认为只需要将档案资料收集保存好就能够完成工作任务。在实际开展人事档案管理工作的过程中，很多档案管理人员只是将档案进行分类整理，然后将其放到指定的位置。在上级查档和将档案外调的时候按照要求办事，这种对管理工作的浅认识极易使管理人员忽视对人事档案的严密管理。在部分企业中，领导比较容易忽视人事档案管理工作的开展，因为其不能直接给企业和公司带来经济效益，也不能为企业提供技术支持，这也是导致管理人员对现代人事档案管理认知不足的原因。

（二）管理手段落后

现代人事档案管理应该借助现代手段开展工作，但是在实际的管理过程中，管理人员应用的人事档案管理手段还是比较落后。部分企业没有针对现代人事档案管理人员开展技术培训，导致管理工作停留在表面。人事档案管理应该做好对档案的保管工作，但是部分企业并没有设立单独的房间存放人事档案，甚至在人事档案的保管地区没有防火、防潮及防盗等设施，导致人事档案的管理工作无法深入开展。

（三）人事档案管理内容质量低下

现代人事档案是反映企业工作人员基本信息的基础，档案内容应该全面介绍工作人员的个人信息、工作能力等，但是当前很多企业在建档过程中并没有收集工作人员的所有信息。部分企业比较重视工作人员的社会关系和家庭状况，而对其个人工作能力、技术特长和思想品质等的信息记录则比较欠缺。企业要真正发展起来，就应该明确工作人员的专业技术和业务能力等，但是人事档案内容管理大多千篇一律，缺乏对工作人员的实际考核记录，影响档案的真实性。

（四）信息化程度较低

在当代社会的发展过程中，信息化技术在各行各业中的应用范围逐渐扩大，在现代人事档案管理过程中，也能够应用信息化相关技术开展工作。虽然计算机技术在现代人事档案管理过程中已经得到了初步的运用，但是管理人员自身的信息化程度不高，不能充分挖掘和应用更多的先进技术。部分现代人事档案管理人员不能熟练运用计算机，只能够将档案信息和相关内容简单地输入管理系统中，而不能应用更高水平的管理手段，导致现代人事档案管理工作效率得不到提高。

二、提高现代人事档案管理质量的对策

（一）提高对现代人事档案管理的认识

做好现代人事档案管理工作的前提是加深对档案管理的认识，这样才能根据现代人事档案管理的特点开展相关工作。人事档案是反映企业内部工作人员信息的基础，也是企业了解和任用人才的重要依据，因此，企业领导和人事档案管理人员应该提升对人事档案管理的认识。领导者需要加大对人事档案管理的人力和资金投入，根据现代化发展的特点加强管理设备的配置，加强对人事档案管理工作的宣传，全面提升企业工作人员对人事档案管理的认识。

（二）提高管理人员的专业技能

管理人员作为人事档案管理的主体，其专业能力和素质直接影响人事档案管理工作的开展。作为新时代的管理工作者，现代人事档案管理人员需要熟练使用多媒体网络技术，掌握计算机操作知识。企业可以通过开展业务培训增强人事档案管理人员的专业技能，使其能够适应企业的岗位应用。管理人员在开展管理工作的同时要不断学习先进的管理技术，吸取失败的工作教训，积累经验，以自身的专业知识和技术为基础，提升现代人事档案管理工作效率。

（三）完善管理工作制度

任何行业的管理工作都需要有相关的管理制度作为基础依据，才能降低管理人员在工作过程中的随意性。现代人事档案管理是一项比较复杂的工作，在没有管理制度的情况下，管理人员就不会被约束，难免使其管理行为和思想出现偏差。企业需要制定和完善现代人事档案管理制度和条例，根据企业的发展特点培养管理人员的人事档案管理意识。最重要的是，管理人员在开展工作的过程中需要严格遵守我国《档案法》，国家也需要加强对《人事档案管理法》的落实。提升人事档案管理人员的职业道德素养，增强管理人员的责任感和使命感，对于违反人事档案管理制度和条例的工作人员需要给予相应的惩罚，从而规范管理工作的开展。

（四）建立信息化管理系统

信息化管理系统的建立能够使管理人员充分利用计算机网络技术开展相关工作。当代人事档案内容繁多且复杂，涉及企业内部工作人员的方方面面，管理人员在工作过程中难免出现疏漏。信息化管理系统的建立则能够简化管理流程，企业要根据自身的发展方向制定科学合理的人事档案管理系统，将计算机网络技术应用到管理系统中，提升人事档案管理的连续性，简化管理操作。人事档案管理人员在录入企业内部工作人员的相关信息时，就可以应用信息化管理系统对其进行及时更新和补充，从而提升人事档案管理的实效性。

三、结语

虽然我国的现代人事档案管理工作还存在一定的问题，但是企业可以通过加强对人事档案管理的认识、提升管理人员的专业技术等提升人事档案管理工作的质量。企业要针对人事档案管理建立相关的制度，增强管理工作的严谨性，并且建立信息化管理系统简化操作流程，提升我国现代人事档案管理工作的效率。

（作者单位为中山市东凤镇流动党员管理服务中心）

参考文献

[1] 谭炳权.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].科技风，2013 （21）：251.

[2] 张小艺.现代人事档案管理存在的问题与对策[J].人力资源管理，2016（08）：238-239.

[3] 马红波.现代人事档案管理存在的问题及对策[J].经营管理者，2016（10）：260.endprint