浅谈事业单位档案管理信息化建设与发展的探讨

蒲晓玲

摘要：我国经济正在不断地发展，事业单位档案管理信息化建设也是社会发展的必然选择，要想加强事业单位档案管理信息化建设，就要对档案管理工作引起重视。不仅要根据事业单位自身发展状况进行合理的规划，而且要选择合适的档案管理软件，创新管理方法，改变传统档案管理模式中的不足。促进事业单位档案管理信息化建设的良好开展，推动事业单位的发展。本文对事业单位档案管理信息化的建设与发展进行了探讨。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；建设；发展

将现代信息技术应用到机关事业单位档案管理工作中，能够有效提升工作效率，最大限度发挥出档案资料应有的价值，确保单位各项业务、工作和活动的顺利展开。对此，机关事业单位要及时转变观念，不断增加资金投入，将各种现代设备配置齐全，并重视对档案管理人员的培训工作。这样才能真正提升档案管理工作水平，更好应对信息化环境对机关事业单位的新要求和新挑战。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

信息时代背景下，事业单位加快档案管理信息化建设意义重大。第一，通过应用计算机技术，能够将档案立卷制度落到实处。事业单位档案资料分散在各个部分，由于以往管理方式落后，因此难以保证各资料、文件的安全。现在利用信息技术，可以将信息保存在计算机中，并设置密码，避免发生档案泄密的情况，有力保障了档案的安全。同时，也可以让档案收集的更加完整，通过在计算机中录入档案信息，便于今后的查阅与利用，防止出现遗漏、丢失的问题。第二，利用网络技术、计算机系统和先进档案处理软件，可以有效提升档案管理工作效率。借助自动化技术，在查阅档案的过程中，只需要将关键词输入其中，就能够实现精确查找，提升了档案查找速度，并能够保证档案检索更加正确。第三，应用信息技术以后，能够实现档案利用率的提升。在计算机技术支撑下，能够让档案整理、分类、归档以及利用更加高效进行，便于档案管理部门对信息进行二次开发，让自身职能得到有效发挥。此外，还可以让各种档案的分类更加准确，实时调整数据库，将不合格案卷去除，从而节约了人力和物力。

二、事业单位档案管理信息化的建设与发展

（一）完善档案管理信息化建设制度

建立档案管理信息化建设制度，在结合本单位实际情况的基础上要尽量详尽、完善。档案管理的收集、立卷、审核、查询、借阅、销毁各流程环节标准明确，职责清晰。所有的操作环节，每个岗位、每位人员的工作标准都有标准可依。这样既能提高档案管理的工作效率，也能减少出错的概率，保证档案资料在信息化建设中能够准确、完整地保存下來。制度中明确规定各岗位人员的职责，能有效避免工作拖沓，档案管理信息化建设从收集、立卷、审核、查询、借阅到销毁是一个有序流程，任何环节的滞后都影响整个工作的进度。

（二）提升档案管理专业人员的综合素质

全面提升广播电视事业单位档案人员的素养对于实现档案信息化发展有着十分重要的作用，要想提升其专业素质，就应当加强该类人员在计算机方面的学习与培训，并且要注重对其综合素质和工作技能的培训，从而培养出符合事业单位需求的综合型人才。此外，事业单位应当加强对档案管理工作的重视力度，工作人员应当从思维方面意识到档案信息化建设的重要性，并且对信息化建设过程中各方面注意事项进行了解。此外，事业单位还应当建立科学合理的考核机制，从而使得档案管理人员进行信息化建设时更加符合事业单位的要求。

（三）切实做好档案管理信息化的硬件建设

要想对档案资料信息进行有效的保存，广播电视事业单位部门必须要保证信息资料不受外界因素的影响，并且要保证档案资料的性能稳定性。做好硬件建设，可以在资金投入力度方面进一步增强，这不但能够便于做好档案保存与归档，还能使得档案管理效率得到提升。在日常的档案管理工作中应用现代化信息技术，通过电子存储技术的应用与推广，能够更加完好地保证资料的存储效果。正是由于充足的储存容量需要进行硬件备份，这些措施对于促进事业单位档案管理信息化建设均有很大的作用。

（四）切实做好档案管理信息化的软件开发与应用

要想提升广播电视事业单位档案管理信息化水平，事业单位还应当注重档案信息化建设中的软件开发。可以聘用或邀请业内专业的软件设计人才依据单位工作的特点及资料信息状态进行科学设计，并将设计出来的软件先投入到档案管理工作中去，对于软件应用中存在的问题及时采取有效的改进措施，从而保证软件应用的科学性和实用性，使软件的开发与应用和档案管理工作的开展保持同步，实现二者之间的有效配合。

（五）对档案管理信息化发展进行科学规划

要想促进档案管理工作的信息化水平，广播电视事业单位必须注重信息化系统的灵活性和可扩展性，从大局观着手对档案管理信息化进行规划与设计。对事业单位的人才需求现状进行充分考虑，构造出一个与经济发展相符合的网络管理模式。但需要注意该网络管理模式的构建应当依据事业单位档案管理实际情况，并注重其对于信息化建设的重要性，保证其具有高度可行性。

（六）加强档案资料安全保护

在使用现代信息设备的时候，必然会面对各种安全问题，需要事业单位提高重视，避免出现档案信息丢失、泄露等问题。此外，人员操作不当、计算机故障、计算机病毒与黑客入侵等，也将对存储在计算机内的档案造成破坏，为事业单位带来巨大损失。而事业单位很多档案资料具备较强的保密性，如果没有做好保密工作，发生信息泄露的问题，也会为事业单位造成不利影响。事业单位要增强档案管理人员的职业道德，严格落实安全管理制度，确保信息系统运行的高效性与安全性。同时还要做好网络安全措施，让信息系统更好地抵御各种网络攻击，事业单位还要及时备份，这样再出现意外事件后，可以及时采用备份文件，尽快恢复档案信息，避免出现损失。

总之，加快档案管理信息化建设，提升档案管理工作效率，让档案资料的价值充分发挥出来，能够确保事业单位各项工作顺利开展，实现经济效益与社会效益的提升。endprint