探讨企业档案管理的制度建设

摘 要 在企业的发展过程中，完善企业档案管理制度、规范企业管理工作是非常重要的，做好这两项工作有利于推动企业的快速发展。本文就企业档案管理的制度建设进行了详细的探讨与分析，并提出了有效的管理措施。

关键词 企业档案 管理 制度 建设

一、引言

比较先进的管理制度对于企业的快速发展有着很强的推动作用，它不仅能很好地改善企业的工作环境，还能提升企业的生产效率和经济效益。所以，想要更好地发展自己的企业，就必须开展现代化建设。开展现代化建设就要求企业的管理制度与时俱进，打破一成不变的模式，要建设一套规范、合理且完善的管理制度，这样才有利于企业的发展与建设。

最近几年，由于我国不断改进与发展企业的机制、业务组合等，企业的组织结构、员工和管理人员的管理模式等都发生了很大的變化。要想让企业的传统化管理与现代化管理互相融合，管理人员必须加快完善各项管理制度，在做到与时俱进的同时不影响公司内部的正常运行，所以也需要加快优化管理制度的速度。

二、建设现代企业档案管理制度的重要性

在企业正常发展的过程中，是非常需要档案工作进行辅佐的。在笔者看来，企业刚刚开始运行时，也就同时开始了档案管理工作，所以企业的发展与企业的档案管理工作具有不可分割的关系。在市场经济条件下，企业将面对更加复杂的形势，不仅在企业的平时管理中与日常的生产活动中要应用到档案管理工作，在与其他企业发生经济纠纷案时还能够维护自身的合法权益。所以，企业档案管理制度是企业在未来的发展过程中不可或缺的一部分，建立一个完善的档案管理制度也是保证企业快速发展的必要条件。

第一，档案管理制度的不断创新能够促进企业的持续发展与改革。档案就是企业保留重要信息的一个具体依据。

第二，市场经济体制的建立，使社会对企业的档案管理工作提出了更加严格的要求，同时也对企业的发展起到了很大的推动作用。

第三，现代化的企业制度对档案管理制度的要求越来越高，所以企业的档案管理部门要努力探讨档案管理工作的新思路，然后对企业档案管理制度进行相应的改革，让企业档案管理制度最大限度地配合企业的发展。

三、现代企业档案管理制度的作用

第一，随着市场经济体制的不断深入，现代企业档案管理制度更要将档案化为公司的情报、信息，以便更好地为公司服务。各个企业不尽相同，每个企业都有自己的经营与发展模式。同理，每个企业的档案管理制度肯定也是有所区别的，企业一定要根据自己的实际情况，改变传统的档案管理制度，制定一个全新的现代企业管理制度，并且一定要与公司的发展相契合。同时，还要不定期地更新档案管理制度，只有这样才能真正做到与时俱进。

第二，随着企业的不断发展与建设，档案的记录内容也是千变万化的，一些档案的基础设施比较薄弱，而且相对落后，导致一些必要的工作无法开展，这些落后的档案一般都处于比较封闭、偏僻的位置，所以在进行档案资源共享的过程中就会出现问题。这些问题需要企业档案管理人员引起重视并加以解决，使开展档案资源共享时企业不会再受到这些问题的困扰，最终实现公司档案制度的有效应用。

第三，现代企业的档案管理制度一定要遵循“统一领导、分级管理”的原则。档案管理制度为企业提供了很多能够促进企业快速发展的制度，现代化的企业档案管理制度更加规范化、科学化、标准化，能够极大地提升企业的市场竞争力。

第四，现代企业档案管理制度还会引进一些效益观念，对企业内部用价值计算的服务水平，有利于企业制定合理的发展经营路线，更好地建设档案管理的信息化制度。

四、如何建立现代企业的档案管理制度

第一，现代企业档案管理制度是现代企业管理的重要内容之一，是整个企业发展与管理的主要依据。档案工作中所记录的内容可以为企业的生产与建设、宣传与培训等方面提供很重要的数据或者参考，由此可以看出企业的档案管理制度发挥了重要的作用。所以，企业应该针对档案工作传统的管理方式、目标对管理方案进行相应的修改，努力完善企业档案管理制度，尽可能建立一个规范、科学且可持续发展的企业档案管理制度。

第二，企业的综合管理部门一定要加强对企业档案管理建设的重视程度，专门设置一个部门来开展档案管理工作，实施对企业档案的完善管理。相比以前，企业档案管理制度已经发生了很大的变化。企业一定要摒弃传统的思维方式，树立一个新的观念，那就是认定档案工作是直接为企业的生产与经营服务的，要重视企业的档案管理工作，要对档案管理工作进行重点强化与落实。在做好平时应该做的工作的同时，一定要注意改革与发展档案管理制度。另外，还要时常征询企业工作人员的意见，然后根据群众意见对档案管理制度进行合理的改造与完善，这样才能提升企业在市场中的竞争力。

第三，企业要强化档案的管理工作，尽快改造与发展档案的服务体系，企业要能够自主决定档案的保存或者销毁。相应地，企业管理人员要改善档案的服务条件，发展档案的服务领域、改造档案的服务体系，要尽量满足新形势下企业所需的条件，更好地配合企业的改革与发展。

第四，现代社会经济发展迅速，科学技术日新月异。为了让企业适应新形势下的发展机制，一定要通过分析新形势的发展特点，然后结合档案管理制度的发展与改革制定一个科学、安全、有效的应急处理办法。对一些纸质档案进行数字化的改革与管理，完善企业档案管理，加大企业对档案管理的资金投入，最大限度地完善企业档案管理制度。同时，还要经常对其进行检查，以免出现问题。另外，企业要加强对档案管理工作人员的管理，制定严格的审查制度，必须持证上岗，不收兼职工。定期组织企业的档案管理人员进行相关知识的培训，使工作人员与时俱进，了解最新的企业档案管理知识。只有这样才能更好地开展档案管理工作，才能够更好地促进企业的改革与发展。

第五，想要进一步加强企业管理制度的建设，就必须从优化“管理层”入手。要提高管理层人员对企业档案管理的重视程度，增强管理人员的档案管理意识，在企业内部树立一个“档案是企业的资产，具有实用效益”的整体观念。在提高管理层对其重视程度的同时，相应地还要提升档案员的综合素质，严格要求档案员并时常对其进行培训，使档案员掌握的技术能够与时俱进。另外，还要保证档案室的信息完整、丰富、正确，并便于各个职能部门随时查阅，开阔管理人员的视野。

五、结语

建立一个完善的企业档案管理制度是为了让企业的档案管理制度更加系统化、标准化和程序化，使企业档案能够更加受企业管理人员的重视，形成一个完善的管理制度。有了企业档案管理制度之后，企业管理也会更加方便、有效率。所以，想要更好地发展和壮大自己的企业，必须开展企业的现代化建设，要将企业档案管理制度进行统一指挥、分级管理，这样才有利于企业的发展与建设，同时还能提升企业的市场竞争力。

（作者单位为中铁二局集团有限公司档案馆）

[作者简介：吴静（1979—），女，本科，工程师，主要从事档案管理。]

参考文献

[1] 张静.企业档案管理制度建设之我见[J].中小企业管理与科技，2015（4）：43.

[2] 刘玉红.企业档案管理的制度建设[J].黑龙江史志，2012（8）：62.

[3] 林苏.中小企业档案管理存在问题与对策[J].经济师，2012（7）：274-275.endprint