当前粮油流通档案管理存在的问题及对策

隋立新

摘 要：本文分析了当前我国粮油流通过程中档案管理存在的一些问题，并提出了针对性的对策，为提高我国粮油安全提供一定的参考。

关键词：粮油流通；档案管理；问题；对策

民以食为天，粮油是人们正常生存的基本保障。我国地域广阔，粮油产出分布极不平衡，粮油流通是保障人们正常生活的必需过程。而粮油流通档案，记录了粮油流通中的各种细节，是粮油安全的重要保障。因此，对粮油流通过程中档案管理存在的问题，并针对性解决，以保障粮油安全。

一、当前粮油流通档案管理存在的问题

1.尚未形成粮油流通档案网络

粮油在不同区域之间流通，各地管理机构及流通站都对档案进行了详细记载，但是由于不同区域之间的档案尚未互通。不同区域之间不能信息共享，一旦粮油流通过程中，某个环节档案记录出现错误，将很难找到错误的源头，给粮油流通安全带来了一定的隐患。

2.缺乏相关的标准和制度

当前我国粮油流通档案管理的主要依据是《档案法》，但是档案法毕竟是一部通用的法律法规，对于许多具体情况都没有明确规定，也缺乏相应的解释细则。而粮油流通中的档案管理有其特殊性，如粮油本身和各承储库点产生的文件、材料中哪些需要归档，哪些可不必归档，由于没有明确的规定，导致各个单位的要求不一，工作人员也不知道该如何处理，最终可能会造成档案不全或者冗杂的情况。

3.档案管理专用设施不全

档案保管设备，是延长档案寿命的必备条件。档案保管设备配备好，就能使档案长久地保存下去而不会丢失和遭到损坏，反之则会留下丢失和损坏档案的隐患。但是当前多数粮油存储点以及流通管理站都缺乏专用的粮油档案管理设施，各种档案都集中管理，导致部分档案容易丢失、损坏。

4.档案保密性不好

粮油流通过程中的档案，涉及到本地区储备粮油的规模、数量、品种和储存地点等资料，这些资料均属保密范围，一旦泄露将会给本地区乃至国家的政治、经济、社会安定和人民生活造成巨大损失。当前粮油流通档案由于和其它资料混合存放，保密性较差，存在一定的泄漏可能。

5.计算机利用不合理

随着科技和网络技术的发展，计算机在许多领域得到了广泛的应用，粮油流通的档案管理上更是如此。但是当前对于计算机过于依赖，许多重要的档案都存放于计算机中，这会存在两个方面的隐患：一是加大了档案信息泄漏的风险；二是一旦计算机硬盘损害，粮油流通档案资料可能会丢失。

二、加强粮油流通档案管理的措施

当前粮油流通中档案管理存在的各种问题，给档案的安全管理带来了重大的隐患。因此，必须针对性解决这些问题，才能从根本上提高我国粮油流通过程中档案管理的安全性和合理性，从而保障粮油安全。建议从以下几个方面进行完善：

1.建立完善的粮油流通档案互通网络

首先，每个粮油存储点都设立专人负责档案的建立及管理工作，将档案管理责任落实到人，确保每个存储点的粮油流通档案建设规范、合理。其次，以省级主管单位牵头，建设省内粮油流通档案互通网络，将省内粮油存储点的各种可以共享的档案联系起来。保障任何一批粮油的流通都有完全的档案可追寻，保障粮油安全。

2.完善粮油流通档案管理制度和标准

相关法规和制度的不完善，给粮油流通档案管理带来了一定的困扰。可从以下几个方面进行完善：一是对《档案法》进行一定的解读，出台一些细则对其进行解释，指导粮油流通档案的建设和管理过程中的具体工作；二是国家层面针对粮油流通档案管理，出台一定的专门的法律法规，使粮油流通过程中的档案管理有法可依、有规可循；三是各个地区可根据自身的特殊性，在上位法的指导下，出台一定的符合本地特征的规定性文件，使本地的粮油流通档案建设及管理更合理，让每个承储库点都能做到按制度办事，照章工作。

3.完善档案管理专用设施

档案的建设和管理，是一项极为繁杂的工作，如果将粮油流通过程中的档案管理与其它資料混杂一处，很可能会造成档案的泄密、流失等方面的问题。因此，当前各个粮油存储点对粮油流通中的档案管理，最好是设立专门的部门，以及专门的设备，不能与其它各种资料的管理混杂。

4.注重粮油流通档案管理的保密性

粮油档案的保密性，涉及到国家机密以及粮油安全，其保密性应从以下几个方面加强：一是设立专人负责档案的建设及管理工作，设置一定的档案查阅权限限制，对于一个存储点来说，有少数几人即可，从源头上控制档案公开程度；二是设立专门档案管理部门进行管理，严格按照规定控制档案的查看权限；三是合理使用网络，对于一些机密档案，应存储在未联网的计算机中，且要做好备份；四是在法律法规上加强对档案的保护，增加粮油流通档案泄密成本。

5.合理使用计算机

计算机及网络技术的发展，给我们的生活和工作带来了极大的便利，但是同时也带来了一定的风险。当前粮油流通档案的管理过于依赖计算机，需要从以下几个方面进行改善：一是加强对机密档案的管理，存放机密档案的计算机不能联网，防止泄密，对于存放普通档案的联网电脑，要注意专机专用，并做好病毒防范工作，尤其是参与粮油档案信息互通的计算机更是如此；二是做好电子资料备份，对于极为重要的档案，最好还有纸质备份。

三、结语

粮油流通档案管理，涉及到粮油流通的整个过程，对于国家的粮油战略以及粮油安全都有着重要的影响，一定要按照相关的规范，确保档案的完善、安全，为粮油安全提供保障。

参考文献：

[1]邹凤羽. 中国粮食流通与粮油安全的长效机制研究[J]. 河南工业大学学报（社会科学版）.2005，1（1）：22～25.endprint